Wissen Sie, wie Ihr SharePoint-Intranet genutzt wird?

Sicherlich haben Sie den ersten Impuls zu sagen: Klar weiß ich dass, schließlich habe ich super Feedback von meinen Kolleg*innen erhalten. Aber ist das die volle Wahrheit? Unserer Erfahrung nach nicht. Nicht, weil die Kolleg*innen Ihnen nicht die Wahrheit sagen, sondern weil spezifische Erlebnisse zur SharePoint Nutzung eben nicht wahrgenommen, für nicht wichtig genommen oder nicht mitgeteilt werden.

Auf längere Sicht führt aber genau das zu Frustration und zu nicht genutzten Bereichen. Trotzdem werden Sie diese nicht genutzten Bereiche weiter pflegen, weiter Daten einstellen und optische Verbesserungen vornehmen. Das heißt Sie werden Geld, Zeit und Mühe einsetzen ohne dass es jemand braucht oder gar sieht. Kein schöner Gedanke, nicht wahr?

Die gute Nachricht: Das muss nicht sein.

Unternehmen können sicherstellen, dass sie das volle Potenzial dieses Tools nutzen! Das Werkzeug, das Ihnen dabei helfen kann ist die acoris Usage Analyse im SharePoint. In diesem Blogartikel tauchen wir in die Welt der Usage Analyse ein und entdecken, dass nicht nur Techniker oder Admins davon begeistert sein können.

Sie sind fertig mit Ihrem Intranet? Sie haben alle Bereiche ausgebaut und freuen sich, dass die verschiedenen Abteilungen so kräftig dabei unterstützt haben? Dann haben Sie schon sehr viel richtig gemacht. Aber, glauben Sie uns, fertig sind Sie nicht. Jetzt kommt es darauf an, die richtigen Folgeschritte anzugehen, um sicherzustellen, dass sich diese Investition auch wirklich lohnt. Das wird nur der Fall sein, wenn das Intranet auch wirklich genutzt wird und die User gute Nutzungserlebnisse haben, weil sie alles finden, was sie suchen.

Bevor wir uns in die Tiefen der SharePoint Usage Analyse stürzen, ist es wichtig, zu verstehen, was sie eigentlich ist. Im Grunde handelt es sich dabei um die systematische, anonyme Erfassung und Auswertung von Daten, die von SharePoint-Nutzern generiert werden. Diese Daten reichen von einfachen Klicks auf Seiten und Dokumente bis hin zu komplexen Interaktionen innerhalb der Plattform. Das ist jedoch nicht alles, was wir hier liefern können. Entscheidende Drehscheibe ist das Usage-Analysis-Dashboard, ein Cockpit, um den SharePoint perfekt aussteuern zu können. Die Nutzenaspekte liegen auf der Hand:

Die Usage Analyse hilft dabei, Engpässe und Performance-Probleme in SharePoint zu identifizieren. Techniker können somit die Plattform optimieren und sicherstellen, dass sie reibungslos läuft.

Indem man das Verhalten der Nutzer versteht, kann man die Benutzerfreundlichkeit von SharePoint verbessern. Dies ist ein wichtiger Aspekt, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter das Tool gerne nutzen.

Durch die Analyse der Nutzungsmuster können Verantwortliche Ressourcen wie Zeit und Arbeit zielgerichteter zuweisen, um den Anforderungen der Benutzer gerecht zu werden.

War man in der onPrem Welt unterwegs, konnte man die Tools von Microsoft nutzen. Will man das gleiche Leistungsportfolio an Analysemöglichkeiten im SharePoint Online Umfeld haben, sind die Bordmittel die Microsoft bereitstellt eine erster Schritt. Allerdings bringen sie einige Restriktionen mit:

• Admins müssen die bereitgestellte Benutzungsstatistik händisch herunterladen
• Die Statistik hält nur 30 Tage vor

Unsere Kunden hatten dezidiertere Anforderungen und so haben wir eine Lösung entwickelt, mit der eine automatisierte, leistungsstarke Analyse auch im SharePoint online möglich ist:

• Site Usage: Dieses Tool bietet Einblicke in die Nutzung von SharePoint-Inhalten, die Anzahl der Besuche und Besucher, sowie der am häufigsten angesehenen Seiten und Dokumente.
• User Adoption Dashboard: Dieses Dashboard bietet einen Überblick über die Akzeptanz und Nutzung von SharePoint in der Organisation. Verantwortliche können Trends erkennen und gezielte Maßnahmen zur Steigerung der Akzeptanz ergreifen.

Ist die acoris Usage Analyse im SharePoint online durchgeführt, werfen wir einen Blick auf einige praktische Anwendungen:

Fachverantwortliche Site-Betreiber können personalisierte Benutzererfahrungen erstellen, indem sie Inhalte basierend auf dem Nutzerverhalten anpassen – so kann man „tote“ Bereiche identifizieren oder sehr stark frequentierte Sites optimieren.

Die Analyse von Nutzungsmustern kann bei der Bereinigung und Organisation von Inhalten helfen, um die Auffindbarkeit zu verbessern. Die Governance kann unterstützt werden, wenn durch die Analyse klar wird, dass z.B. einige Bereiche nicht wahrgenommen oder gelesen werden

Durch die Identifizierung von sowohl wenig oder auch sehr stark genutzten Ressourcen können Unternehmen Kosten einsparen und Ressourcen effizienter einsetzen.

Die Usage Analyse im SharePoint ist ein mächtiges Werkzeug. Sie bietet Einblicke in das Verhalten der Benutzer, ermöglicht eine bessere Leistungssteigerung, Benutzerfreundlichkeit und Ressourcenoptimierung. Die acoris Solution zur Usage Analyse bietet die notwendigen Werkzeuge, um das volle Potenzial von SharePoint auszuschöpfen. Sie kann damit bewirken, dass SharePoint nicht nur ein Tool ist, sondern ein Motor für die Produktivität und den Erfolg ihres Unternehmens.

Übrigens: Das alles funktioniert ohne, dass wir einen Zugriff auf Ihr Admin-Center benötigen ;-)