Mit Syntex können wir in nur wenigen Schritten die Art bzw. den Typ unserer digitalen Dokumente bestimmen und sie mit notwendigen Metadaten beschreiben. Damit Syntex richtig sinnvoll eingesetzt werden kann, müssen wir uns vorab Gedanken über unsere Dokumentenarten und die erforderlichen Metadaten machen, um unsere Prozesse und den (digitalen) Workflow optimal zu unterstützen. Das ist keine leichte Aufgabe, denn Änderungen sind meist aufwändig. Ein nicht gut durchdachtes Konzept kann dazu führen, dass wir mehr Zeit benötigen, um mit unserer digitalen Ablage ans gewünschte (Arbeits-)Ziel zu gelangen. Deshalb geben wir Ihnen hier Tipps, wie Sie mit Syntex wertvolle Zeit sparen können.

Wo genau liegt die Zeitersparnis?

Da gibt es einige Beispiele. Hier unsere drei wichtigsten Tipps:

Nehmen wir an: Sie haben Dokumente, die auf einer einheitlichen Vorlage basieren, die vielleicht von einem anderen Programm erzeugt werden. Diese öffnen Sie regelmäßig, um Informationen auszulesen um weiter arbeiten zu können. Diesen manuellen Arbeitsschritt kann Ihnen Syntex abnehmen: Denn sowohl der Typ des Dokuments (z.B. ein Angebot, eine Leistungsbeschreibung oder eine Rechnung) als auch die von Ihnen bestimmten Metadaten (wie z.B. Kundenname, Absender, Betreffzeile, Gesamtsumme) können aus dem Dokumenteninhalt ausgelesen und sichtbar neben dem Dokument angezeigt werden. Kein Öffnen der Dokumente mehr. Eine klare Zeitersparnis!

Wenn wir an diesem Beispiel festhalten und annehmen, dass Sie das Dokument nur öffnen, um den Ansprechpartner auszulesen, um der Person das Dokument oder eine Nachricht zu schicken, dann kann auch das mit Hilfe von Syntex und Power Automate unterstützt werden: Syntex liest den Ansprechpartner aus, Power Automate nimmt diese Information, sucht die Kontaktdaten zusammen und versendet die Nachricht für Sie. Kein Auslesen der Kontaktdaten, kein manueller Email-Versand. Zeitersparnis!

Darüber hinaus finden wir uns in unserer Ablage besser zurecht und können mit Hilfe der extrahierten Metadaten suchen, filtern oder gruppieren. Wir müssen nicht ewig suchen, um die gewünschten Informationen zu erhalten.

Jetzt wissen Sie, wie Sie mit Syntex wertvolle Zeit sparen. Je nachdem, wie oft Sie die genannten Arbeitsschritte ausführen, kommt da schon einiges an Zeit zusammen. Und die können Sie besser nutzen! Zum Beispiel können wir uns über den Einsatz von Syntex bei Ihnen unterhalten, oder aber Sie machen früher Feierabend. Ist doch auch mal ganz nett, richtig?

Warum Syntex?

Wenn Sie nur 1 von 2 manuellen Klicks pro Vorgang sparen sind das 50% Produktivitätsgewinn! Diese Zeit können Sie besser einsetzen. Wie gesagt, Syntex und acoris ;-)

Wie acoris Sie unterstützen kann

  • Überblick, Funktionen und Grenzen von Syntex aufzeigen – damit Sie wissen, was möglich ist
  • Aktuelle Prozesse und Lösungen beurteilen – damit Sie wissen, wo Sie mit SharePoint, Syntex und Co. ansetzen können
  • Metadaten-Konzept erarbeiten – damit sie ans Ziel kommen
  • Die digitale Ablage auf Basis ihrer Anforderungen schaffen

Tools: #Syntex #PowerAutomate #SharePoint