Erfahren Sie, welche Funktionen Microsoft Forms bietet, wie Sie eine Forms Umfrage erstellen und welche Best Practices Ihnen helfen, Formulare zu gestalten.

Wir fokussieren dabei auf die Relevanz für Unternehmen, auch wenn das Tool ebenfalls sehr gut im Bildungsbereich oder zur privaten Nutzung geeignet ist.

Inhaltsverzeichnis

Wofür ist Microsoft Forms gedacht?

Microsoft Forms bietet eine benutzerfreundliche Lösung, mit der Unternehmen Umfragen, Fragebögen und Quizze erstellen können – ohne Programmierkenntnisse.

Durch die nahtlose Integration in Microsoft 365 ist Forms besonders für Unternehmen geeignet, die bereits mit Teams, SharePoint oder Excel arbeiten.

Anwendungsszenarien in Unternehmen:

  • Mitarbeiterbefragungen zur Verbesserung der Unternehmenskultur.
  • Kundenfeedback zur Optimierung von Produkten und Dienstleistungen.
  • Anmeldungen für Events, Schulungen oder Meetings.
Auf dem Screenshot ist eine Microsoft Forms Umfrage in Firm von Kundenfeedback zu sehen.

Wichtige Funktionen von Microsoft Forms:

  • Einfache Erstellung von Formularen:
    Mit wenigen Klicks lassen sich Fragen und Antwortoptionen definieren.

  • Verschiedene Fragetypen:
    Multiple-Choice, Textfelder, Bewertungen, Datumsauswahl und mehr.

  • Automatische Auswertung:
    Ergebnisse werden in Echtzeit gesammelt und analysiert.
  • Integration mit Microsoft 365:
    Direkte Verknüpfung mit Excel zur Datenanalyse und Microsoft Teams für interaktive Umfragen.

  • Anpassbare Designs:
    Benutzerfreundliche Gestaltung mit verschiedenen Designs und Hintergründen.

  • Datenschutz und Sicherheit:
    DSGVO-konform und sichere Datenspeicherung in der Microsoft-Cloud.

Microsoft Forms im Vergleich zu anderen Umfrage-Tools

Im Vergleich zu anderen Tools wie Google Forms oder SurveyMonkey punktet Microsoft Forms durch:

  • Nahtlose Integration in Microsoft 365.
  • Besseren Datenschutz und Compliance mit EU-Vorgaben.
  • Automatische Echtzeit-Auswertungen in Excel.
  • Einfache Nutzung innerhalb von Microsoft Teams.
acoris beitragsbild microsoft forms vs google forms

Die Grafik wurde von Chat GPT erstellt unter folgender genannter Zuhilfenahme: Offizielle Microsoft Forms-Dokumentation & Support-Seiten, Verschiedene Online-Technikportale (z. B. TechRadar, Capterra, G2, Trustpilot) und eigene Evaluierung basierend auf Funktionen & Benutzerfreundlichkeit; hier: Erfahrungswerte von Nutzern aus Foren und Bewertungen)

Monatlich Tipps zu den Microsoft Tools bekommen

Im Newsletter fassen wir 1x im Monat aktuelle IT-Trends und Wissenswertes zu den Microsoft Anwendungen zusammen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Eine Forms-Umfrage erstellen

Lesen Sie sich die Anleitung durch und erstellen Sie parallel eine Umfrage oder schauen Sie sich das Video-Tutorial von Microsoft an.

