Die Herausforderungen des Digital Workplace: Der Versuch eines 360° Blicks

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren drastisch verändert. Mit der fortschreitenden Digitalisierung und den technologischen Innovationen hat sich das Konzept des „Digital Workplace“ etabliert. Ein Digital Workplace ist mehr als nur ein virtuelles Büro, er umfasst alle digitalen Tools, Plattformen und Prozesse, die es Mitarbeitenden ermöglichen, von überall aus zu arbeiten sowie nahtlos zu kommunizieren und zu kollaborieren. Doch trotz der zahlreichen Vorteile bringt der Digital Workplace auch eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen 360° Blick auf diese Herausforderungen und beleuchten sie aus verschiedenen Perspektiven.

Eine der größten Herausforderungen beim Aufbau eines Digital Workplace ist die Auswahl und Implementierung der richtigen Technologie. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur robust und skalierbar ist, um den Anforderungen eines digitalen Arbeitsplatzes gerecht zu werden.

Dies umfasst:

Die Empfehlung der acoris AG ist klar: Die Microsoft Suite, insbesondere Microsoft 365 (M365), bietet eine umfassende Lösung, die viele dieser Herausforderungen adressiert. Es ist eine führende Technologie für den Mittelstand und bietet eine Vielzahl von Tools, die die Produktivität und Zusammenarbeit erheblich verbessern können.

Die wichtigsten Vorteile von M365 sind in unseren Augen:

Mit der zunehmenden Digitalisierung steigt auch das Risiko von Cyberangriffen. Unternehmen müssen daher in robuste Sicherheitsmaßnahmen investieren, um ihre Daten und Systeme zu schützen.

Zu den wichtigsten Sicherheitsaspekten gehören:

Die Einführung eines Digital Workplace erfordert oft tiefgreifende Veränderungen in der Unternehmenskultur. Mitarbeitende müssen sich an neue Arbeitsweisen und Technologien gewöhnen, was Widerstand und Unsicherheit hervorrufen kann. Ein effektives Veränderungsmanagement ist daher entscheidend, um den Übergang zu erleichtern.

Dazu gehören:

Ein weiterer kultureller Aspekt ist die Veränderung der Zusammenarbeit und Teamdynamik. In einem digitalen Arbeitsplatz kann die physische Distanz zwischen den Teammitgliedern die Kommunikation und Zusammenarbeit erschweren. So können die Distanzen überwunden werden:

Die Motivation der Mitarbeiter*innen ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Digital Workplace. In einer digitalen Arbeitsumgebung können traditionelle Motivationsfaktoren wie persönliche Anerkennung und Teamdynamik an Bedeutung verlieren. Unternehmen müssen daher neue Wege finden, um ihre Mitarbeiter*innen zu motivieren:

Citizen Development ist ein Konzept, bei dem Mitarbeiter*innen ohne formale IT-Ausbildung eigene Anwendungen und Lösungen entwickeln können. Dies wird durch benutzerfreundliche Plattformen und Tools ermöglicht, die keine tiefgehenden Programmierkenntnisse erfordern. Die Förderung von Citizen Development bietet mehrere Vorteile:

Mit der Einführung eines Digital Workplace müssen Unternehmen auch sicherstellen, dass sie alle relevanten Datenschutz- und Compliance-Vorschriften einhalten. Dies umfasst:

Ein digitaler Arbeitsplatz bringt auch arbeitsrechtliche Herausforderungen mit sich. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die arbeitsrechtlichen Bestimmungen in Bezug auf Arbeitszeiten, Überstunden, Arbeitsschutz und andere Aspekte einhalten. Dazu gehören:

Die Flexibilität des digitalen Arbeitsplatzes kann sowohl ein Segen als auch ein Fluch sein. Einerseits ermöglicht sie den Mitarbeiter*innen, ihre Arbeit an ihre persönlichen Bedürfnisse anzupassen. Andererseits kann die ständige Erreichbarkeit zu einer Vermischung von Arbeits- und Privatleben führen, was die Work-Life-Balance beeinträchtigen kann. Unternehmen sollten daher Maßnahmen ergreifen, um die Work-Life-Balance ihrer Mitarbeitenden zu unterstützen, wie zum Beispiel:

Ein weiterer psychologischer Aspekt ist die Gefahr der sozialen Isolation. Insbesondere Mitarbeitende, die ausschließlich remote arbeiten, können sich isoliert und von ihrem Team abgeschnitten fühlen. So wirken Sie dem entgegen:

Die Implementierung und der Betrieb eines digitalen Arbeitsplatzes können erhebliche Kosten verursachen. Unternehmen müssen daher sorgfältig planen und ihr Budget effektiv verwalten, um die wirtschaftlichen Herausforderungen zu bewältigen. Dazu gehören:

Ein digitaler Arbeitsplatz kann sowohl die Produktivität steigern als auch Herausforderungen in Bezug auf die Effizienz mit sich bringen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die eingesetzten Technologien und Prozesse die Produktivität der Mitarbeiter*innen unterstützen und nicht behindern.

Ich bin nunmehr seit 8,5 Jahren bei acoris und kenne eigentlich nichts anderes als einen funktionierenden Digital Workplace. Wir bei acoris leben den digitalen Arbeitsplatz, können aber auch selbst als IT Unternehmen zu keinem Zeitpunkt innhalten und ausruhen. Denn er funktionieret nur – so meine persönliche Meinung – wenn er von allen gelebt und permanent auch von allen weiterentwickelt wird. Von der Chefetage bis zu Auszubildenden.

Als ich bei acoris anfing, konnte ich mir nicht vorstellen, ohne meine Kladde alle Aufgaben, Informationen zu Meetings, Gedanken und auch strategische Impulse so im Blick zu behalten, dass mir nichts herunterfällt. Meine Ringbücher waren mein ausgelagertes „Hirn“ und ich konnte durch sie auch Gedankengänge, die ich vor Jahren gefasst hatte, rekapitulieren. Heute gelingt mir das digital. Über OneNote, Planner, den SharePoint, MS Dynamics, Power BI-Auswertungen und natürlich Teams hinweg (ja, noch ein paar Tools mehr..). Dadurch, dass wir unsere Best Practices zum intelligenten Verwenden von digitalen Arbeitsmitteln nicht nur unseren Kund*innen empfehlen, sondern auch selbst einsetzen, verbessern wir sie stetig. Und entwickeln sie um notwendige Komponenten, wie eine lebendige, leichtgewichtige Governance, den richtigen Back-up Strategien und notwendige Security Maßnahmen weiter.

Kurz gefasst: Der Digital Workplace bietet zahlreiche Vorteile, aber auch eine Vielzahl von Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt. Unternehmen müssen einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen und die technologischen, kulturellen, rechtlichen, psychologischen und wirtschaftlichen Aspekte berücksichtigen, um erfolgreich zu sein. Mit der richtigen Strategie und den passenden Maßnahmen können Unternehmen die Herausforderungen des digitalen Arbeitsplatzes meistern und die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpfen.