Die erste Zeit bei acoris – Ein Erfahrungsbericht

Meine ersten Monate bei acoris

Sie sind neugierig, wie wir bei acoris arbeiten? In meinem Artikel erfahren Sie aus erster Hand, wie ich meine ersten Monate bei acoris erlebt habe. Wie jede*r neue Mitarbeiter*in habe ich nach meiner Einstellung die Aufgabe bekommen, einen kleinen Bericht dazu zu schreiben, wie es mir in den ersten Wochen bei acoris ergangen ist. Diesen Bericht habe ich Anfang August 2019 verfasst und intern verschickt, um mit meinem Blick von außen dem acoris Management zu spiegeln, was bereits gut läuft und welche Punkte noch verbessert werden könnten. Heute lasse ich Sie an meinen Erfahrungen teilhaben:

07.08.2019

Mein erster Monat als festangestellte Vorstandsassistenz bei acoris ist nun vorbei. Vorher habe ich bereits ein 4-wöchiges Praktikum absolviert, sodass ich nun seit zwei Monaten bei acoris arbeite. In diesem Beitrag möchte ich meine ersten Eindrücke festhalten.

Zu Beginn ist mir direkt positiv aufgefallen, dass meine neuen Kolleg*innen aus allen Altersklassen stammen – von Azubis über Werkstudent*innen und Berufseinsteiger*innen bis zu Personen, die schon seit Zeiten vor der Gründung von acoris dabei sind und teilweise länger als ein Jahrzehnt zusammenarbeiten. Man bemerkt sofort die familiäre Atmosphäre, denn flache Hierarchien sind hier nicht nur ein Aushängeschild für Stellenanzeigen, sondern werden wirklich gelebt. Der Open Workspace verstärkt diesen Eindruck noch, weil es keine räumliche Trennung zwischen Vorstand, Teamleads und den verschiedenen Abteilungen gibt. Der positive Effekt im Umgang miteinander ist direkt spürbar. Hat man eine Frage, die nur der Vorstand beantworten kann, spricht man ihn direkt an. Braucht man eine Information aus der Personalabteilung oder Hilfe von der Technik, muss man keine einzige Tür passieren.

Wirklich besonders war für mich, dass ich meinen Chef in den ersten Wochen in jedem Meeting, jeder Telefonkonferenz und zu fast jedem Event begleiten durfte. So habe ich einen umfassenden Einblick in den Vorstands-Arbeitsalltag sowie in alle Abteilungen und das Netzwerk der IT-KMU in der Region Rhein-Main-Neckar erhalten. Mein Chef hat mir zu jedem Thema eine kurze Einführung gegeben und mir erklärt, wo ich die zugehörigen Unterlagen im Intranet finde. Die intensive Nutzung des SharePoints und die detaillierte – und formell für das ganze Unternehmen einheitliche – Dokumentation aller Arbeitsschritte und Aufgaben in Meetings und Telkos war neu für mich. Solch eine Stringenz hatte ich bis dato in keiner anderen Organisation gesehen. Ich konnte mich aber sofort damit identifizieren, da ich selbst gerne strukturiert arbeite.

Außergewöhnlich finde ich auch den hohen Grad an Partizipation: Die Mitarbeiter*innen werden dazu ermutigt, neues Wissen und nützliche Tipps in ACCAS-Group-internen Wiki-Artikeln festzuhalten und bereits bestehende Artikel zu bearbeiten, wenn sie nicht mehr up-to-date oder unverständlich sind. Diesen Aspekt bewerte ich grundsätzlich als sehr positiv, vor allem weil das Unternehmen so durch die Schnelllebigkeit von Informationen nicht abgehängt wird, da nicht nur eine Person oder Abteilung berechtigt ist, die Änderungen vorzunehmen. Allerdings war es für mich erstmal befremdlich, dass ich auf meine Fragen statt einer inhaltlichen Antwort oft zu hören bekam: „Dazu gibt es einen Wiki-Artikel.“ Das bedeutet bei acoris automatisch, dass man hierzu vorerst keine weitere Auskunft erhält, bis man den Artikel gesucht, gefunden und gelesen hat. Hat man dann immer noch Fragen, kann man wieder auf die Kolleg*innen zugehen. Einerseits hat es große Vorteile, wenn alles dokumentiert wird und nicht jedes Mal neu erklärt werden muss. Andererseits ist es als Neuling doch auch schön, in den ersten Tagen etwas persönliche Unterstützung zu erfahren und sich nicht nur durch eine Vielzahl von Wiki-Artikeln zu lesen. ;-)

Neben den Wiki-Artikeln können auch die meisten Dokumente auf dem SharePoint eingesehen und bearbeitet werden. Das ist Teil des Open Company Konzepts, das bei acoris gelebt wird. Meiner Meinung nach löst es Silos auf und verringert Konkurrenz, die oft zwischen Teams oder Abteilungen herrscht. In anderen Organisationen, in denen ich vorher gearbeitet habe, hatte ich öfter das Gefühl, dass Informationen richtig „gehamstert“ wurden und akribisch darauf geachtet wurde, dass die Kolleg*innen einen Gang weiter nichts davon mitbekamen. Wenn jemand hingegen in der ACCAS-Group eine (wichtige) neue Erkenntnis erlangt hat, einen Award (ja darauf können die betroffenen Kolleg*innen wirklich stolz sein!) oder einen neuen Kunden gewonnen hat oder ein Problem lösen konnte, teilt er*sie es über Yammer der gesamten Belegschaft mit. Man ist nicht verpflichtet, Yammer zu nutzen, hat so aber die Möglichkeit, vom Wissen der anderen zu profitieren. Ich konnte bereits nach meinen ersten vier Wochen sagen, dass ich noch nirgendwo eine so lebhafte interne Kommunikation wie in der ACCAS-Group gesehen habe.

In den letzten Wochen haben auch andere Mitarbeiter*innen neu bei acoris angefangen. Das hat dazu geführt, dass ich mich in einigen Gebieten schon nach den ersten vier Wochen wie ein „alter Hase“ gefühlt habe, weil ich mein gerade erst erlangtes Wissen direkt weitergeben konnte. Das hat mir geholfen zu reflektieren, welche Informationen und Prozesse für die Einarbeitung neuer Kolleg*innen wichtig sind. Dazu gehören beispielsweise die Erklärung, wie man seinen Urlaub richtig einträgt, sodass er in der – sehr nützlichen – ACCAS-Urlaubsübersicht erscheint, sowie eine Liste zu all den Abkürzungen, die von Personen, die schon länger in der ACCAS-Group arbeiten, ganz selbstverständlich verwendet werden. Diese Liste hatte ich in den ersten Wochen für mich selbst erstellt und fast täglich mit neuen Begriffen gefüllt, bis ein neuer Kollege sie zufällig entdeckte und mich bat, sie ihm zu schicken, da ihm die Kürzel genauso kryptisch erschienen, wie mir ein paar Wochen zuvor. Gemeinsam entschieden wir, dass das Verschicken der Liste per Mail nicht optimal wäre, weil das Wissen für jeden in der ACCAS-Group zugänglich sein sollte. Also erstellte ich meinen ersten eigenen Wiki-Artikel. Auch bei der richtigen Urlaubseintragung fehlte ein wichtiger technischer Teil im bereits existierenden Artikel, der auf meine Nachfrage hin noch ergänzt wurde. Durch diese Beispiele habe ich gemerkt, dass die acoris-Philosophie sehr schnell auf mich abgefärbt hat. Ich muss sagen, es macht richtig Spaß, das Unternehmen auf diese Weise mitgestalten zu können.

Ein Aspekt, der mich verwundert hat, war der noch nicht standardisierte Onboarding-Prozess. Obwohl es bei acoris für jeden (noch so kleinen) Prozess Vorgaben oder zumindest Leitlinien gibt, konnte mir niemand weiterhelfen, als ich wissen wollte, wie man in der Kantine bezahlt. Erst durch viel Durchfragen (unter anderem bei den Kantinen-Mitarbeiter*innen) konnte ich herausfinden, dass man eine aufladbare Karte braucht, um in der unternehmensübergreifenden Kantine bezahlen zu können. Das ist natürlich kein ungewöhnlicher Vorgang, aber viele Kolleg*innen bringen sich in der Mittagspause selbst ihr Essen mit, weshalb sie sich mit dem Prozess nicht auskennen. Ich finde es aber wichtig, neuen Mitarbeiter*innen die Möglichkeit zu geben, in der Kantine zu essen, indem man sie über die Karte informiert, statt ihnen zu prophezeien, dass man die Kantine sowieso nie nutzen wird, weil sie zu teuer sei. Mein Vorschlag: Ausgabe der Transponder, Parkkarte und Information zur Kantinenkarte alles in einem Rutsch am ersten Tag. Dann können die Neulinge selbst entscheiden, ob sie die hohen Preise fürs Mittagessen in Kauf nehmen oder einfach nur ab und zu ein belegtes Brötchen oder einen Snack erwerben wollen, die im Gegensatz zu den warmen Mahlzeiten sehr preiswert sind.

Abschließend möchte ich noch einmal betonen, dass ich mich insgesamt sehr wohl bei acoris fühle, weil ich bereits in den ersten Wochen das Gefühl hatte, durch meine Arbeit einen Teil zum großen Ganzen beigetragen zu haben und weil die Kolleg*innen aus der gesamten Group mich standortübergreifend in ihren Kreis aufgenommen haben, was nicht selbstverständlich ist. Ich wurde von allen Seiten herzlich begrüßt und habe immer wieder Kolleg*innen getroffen, die interessierte Fragen zu meiner Arbeit und meinem beruflichen Werdegang gestellt haben. Zudem erleichtern mir Open Company und Open Workspace die Arbeit, da ich jede*n Mitarbeiter*in unabhängig des Rangs oder Standorts oder der Firma innerhalb der Group um Rat fragen kann und berechtigt bin, das Wissen, das bereits zu meinen zu bearbeitenden Themen zur Verfügung steht, einzusehen und zu erweitern. Hier geht die acoris AG wirklich als gutes Beispiel in ihrem eigenen Geschäftsfeld „Collaboration and Communication“ voran.

Sie möchten mehr über Michelle erfahren?

Dann hören Sie sich Folge 7 unseres Podcasts an. Darin erhalten Sie weitere Einblicke in die ersten Monate von Michelle.

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