In diesem Artikel erfahren Sie, weshalb es sich lohnt, Ihre lokalen Laufwerke durch SharePoint zu ersetzen, welche Schritte Sie bei der Migration beachten sollten und wie Sie dort strukturierter Daten ablegen können.

Außerdem finden Sie eine kurze Checkliste, damit Sie nichts vergessen.

Inhaltsverzeichnis

Warum Mitarbeitende Daten nicht lokal speichern sollten

Unternehmen, deren Mitarbeitende ihre Daten noch klassisch auf lokalen File-Servern speichern, sind zunehmend mit Problemen konfrontiert: steigende Wartungskosten, komplexe Zugriffsstrukturen und veraltete Technologien.

Dabei steht mit SharePoint oft bereits eine moderne Plattform zur Verfügung, die diesen Umweg über den File-Server eigentlich unnötig macht. Genau hier kommt das Thema File-Server Ablöse ins Spiel.

Durch eine konsequente Migration nach SharePoint profitieren Sie nicht nur von einem zentralen Datenmanagement, sondern setzen auch ein klares Zeichen gegen das Festhalten an veralteten Systemen.

Denn keine lokalen Laufwerke mehr zu nutzen, wird immer mehr zum Standard – und wer jetzt nicht handelt, riskiert langfristig Nachteile in puncto Produktivität und Sicherheit.

Schon 2022 ergab eine Studie von Gartner, dass über 70 % der Unternehmen, die Cloud-Technologien nutzen, langfristig ihre On-Premises-Infrastrukturen deutlich reduzieren oder vollständig ablösen wollen. Dieser Trend zeigt: Die Zeit ist reif, den eigenen File-Server abzulösen und die Vorteile einer integrierten, kollaborativen Umgebung wie SharePoint voll auszuschöpfen.

Die Vorteile der Datenmigration nach SharePoint

Die Ablösung von veralteten File-Servern ist mehr als nur ein technisches Upgrade. Vielmehr geht es darum, Ihre Unternehmensdaten langfristig sicher, strukturiert und effizient zu verwalten. Wer weiterhin auf lokale Laufwerke setzt, läuft Gefahr, wichtige Vorteile zu verpassen und Sicherheitsrisiken einzugehen.

Moderne Cloud-Systeme wie SharePoint setzen auf mehrstufige Sicherheitskonzepte und automatische Sicherheitsupdates. Dadurch profitieren Sie automatisch von den neuesten Technologien, ohne selbst zeit- und kostenintensive Updates durchführen zu müssen.

In SharePoint lassen sich Benutzer- und Zugriffsrechte zentral verwalten. Das erleichtert es, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und den Überblick zu behalten. Lokale Laufwerke hingegen sind oft mit individuellen Freigaben belegt, die nur schwer nachzuvollziehen sind.

Der Betrieb eines File-Servers ist mit laufenden Kosten verbunden, beispielsweise für Hardware, Strom, Klimatisierung und Personal. Mit SharePoint in der Cloud entfallen diese Posten weitgehend.

Unternehmen wachsen oder verändern sich; SharePoint lässt sich flexibel anpassen. Bei einem klassischen File-Server müssen häufig neue Festplatten oder zusätzliche Server beschafft und verbaut werden – ein unnötiger Mehraufwand an Zeit und Budget.

Während mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, speichert SharePoint Änderungen automatisch und versieht sie mit Versionshinweisen. So wird die Teamarbeit deutlich produktiver als beim reinen Speichern von Dateien auf lokalen Laufwerken.

In Zeiten von Homeoffice und Remote-Arbeit ist der Zugriff auf Dateien von überall essenziell. Mit SharePoint greifen Ihre Mitarbeiter flexibel auf alle wichtigen Dokumente zu – ohne umständliche VPN-Verbindungen oder Sicherheitsrisiken.

Wichtige Schritte bei der Migration nach SharePoint

Wer sich für eine Migration nach SharePoint entscheidet, sollte den Umzug gut planen. Immerhin ist die Ablösung eines File-Servers ein komplexes Projekt, das zahlreiche Daten und Abhängigkeiten betrifft. Mit den folgenden Schritten gehen Sie sicher, dass Sie nichts übersehen.

1 Bestandsaufnahme und Datenbereinigung

Bevor Sie überhaupt an einen Umzug denken, sollten Sie sich zunächst einen Überblick über Ihre bestehenden Daten verschaffen

  • Wo liegen doppelte Dateien?

  • Wo veraltete Informationen, die niemand mehr benötigt?

Erstellen Sie eine Liste oder ein Verzeichnis aller relevanten Dokumente und überlegen Sie, welche davon in SharePoint übertragen werden sollen.

