Kennen Sie das?
Sie haben regelmäßig Dokumente, die von mehreren Personen gesichtet und am Ende freigegeben (d. h. genehmigt) werden müssen? In unserem heutigen Beispiel geht es um einen Genehmigungsprozess.
Unser Usecase ist ein Genehmigungsprozess im Lektorat.
Im Lektorat durchlaufen Dokumente mehrere Korrekturschleifen. Dazu werden die Dokumente zwischen verschiedenen Personen hin- und hergereicht, damit die Dokumente geprüft und korrigiert werden können.
Das ist auch gut so. Denn bekanntlich sehen vier Augen mehr als zwei. Aber genau dieses „Hin und Her“ der Dokumente kann zu Chaos und Verwirrung führen und dann ungewünschte Verzögerungen mit sich bringen. Genau für diesen Fall haben wir eine Lösung entwickelt, die wir Ihnen heute vorstellen:
Einen Genehmigungsprozess mit der Power Platform
Lesen Sie im Folgenden, wie Beteiligte über den aktuellen Status benachrichtigt werden, ohne nachfragen zu müssen und die Vergabe von Berechtigungen abgeben, die sich ja gerne mal im Laufe eines solchen Prozesses ändert. Schauen wir uns diese Umsetzung doch einmal genauer an.
Was war die Ausgangssituation?
Unser Kunde ist im Rechtswesen tätig. Für die Aus- und Weiterbildung werden immer wieder neue Lehrmaterialien erstellt. Diese Dokumente durchlaufen regelmäßig ein Lektorat. Die für das Lektorat vorgesehenen Dokumente wurden bisher in einem Datenspeicher abgelegt. Wie jeder das kennt, können in solchen Datenspeichern über Links Dokumente geteilt werden. So auch hier.
Sharing Links und Berechtigungen sind so eine Sache. Wird der Link an eine falsche Person gesendet, kann dieser, auch wenn das Dokument keineswegs für ihn bestimmt ist, fleißig bearbeiten. Ein Schreibschutz für diese Dokumente war somit nicht gegeben. Auch die finale Freigabe mit Ablage war von den Mitarbeitenden abhängig, die ein PDF generieren und dieses an der entsprechenden Stelle ablegen mussten.
Fassen wir zusammen – Das waren die Herausforderungen:
- Die Dokumente wurden manuell für das Lektorat mehrfach hin- und her gereicht
- Die Mitarbeitenden waren auf die Benachrichtigung des zuletzt lektorierenden angewiesen
- Berechtigungen für die Dokumente wurden nicht eingeschränkt, sodass auch unbefugte Personen bearbeiten konnten
- Benötigte Gesetzestexte mussten per Hand eingefügt werden
- Die finale Datei im PDF Format und die Ablage waren abhängig von den Mitarbeitenden und damit fehleranfällig
Wo soll die Reise hingehen?
Automatische Benachrichtigungen und Verwaltung von Berechtigungen
Die Anforderungen waren neben der Benachrichtigung, sobald Aufgaben vorliegen, eine finale Freigabe, die eine PDF-Generierung sowie die Ablage des Dokuments beinhaltet. Zudem sollte ein Schreibschutz eingeführt werden, um Änderungen durch unbefugte Personen zu verhindern.
Ziel ist ein Freigabeprozess, der diesen Anforderungen durch zielgerichtete Benachrichtigungen bei den Mitarbeitenden gerecht wird. Ergänzend dazu soll mit einer Freigabe eine automatische PDF-Erzeugung erfolgen und das PDF automatisiert abgelegt werden. On-Top sollen die sich im Freigabeprozess ändernden Berechtigungen der Mitarbeitenden auch berücksichtigt werden.
So sieht die Lösung aus
Mithilfe von Power Automate konnte der Prozess des Lektorats ein Stück weit automatisiert und deutlich vereinfacht werden. Während zuvor die Dokumente immer manuell bereitgestellt wurden, erhält die betreffende Person nun eine Benachrichtigung (wenn gewünscht), sobald eine Aufgabe für sie vorliegt.
Ist das Dokument final freigegeben, erfolgt die automatische Umwandlung in ein PDF-Dokument und wird entsprechend abgelegt. Und da sich die Bedingungen innerhalb eines solchen Freigabeprozesses oftmals ändern, werden die Berechtigungen entsprechend angepasst, sodass ein individueller Schreibschutz jederzeit gegeben ist.
Und zu guter Letzt sorgte die automatische Verknüpfung mit relevanten Gesetzestexten noch für eine weitere Erleichterung in diesem Prozess.
Jeder weiß, wie Gesetzestexte aussehen. Absätze und Paragraphen angeben zu müssen kann sehr zeitfressend sein. Genau hier wollten wir für Erleichterung sorgen und haben es mithilfe einer 3rd Party Lösung ermöglicht, relevante Gesetzestexte automatisch zu verknüpfen.
Mithilfe von Power Automate haben wir den Freigabeprozess im Lektorat effizienter gestaltet. Die Automatisierung sorgt für klare Zuständigkeiten und damit auch für mehr Transparenz. Leerlaufphasen werden zukünftig vermieden.
Dieses Projekt zeigt wieder einmal die vielfältigen Möglichkeiten der Power Platform und wie individuell und lösungsorientiert dabei auf die Themen der Unternehmen eingegangen werden kann.
Bei welchem Ihrer Genehmigungsprozesse lohnt es sich, einmal genauer hinzuschauen, ob hier die Power Platform nicht auch die bessere Lösung ist? Eine bessere Lösung, die Ihrem Unternehmen mehr Effizienz und Transparenz bringt.
Lassen Sie uns dazu gerne sprechen!
Zusammengefasst
Ausgangssituation
- Dokumente werden hin und her gereicht
- Mitarbeitende müssen manuell informieren, wenn das Dokument weitergereicht wird
- Schreibschutz ist unzureichend
- Finaler Export und Ablage müssen manuell erfolgen
- Gesetzestexte werden per Hand eingefügt
Lösungsdesign
- Power Automate für gezielte Benachrichtigungen für den Mitarbeiter sobald Aufgaben anstehen
- Finale Dokumente werden automatisch in ein PDF umgewandelt und abgelegt
- Die Berechtigungen werden im Laufe des Prozesses angepasst
- Gesetzestexte können dank einer 3rd Party Lösung verknüpft werden
Kundennutzen/Projekterfolg
- Jeder Mitarbeitende erfährt sofort, sobald eine Aufgabe an ihn übertragen wird
- Der finale Export und die Ablage der Dokumente erfolgt schneller und hängt nicht von einem Mitarbeitenden ab, das spart Zeit und Arbeit
- Zu jeder Zeit ist ein angemessener Schreibschutz gewährleistet, da nur diejenigen auf das Dokument zugreifen können, die beteiligt und relevant sind
- Komplizierte und umfangreiche Gesetzestexte können ganz einfach verlinkt werden