Warum der „modern Workplace“ nichts Anderes als Change ist

„Ja wir haben doch jetzt erfolgreich Office 365 ausgerollt – dann müssen die Mitarbeiter doch einfach nur noch loslegen“, so sieht manche IT-Strategie vor, dass neue Technologien in Unternehmen greifen. Und viele, technikaffine Mitarbeiter*innen, insbesondere aus den Fachabteilungen, greifen auch gern zu, haben sie doch zum Teil erstmalig die Möglichkeit, alleinig Herrscher über ihre Daten und Arbeitsumgebungen zu sein.

Praktisch aber sind die Menschen weitgehend verloren. Nicht überfordert von den Tools – die sind tatsächlich durchaus einfach und intuitiv bedienbar – Menschen sind überfordert von der Vielzahl an Möglichkeiten. Denn diese neuen Tools, dieser neue ‚digital Workplace‘, braucht vor allem eines: Einen Wechsel in der Art der Zusammenarbeit. Im Überprüfen der Prozesse WIE man unter Zuhilfenahme der neuen Arbeitsmittel Arbeit im Team gestalten will.

Die Tools

Aufgaben kann ich in Outlook, OneNote, Planner und als Aufgabenliste im SharePoint führen. Die Älteren unter uns erinnern sich: „Welches Schweinderl hätten’s denn gern?“, fragte einst ein Talkmaster zu Beginn seiner Show. Übersetzt heißt es einfach: Welches Tool zu welchem Zweck in welchem Arbeitskontext soll denn eingesetzt werden? Und die beeinflussenden Determinanten sind nicht Vorgaben, sondern Erfordernisse, was man erledigen will, wie man das tun möchte, und auf welche Art und Weise. Und das genau ist die Herausforderung für die Mitarbeiter in der Zusammenarbeit. Fragen Sie sich selbst: Welche der vier Möglichkeiten zur Aufgabenerfassung hätten Sie gewählt?

Hier darf man die Mitarbeiter nicht alleine lassen. Hier ist es wichtig ein sinnvolles Instrument zur Begleitung anzubieten. Nach unserer Erfahrung hilft hier kein Webinar, kein Erklärfilm und auch kein Frontal-Training. Tatsächlich ist es das über lange Zeit abgeschriebene Coaching, das Mitarbeiter in die Lage versetzt, sicher mit diesen Tools im Team zusammenzuarbeiten.

Unsere Handlungsempfehlung

Wir haben als Best Practice Team-Workshops konzipiert, mit denen wir mit den Teams erarbeiten, wie sich ihre Zusammenarbeit gestalten soll. Welches Werkzeug zu welchen Erfordernissen passt, dabei compliant ist und auch Erfordernisse wie das Arbeiten mit Externen berücksichtigt.

Dabei ist eine der wichtigsten Erkenntnisse, dass für die Teilnehmer der persönliche Austausch und das direkte Umsetzten – sozusagen ein Hands-On-Lab – (jeder kann Beispiele nachbauen/mitbauen/gestalten) ein direkter, spürbarer Mehrwert ist. Im Mittelpunkt stehen für uns immer zwei Punkte:

1. Technisches Verständnis der Möglichkeiten bei den Teilnehmern erreichen
2. Adaption dieser Möglichkeiten auf deren Wünsche und Belange

Befolgt man dies, kann plötzlich diese unüberblickbare „Menge“ an Tools und Möglichkeiten rund um Office 365 eine richtig runde Sache werden.