Eine gründliche Datenbereinigung spart später nicht nur Speicherplatz, sondern erspart Ihnen auch die unliebsame Überraschung, veraltete Datenmengen umziehen zu müssen.

2 Informationsarchitektur und Metadaten-Planung

Eine gut durchdachte Informationsarchitektur ist unverzichtbar, um den steigenden Datenmengen zu begegnen. Ohne eine klare Struktur verlieren Teams schnell den Überblick.

Durch den Einsatz von Metadaten wie Kategorien, Abteilungen oder Projektnummern behalten Sie selbst bei sehr vielen Dokumenten den Überblick und erfüllen gleichzeitig wichtige Compliance-Anforderungen.

  • Ordnerstrukturen hinterfragen: Anstatt Ihre bisherige Ordnerhierarchie 1:1 in SharePoint zu kopieren, überlegen Sie, ob Metadaten Ihr Ablagesystem nicht viel effizienter machen.

  • Vermeiden Sie Silo-Denken: Denken Sie in Prozessen und Teams statt in Abteilungen. So können Sie sicherstellen, dass Dokumente an den richtigen Stellen auffindbar sind.

3 Das richtige Migrations-Tool finden

Gerade wenn Sie viel Datenvolumen haben oder komplexe Berechtigungsstrukturen mitnehmen möchten, empfiehlt sich der Einsatz eines speziellen Migrations-Tools.

Microsoft selbst bietet das SharePoint Migration Tool an, mit dem sich Daten relativ einfach und automatisiert vom lokalen File-Server nach SharePoint übertragen lassen. Daneben gibt es auch Lösungen von Drittanbietern wie AvePoint oder ShareGate.

Kleine Anleitung für die eigenständige Migration

  • 1
    Vorbereitung: Stellen Sie sicher, dass Sie alle benötigten Log-in-Daten und Lizenzen (z. B. für Microsoft 365) parat haben.
  • 2
    Tool einrichten: Installieren Sie das Migrations-Tool auf einem Server oder Rechner, der Zugriff auf Ihre lokalen Laufwerke hat.
  • 3

    Testlauf durchführen: Beginnen Sie mit einem kleineren Ordner oder einer Testumgebung, um zu prüfen, ob Metadaten und Zugriffsrechte korrekt übernommen werden.

  • 4

    Hauptmigration starten: Sobald der Test erfolgreich verlaufen ist, migrieren Sie alle wichtigen Daten. Idealerweise außerhalb der Hauptarbeitszeiten, um den Betriebsablauf nicht zu stören.

  • 5

    Prüfung der Daten: Kontrollieren Sie nach Abschluss des Vorgangs, ob alle Dateien korrekt angekommen sind und stimmen Sie die Berechtigungen mit den entsprechenden Teams ab.

Wenn Sie die Migration selbst durchführen, aber auf Probleme stoßen, unterstützen wir Sie gern bei einzelnen Schritten oder übernehmen das komplette Projekt für Sie. So minimieren Sie das Risiko von Datenverlusten oder strukturellen Problemen.

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4 Zugriffsrechte und Rollenverteilung

Sowohl in lokalen Laufwerken als auch in SharePoint ist es essenziell, Zugriffsrechte sauber zu definieren. Doch SharePoint bietet weitaus ausgefeiltere Möglichkeiten:

  • Gruppen anlegen: Bilden Sie Gruppen basierend auf den benötigten Zugriffen (z. B. Marketing, Vertrieb, Personalabteilung).

  • Rollen definieren: Bestimmen Sie, wer nur lesen, wer bearbeiten und wer neue Inhalte anlegen darf. So vermeiden Sie versehentliches Löschen oder Ändern wichtiger Dokumente.

5 Testphase und Rollout

  • Pilotprojekt: Starten Sie zunächst mit einer kleineren Abteilung oder einem Projektteam, um erste Erfahrungen zu sammeln.

  • Rückmeldung einholen: Achten Sie auf Feedback und optimieren Sie Strukturen und Prozesse, bevor Sie das gesamte Unternehmen auf SharePoint umstellen.

  • Schulung und Change Management: Viele Mitarbeiter sind an klassische File-Server gewöhnt und benötigen etwas Zeit, um sich an SharePoint zu gewöhnen. Schaffen Sie durch gezielte Schulungen Akzeptanz und Verständnis.

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Nachhaltige Datenablage – so geht’s

Gerade in Zeiten, in denen das Datenvolumen stetig wächst, ist eine nachhaltige Datenablage Pflicht: Es geht nicht nur darum, Daten in die Cloud zu verschieben, sondern sie sinnvoll zu organisieren und zu pflegen.

  • 1
    Nutzen Sie Metadaten: Statt sich auf starre Ordnerstrukturen zu verlassen, sollten Sie Metadaten-Felder definieren. Dadurch verbessern Sie die Suche und verhindern Dopplungen
  • 2
    Automatische Aufbewahrungsrichtlinien hinterlegen: SharePoint bietet die Möglichkeit, automatische Aufbewahrungsrichtlinien und Archivierungsregeln zu hinterlegen. So bleiben wirklich nur die Daten bestehen, die auch noch relevant sind.
  • 3

    Versionierung klug einstellen: SharePoint erstellt automatisch Versionen von Dokumenten. Das ist praktisch, kann aber viel Speicherplatz beanspruchen. Legen Sie fest, wie viele Versionen sinnvoll sind, um übermäßige Datenmengen zu vermeiden.

  • 4

    Klare Verantwortlichkeiten zuteilen: Bestimmen Sie für wichtige Dokumenten-Bereiche immer einen oder mehrere „Owner“. Diese Personen sind zuständig dafür, dass veraltete Dokumente entfernt und Zugriffsrechte aktuell gehalten werden.

Kurze Checkliste für die erfolgreiche File-Server Ablöse

  • 1
    Dateninventur: Verschaffen Sie sich einen genauen Überblick über alle relevanten Daten.
  • 2
    Datenbereinigung: Löschen Sie doppelte, überflüssige oder veraltete Dateien.
  • 3

    Informationsarchitektur: Planen Sie Metadaten und klare Strukturen in SharePoint.

  • 4

    Testphase: Führen Sie ein Pilotprojekt in einer kleinen Abteilung durch.

  • 5

    Change Management: Schulen Sie Mitarbeiter und erklären Sie die Vorteile von SharePoint.

  • 6

    Finale Migration: Übertragen Sie alle relevanten Daten in SharePoint und stellen Sie den alten File-Server schrittweise ab.

  • 7

    Langfristige Pflege: Kontrollieren und aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Daten und Zugriffsrechte.

Vorher: Klassische Ordnerstruktur

Screenshot von schlechtem Dokumentenmanagement vor der SharePoint Migration
  • Tief verschachtelte Unterordner: Mitarbeiter müssen genau wissen, wo sie welche Datei ablegen oder suchen.
  • Probleme mit Duplikaten: Oft werden die gleichen Dokumente in unterschiedlichen Unterordnern gespeichert.

  • Eingeschränkte Suchfunktion: Meist ist nur eine einfache Dateinamens-Suche oder manuelles Durchklicken möglich.

Nachher: Moderne Metadaten-Struktur in SharePoint

Screenshot vom Dokumentenmanagement mit Metadaten nach der SharePoint Migration

Statt sich durch Ordner zu wühlen, werden in SharePoint Dokumentbibliotheken mit Metadaten-Feldern genutzt. Jeder Datei können mehrere Filter- und Suchkriterien zugewiesen werden, wie zum Beispiel Abteilung, Projekt, Dokumenttyp und Status.

  • Metadaten statt Unterordner: Das Dokument wird nicht mehr nur in einem einzigen Ordner abgelegt, sondern erhält zusätzliche Informationen (z. B. Projekt, Typ).
  • Flexible Suche: Nutzer können alle Dateien zu „Projekt A“ filtern oder gezielt nach „Budget“-Dokumenten suchen – unabhängig vom Ablageort.

  • Eindeutige Verantwortlichkeiten: Jedem Dokument lassen sich Eigentümer (Owner) und Bearbeiter zuweisen.

  • Bessere Übersicht & Versionskontrolle: Dank eingebauter Versionshistorie und Freigabeprozesse ist jederzeit nachvollziehbar, wer was wann geändert hat.

Tipp:

In der Praxis werden weiterhin Dokumentbibliotheken genutzt (ähnlich wie „Hauptordner“), damit die Dateien einen groben thematischen Rahmen haben (z. B. sortiert nach Abteilungen, Projekten etc.).

Zusätzlich erhalten die Dokumente dann Metadaten, um eine flexible Filterung und Suche zu gewährleisten. So kombiniert man die gewohnte Struktur mit den Vorteilen einer modernen Datenablage und bleibt dennoch flexibel für zukünftige Anpassungen.

Welches SharePoint Migrations Tool ist das richtige?

Die Wahl des passenden Migrationstools hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab. Wenn Sie nur eine einfache File-Server Ablöse ohne komplexe Berechtigungen planen, kommen Sie vermutlich schon mit dem kostenlosen Microsoft SharePoint Migration Tool aus.

Sobald aber größere Datenvolumen oder ausgefeilte Governance-Funktionen im Spiel sind, lohnt sich ein Blick auf ShareGate, AvePoint, Metalogix Content Matrix oder Quest OnDemand Migration. Letztlich entscheiden Faktoren wie Budget, IT-Kompetenz und Projektumfang, welches Tool in Ihrem Fall die beste Wahl ist.