1. Anmeldung & Zugriff:

  • Rufen Sie Microsoft Forms auf und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-365-Konto an

2. Neue Umfrage erstellen

  • Klicken Sie auf „+ Neue Forms Umfrage“ und geben Sie Ihrem Formular einen Namen

  • Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, um den Zweck bzw. die Zielsetzung der Umfrage oder des Quizzes zu erklären

3. Fragen hinzufügen:

  • Wählen Sie den Fragetyp (Multiple-Choice, Text, Bewertung oder Likert-Skalen)
  • Aktivieren Sie die Option „Erforderlich“, um Pflichtfragen zu setzen
  • Definieren Sie Antwortoptionen und setzen Sie erforderliche Fragen fest

4. Design anpassen:

  • Wählen Sie aus verschiedenen Vorlagen oder nutzen Sie Ihr Corporate Design

  • Fügen Sie ein Firmenlogo hinzu

  • Stellen Sie sicher, dass das Formular auf mobilen Geräten gut lesbar ist

5. Einstellungen prüfen und Umfrage verteilen:

  • Teilen Sie die Umfrage per Link, QR-Code, E-Mail oder direkt über Microsoft Teams
    (Tutorial „Forms Umfrage teilen“ auf YouTube)

  • Legen Sie fest, ob nur Mitarbeitende oder auch externe Teilnehmer antworten dürfen

  • Definieren Sie optional Anonymität oder Pflichtangaben

6. Ergebnisse analysieren:

  • Öffnen Sie den „Antworten“-Bereich, um Echtzeit-Statistiken zu sehen
  • Exportieren Sie die Ergebnisse nach Excel oder visualisiere Sie diese in Power BI
  • Nutzen Sie die Echtzeit-Analyse in Forms oder exportieren Sie die Daten nach Excel

Mehr Antworten bekommen | Unsere Best Practices für Microsoft Forms Umfragen

Wir arbeiten täglich mit Microsoft Forms. Unsere Besten Tipps zum Umfragen erstellen haben wir Ihnen in dieser Liste zusammen gestellt. Damit bekommen Sie mehr Menschen dazu, Ihre Umfrage auszufüllen.

  • Kurze und präzise Fragen formulieren, um die Teilnehmer nicht zu überfordern und hohe Antwortquoten zu erzielen.

  • Klare und neutrale Sprache verwenden, um Verzerrungen zu vermeiden.

  • Anonymität bieten, wenn ehrliches Feedback gewünscht ist.

  • Automatisierung mit Power Automate nutzen, um Antworten weiterzuverarbeiten.

  • Ergebnisse mit Führungskräften oder Teams teilen, um Handlungsempfehlungen abzuleiten.

  • Regelmäßige Feedbackschleifen einführen, statt nur einmalige Umfragen zu senden.

  • Skalierte Antworten oder Multiple-Choice-Optionen nutzen, um die Auswertung zu erleichtern.
  • Testlauf durchführen, bevor die Umfrage live geht.

Fazit & Verknüpfung mit anderen Tools

Microsoft Forms ist ein vielseitiges und leistungsstarkes Tool für Umfragen, Feedback und Tests. Zudem lässt es sich optimal mit anderen Tools verknüpfen und so noch effizienter nutzen:

 

ToolFunktion
ExcelDie erfassten Daten können direkt nach Excel exportiert werden, um eine
detaillierte Analyse durchzuführen.
TeamsIn Microsoft Teams ermöglicht Forms die einfache Erstellung von
Live-Umfragen und Abstimmungen
(wobei wir hier auch „Polls für Teams“ empfehlen).
SharePointFür eine zentrale Speicherung und Verwaltung von
Umfragen innerhalb einer Organisation bietet sich SharePoint an.
Power AutomateZudem lassen sich mit Power Automate automatisierte Workflows einrichten,
um Benachrichtigungen zu versenden oder
Folgeaktionen auszulösen.

Durch die einfache Bedienung, die nahtlose Integration in Microsoft 365 und die Echtzeit-Auswertung bietet es viele Vorteile gegenüber anderen Umfrage-Tools.

Falls Ihr Unternehmen bereits Microsoft 365 nutzt, können Sie Microsoft Forms direkt unter forms.microsoft.com testen. 🚀

(Dieser Artikel entstand teilweise mit Unterstützung durch ChatGPT.)

Jetzt den monatlichen Newsletter abonnieren und mehr von uns hören: