Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren drastisch verändert. Mit der fortschreitenden Digitalisierung und den technologischen Innovationen hat sich das Konzept des „Digital Workplace“ etabliert. Ein Digital Workplace ist mehr als nur ein virtuelles Büro, er umfasst alle digitalen Tools, Plattformen und Prozesse, die es Mitarbeitenden ermöglichen, von überall aus zu arbeiten sowie nahtlos zu kommunizieren und zu kollaborieren. Doch trotz der zahlreichen Vorteile bringt der Digital Workplace auch eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen 360° Blick auf diese Herausforderungen und beleuchten sie aus verschiedenen Perspektiven.

Inhalt

Technologische Herausforderungen

Infrastruktur und Technologieauswahl

Eine der größten Herausforderungen beim Aufbau eines Digital Workplace ist die Auswahl und Implementierung der richtigen Technologie. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur robust und skalierbar ist, um den Anforderungen eines digitalen Arbeitsplatzes gerecht zu werden.

Dies umfasst:

  • Netzwerkstabilität: Ein stabiles und schnelles Netzwerk ist unerlässlich, um eine reibungslose Kommunikation und den Zugriff auf Unternehmensressourcen zu gewährleisten.
  • Skalierbarkeit: Die Technologie muss in der Lage sein, mit dem Wachstum des Unternehmens mitzuhalten und zukünftige Anforderungen zu erfüllen.
  • Kompatibilität: Die ausgewählten Tools und Plattformen müssen miteinander kompatibel sein, um eine nahtlose Integration zu ermöglichen.

Microsoft Suite und Plattform-basierte Services

Die Empfehlung der acoris AG ist klar: Die Microsoft Suite, insbesondere Microsoft 365 (M365), bietet eine umfassende Lösung, die viele dieser Herausforderungen adressiert. Es ist eine führende Technologie für den Mittelstand und bietet eine Vielzahl von Tools, die die Produktivität und Zusammenarbeit erheblich verbessern können.

Die wichtigsten Vorteile von M365 sind in unseren Augen:

VorteilBegründung
Vereinfachte KollaborationMit Microsoft Teams können Mitarbeitende in Echtzeit kommunizieren, unabhängig von ihrem Standort. Teams ermöglicht auch die Integration externer Partner*innen, was die Kommunikation und Zusammenarbeit weiter erleichtert.
Kalkulierbare KostenM365 bietet verschiedene Plan-Optionen, die es Unternehmen ermöglichen, die Technologie entsprechend ihren Bedürfnissen und ihrem Budget anzupassen. Dies sorgt für finanzielle Planbarkeit und Flexibilität.
Integrierte SicherheitsfeaturesM365 bietet umfassende Sicherheitsfunktionen, einschließlich der Verschlüsselung von Windows-Clients mittels BitLocker. Dies hilft, wichtige Daten und Anwendungen zu schützen und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Microsoft AzureMicrosoft Azure ist eine weitere Schlüsselkomponente der Microsoft Suite, die Unternehmen bei der Modernisierung ihrer IT-Infrastruktur unterstützt. Azure bietet eine Vielzahl von Diensten.
Hybrid Cloud-LösungenAzure ermöglicht die Kombination von lokaler Infrastruktur mit Public Cloud-Diensten, was Flexibilität und Skalierbarkeit erhöht. Unternehmen können so ihre IT-Ressourcen optimal nutzen und an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen.
Serverlose ArchitekturenAzure bietet serverlose Computing-Optionen, die es Unternehmen ermöglichen, App-Funktionen zu entwickeln, ohne sich um die Verwaltung der zugrunde liegenden Infrastruktur kümmern zu müssen. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und erhöht die Effizienz.
Edge ComputingAzure unterstützt auch Edge Computing, was es Unternehmen ermöglicht, Daten und Anwendungen näher an die Endbenutzer*innen zu platzieren. Dies kann die Leistung verbessern und neue Geschäftsmöglichkeiten durch maschinelles Lernen und KI eröffnen.
Optimierung der IT-InfrastrukturDie Optimierung der IT-Infrastruktur ist ein kontinuierlicher Prozess, der verschiedene Schritte umfasst:

Assess: Die Infrastruktur wird nach Typ, Kritikalität und Komplexität kategorisiert, um mögliche Risiken und Modernisierungspotenziale zu identifizieren.

Target: Unternehmen bewerten ihre Migrationsziele, wie z.B. den Umstieg auf Windows Server 2012 R2, Microsoft Azure oder Office 365. Dies hilft, klare Ziele und Strategien für die Modernisierung zu definieren.

Migrate: Die eigentliche Migration erfolgt, unterstützt durch Microsoft Services und Partner, die Unternehmen bei der Planung und Durchführung der Migration begleiten.

Cybersicherheit

Mit der zunehmenden Digitalisierung steigt auch das Risiko von Cyberangriffen. Unternehmen müssen daher in robuste Sicherheitsmaßnahmen investieren, um ihre Daten und Systeme zu schützen.

Zu den wichtigsten Sicherheitsaspekten gehören:

  • Datenverschlüsselung: Sensible Daten müssen sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt werden.
  • Zugriffskontrollen: Strenge Zugriffskontrollen und zuverlässige Authentifizierungsverfahren sind notwendig, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
  • Schulung der Mitarbeitenden: Mitarbeitende müssen regelmäßig in Sicherheitsbewusstsein und Best Practices geschult werden, um menschliche Fehler zu minimieren.

Kulturelle Herausforderungen

Veränderungsmanagement

Die Einführung eines Digital Workplace erfordert oft tiefgreifende Veränderungen in der Unternehmenskultur. Mitarbeitende müssen sich an neue Arbeitsweisen und Technologien gewöhnen, was Widerstand und Unsicherheit hervorrufen kann. Ein effektives Veränderungsmanagement ist daher entscheidend, um den Übergang zu erleichtern.

Dazu gehören:

  • Kommunikation: Offene und transparente Kommunikation über die Gründe für die Veränderungen und die erwarteten Vorteile.
  • Schulung und Unterstützung: Bereitstellung von Schulungen und Support, um den Mitarbeitenden Umgang mit neuen Tools und Prozessen zu erleichtern.
  • Einbindung der Mitarbeiter*innen: Einbeziehung der Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess, um ihre Akzeptanz und ihr Engagement zu fördern.

Zusammenarbeit und Teamdynamik

Ein weiterer kultureller Aspekt ist die Veränderung der Zusammenarbeit und Teamdynamik. In einem digitalen Arbeitsplatz kann die physische Distanz zwischen den Teammitgliedern die Kommunikation und Zusammenarbeit erschweren. So können die Distanzen überwunden werden:

MethodeBeschreibung
Virtuelle ZusammenarbeitstoolsNutzung von Tools wie Videokonferenzen, Chat-Plattformen und Projektmanagement-Software, um die Zusammenarbeit auch bei räumlicher Distanz zu erleichtern.
Team-Building-AktivitätenDurchführung von virtuellen Team-Building-Aktivitäten, um das Vertrauen und den Zusammenhalt im Team zu stärken.
Klarheit und TransparenzSicherstellung klarer Kommunikationswege und Transparenz in Bezug auf Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

Mitarbeitermotivation

Die Motivation der Mitarbeiter*innen ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Digital Workplace. In einer digitalen Arbeitsumgebung können traditionelle Motivationsfaktoren wie persönliche Anerkennung und Teamdynamik an Bedeutung verlieren. Unternehmen müssen daher neue Wege finden, um ihre Mitarbeiter*innen zu motivieren:

MethodeBeschreibung
Zielsetzung und FeedbackRegelmäßige Zielsetzungs- und Feedbackgespräche helfen, die Mitarbeitenden auf Kurs zu halten und ihre Leistungen zu würdigen.
Anerkennung und BelohnungenVirtuelle Anerkennungsprogramme und Belohnungssysteme können dazu beitragen, die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden zu fördern.
EntwicklungsmöglichkeitenBereitstellung von Weiterbildungsmöglichkeiten und Karriereentwicklungspfaden, um die Mitarbeitenden zu fördern und ihre berufliche Entwicklung zu unterstützen.