Wir haben Ihnen hier eine kompakte Übersicht der genannten Migrationstools in Tabellenform zusammengestellt. Die Tabelle fasst die wichtigsten Vor- und Nachteile für jedes Tool zusammen:

SharePoint Migration Tool

  • Kostenfrei (Teil von Microsoft)

  • Direkte Integration in SharePoint & OneDrive

  • Einfache Bedienung, für kleinere und mittlere Migrationen geeignet

  • Eingeschränkte Funktionen bei komplexen Szenarien

  • Weniger Automatisierung und Reporting-Optionen

  • Beschränkte Flexibilität, eher für Standard-Migrationen

ShareGate

  • Umfangreiches Funktionsspektrum, inkl. Analyse & Reporting

  • Benutzerfreundliche Oberfläche

  • Automatisierte Neustrukturierung von Inhalten und Berechtigungen

  • Lizenzkosten (kostenpflichtig)

  • Nicht direkt von Microsoft (gelegentliche Update- oder Kompatibilitätsfragen)

  • Höherer Ressourcenbedarf bei sehr großen Datenmengen

AvePoint

  • Umfassende Suite mit Backup, Governance & Management

  • Hohe Skalierbarkeit (für große Datenmengen geeignet)

  • Feingranulare Steuerung von Berechtigungen und Metadaten

  • Sehr umfangreich, daher für kleinere Unternehmen zu groß

  • Einarbeitungsaufwand (Schulungen und Berater notwendig)

  • Relativ hohe Lizenz- und Wartungskosten

Metalogix Content Matrix

(heute Teil von Quest)

  • Unterstützt Migration zwischen verschiedenen SharePoint-Versionen
  • Granulare Steuerung von Inhalten und Berechtigungen
  • Geplante / zeitgesteuerte Migration möglich
  • Komplexe Konfiguration, eher für erfahrene Admins
  • Kostenintensiv (insbesondere bei Zusatzmodulen)
  • Lange Migrationszeiten möglich, je nach Datenmenge und Systemressourcen

Quest OnDemand Migration

  • Cloudbasierte Lösung, keine aufwendige lokale Installation
  • Vordefinierte und anpassbare, zeitgesteuerte Workflows
  • Breite Unterstützung der zu migrierenden Microsoft Daten & Services
  • dynamische Migrationsmodelle und Synchronisation möglich ohne Datenverlust während der Übergangsphase
  • Internetverbindung & Account bei Quest nötig
  • Lizenz wird pro User erworben = Teurer, je größer die Umgebung
  • Teurere Lizenzen für OnPremise Migrationen, externe Service-Dienstleistung obligatorisch

Tipp für kleine Migrationen:

Für kleinere Migrationen ohne allzu komplexe Berechtigungs- oder Strukturierungsanforderungen reicht häufig das kostenlose Microsoft SharePoint Migration Tool aus.

Bei sehr großen Datenbeständen oder Bedarf an tiefergehender Governance- und Reporting-Funktionalität sollten Sie jedoch ein kostenpflichtiges Drittanbieter-Tool wie ShareGate, AvePoint, Metalogix Content Matrix oder Quest OnDemand Migration in Betracht ziehen.

Sollten Sie ein größeres oder komplexeres Vorhaben vor sich haben, lohnt es sich, uns mit einzubeziehen. So minimieren Sie das Risiko von Datenverlusten oder Fehlern und stellen sicher, dass Ihre Migration nach SharePoint reibungslos verläuft.

Zusammenfassung

Die Ablösung von File-Servern hin zu einer modernen Plattform wie SharePoint ist kein kleiner Schritt, aber ein äußerst lohnender. Wer an klassischen, lokalen Laufwerken festhält, riskiert hohe Wartungskosten, Sicherheitslücken und eine unübersichtliche Datenstruktur. Mit der richtigen Planung, einer nachhaltigen Datenablage über Metadaten und klaren Zugriffsregeln sowie einer sorgfältigen Testphase machen Sie den Umzug effizient und sorgen für hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Besonders wichtig ist die langfristige Pflege: Bleiben Sie stets wachsam, was veraltete Daten angeht, und schulen Sie Ihre Teams regelmäßig. So wird die File-Server Ablöse nicht nur zu einem einmaligen Projekt, sondern zu einem Teil einer modernen und zukunftsfähigen IT-Strategie. Nutzen Sie die Gelegenheit, den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen voranzutreiben – und profitieren Sie von all den Vorteilen, die eine erfolgreiche Migration nach SharePoint mit sich bringt.

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