Citizen Development

Citizen Development ist ein Konzept, bei dem Mitarbeiter*innen ohne formale IT-Ausbildung eigene Anwendungen und Lösungen entwickeln können. Dies wird durch benutzerfreundliche Plattformen und Tools ermöglicht, die keine tiefgehenden Programmierkenntnisse erfordern. Die Förderung von Citizen Development bietet mehrere Vorteile:

  • Innovation und Effizienz: Mitarbeiter*innen können schnell und effizient Lösungen entwickeln, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Dies fördert die Innovation und steigert die Effizienz.
  • Empowerment der Mitarbeitenden: Citizen Development gibt den Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, aktiv zur digitalen Transformation des Unternehmens beizutragen. Dies stärkt ihr Selbstbewusstsein und ihre Motivation.
  • Reduzierung der IT-Belastung: Durch die Verlagerung einfacher Entwicklungsaufgaben auf die Mitarbeiter*innen kann die IT-Abteilung entlastet werden und sich auf komplexere Projekte konzentrieren.

Rechtliche und regulatorische Herausforderungen

Datenschutz und Compliance

Mit der Einführung eines Digital Workplace müssen Unternehmen auch sicherstellen, dass sie alle relevanten Datenschutz- und Compliance-Vorschriften einhalten. Dies umfasst:

  • Datenschutzgesetze: Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) in der EU, die strenge Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten stellt.
  • Branchenvorschriften: Einhaltung spezifischer Branchenvorschriften, die zusätzliche Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit stellen können.
  • Dokumentation und Nachweisführung: Führung umfassender Aufzeichnungen und Nachweise über die Einhaltung der Vorschriften, um im Falle einer Prüfung oder eines Vorfalls vorbereitet zu sein.

Arbeitsrechtliche Aspekte

Ein digitaler Arbeitsplatz bringt auch arbeitsrechtliche Herausforderungen mit sich. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die arbeitsrechtlichen Bestimmungen in Bezug auf Arbeitszeiten, Überstunden, Arbeitsschutz und andere Aspekte einhalten. Dazu gehören:

  • Arbeitszeitregelungen: Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) in der EU, die strenge Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten stellt.
  • Arbeitsschutz:: Einhaltung spezifischer Branchenvorschriften, die zusätzliche Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit stellen können.
  • Vertragsrecht: Führung umfassender Aufzeichnungen und Nachweise über die Einhaltung der Vorschriften, um im Falle einer Prüfung oder eines Vorfalls vorbereitet zu sein.

Psychologische und soziale Herausforderungen

Work-Life-Balance und soziale Isolation

Die Flexibilität des digitalen Arbeitsplatzes kann sowohl ein Segen als auch ein Fluch sein. Einerseits ermöglicht sie den Mitarbeiter*innen, ihre Arbeit an ihre persönlichen Bedürfnisse anzupassen. Andererseits kann die ständige Erreichbarkeit zu einer Vermischung von Arbeits- und Privatleben führen, was die Work-Life-Balance beeinträchtigen kann. Unternehmen sollten daher Maßnahmen ergreifen, um die Work-Life-Balance ihrer Mitarbeitenden zu unterstützen, wie zum Beispiel:

MaßnahmeBeschreibung
Klare Grenzen setzenFörderung klarer Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit, z.B. durch die Festlegung von ‚Nicht-Stör-Zeiten‘.
Unterstützung durch FührungskräfteSchulung der Führungskräfte, um die Work-Life-Balance ihrer Teams zu unterstützen und zu fördern.
Angebote zur StressbewältigungBereitstellung von Programmen und Ressourcen zur Stressbewältigung und Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

Ein weiterer psychologischer Aspekt ist die Gefahr der sozialen Isolation. Insbesondere Mitarbeitende, die ausschließlich remote arbeiten, können sich isoliert und von ihrem Team abgeschnitten fühlen. So wirken Sie dem entgegen:

MaßnahmeBeschreibung
Regelmäßige virtuelle MeetingsDurchführung regelmäßiger virtueller Meetings und Check-ins, um den sozialen Austausch zu fördern.
Virtuelle soziale VeranstaltungenOrganisation von virtuellen sozialen Veranstaltungen, wie z.B. Online-Spieleabenden oder virtuellen Kaffeepausen.
Mentoring-ProgrammeEinrichtung von Mentoring-Programmen, um den sozialen Austausch und die Unterstützung unter den Mitarbeiter*innen zu fördern.

Wirtschaftliche Herausforderungen

Kostenmanagement

Die Implementierung und der Betrieb eines digitalen Arbeitsplatzes können erhebliche Kosten verursachen. Unternehmen müssen daher sorgfältig planen und ihr Budget effektiv verwalten, um die wirtschaftlichen Herausforderungen zu bewältigen. Dazu gehören:

MaßnahmeBeschreibung
Investitionen in TechnologieKosten für die Anschaffung und Wartung der erforderlichen Hardware und Software.
Schulungs- und SupportkostenAusgaben für die Schulung der Mitarbeiter*innen und den technischen Support.
SicherheitskostenInvestitionen in Sicherheitsmaßnahmen und -technologien, um die Daten und Systeme zu schützen.

Produktivität und Effizienz

Ein digitaler Arbeitsplatz kann sowohl die Produktivität steigern als auch Herausforderungen in Bezug auf die Effizienz mit sich bringen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die eingesetzten Technologien und Prozesse die Produktivität der Mitarbeiter*innen unterstützen und nicht behindern.

MaßnahmeBeschreibung
ProzessoptimierungRegelmäßige Überprüfung und Optimierung der Arbeitsprozesse, um Effizienzsteigerungen zu erzielen.
LeistungsmanagementImplementierung von Leistungsmanagementsystemen, um die Leistung der Mitarbeiter sichtbar zu machenund zu verbessern.
Motivation und EngagementFörderung der Motivation und des Engagements der Mitarbeitenden durch Anerkennung, Belohnungen und Entwicklungsmöglichkeiten.

Unsere Erfahrung und Fazit

Ich bin nunmehr seit 8,5 Jahren bei acoris und kenne eigentlich nichts anderes als einen funktionierenden Digital Workplace. Wir bei acoris leben den digitalen Arbeitsplatz, können aber auch selbst als IT Unternehmen zu keinem Zeitpunkt innehalten und ausruhen. Denn er funktioniert nur – so meine persönliche Meinung – wenn er von allen gelebt und permanent auch von allen weiterentwickelt wird. Von der Chefetage bis zu den Auszubildenden.

Als ich bei acoris anfing, konnte ich mir nicht vorstellen, ohne meine Kladde alle Aufgaben, Informationen zu Meetings, Gedanken und auch strategische Impulse so im Blick zu behalten, dass mir nichts herunterfällt. Meine Ringbücher waren mein ausgelagertes „Hirn“ und ich konnte durch sie auch Gedankengänge, die ich vor Jahren gefasst hatte, rekapitulieren. Heute gelingt mir das digital. Über OneNote, Planner, den SharePoint, MS Dynamics, Power BI-Auswertungen und natürlich Teams hinweg (ja, noch ein paar Tools mehr..). Dadurch, dass wir unsere Best Practices zum intelligenten Verwenden von digitalen Arbeitsmitteln nicht nur unseren Kund*innen empfehlen, sondern auch selbst einsetzen, verbessern wir sie stetig. Und entwickeln sie, um notwendige Komponenten, wie eine lebendige, leichtgewichtige Governance, den richtigen Back-up Strategien und notwendige Security Maßnahmen weiter.

Kurz gefasst: Der Digital Workplace bietet zahlreiche Vorteile, aber auch eine Vielzahl von Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt. Unternehmen müssen einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen und die technologischen, kulturellen, rechtlichen, psychologischen und wirtschaftlichen Aspekte berücksichtigen, um erfolgreich zu sein. Mit der richtigen Strategie und den passenden Maßnahmen können Unternehmen die Herausforderungen des digitalen Arbeitsplatzes meistern und die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpfen.