Kennen Sie das?
Sie möchten eine Übersicht über die Auslastung und zeitlichen Kapazitäten Ihrer Mitarbeitenden? Sie möchten sehen, wann und bei wem es zu Lastspitzen oder Leerläufen kommt, um zielgerichtet und vor allem schnell reagieren zu können?
Genau eine solche Lösung stellen wir Ihnen heute vor. Denn wer möchte nicht mehr Übersicht für alle Beteiligten, sodass eine bessere Verteilung der Aufgaben erfolgt und sich das dann direkt positiv auf Effizienz auswirkt? Schauen wir uns diese Umsetzung doch einmal genauer an.
Was war die Ausgangssituation?
Die Auslastungsplanung wurde bisher pro Mitarbeitendem und Kalenderwoche in einer Excel-Tabelle erfasst. Sortiert war diese Liste nach Projekten. Reporting und Controlling waren so gut wie unmöglich und obendrein war die Excel-Lösung sehr instabil. Und genau das musste sich ändern.
Sehr oft finden wir in solchen Projekten als Ausgangsituation die klassische Excel-Tabelle vor. Unbestritten, Excel bietet unglaublich viele Funktionen und macht so einiges möglich. Aber in diesem Fall ist Excel wie so oft nur die zweitbeste Lösung. Denn oftmals werden Excel-Tabellen schnell von Daten aufgeblasen. Das endet dann in Chaos und einer gefühlt unendlichen Suche nach den gewünschten Daten.
Fassen wir zusammen – bei diesem Projekt gab es verschiedene Herausforderungen:
- Es fehlte eine übersichtliche Auslastungsplanung aller Mitarbeitenden und ihren externen Kundenprojekte
- Die Anforderungen der User aus den verschiedenen Abteilungen wie dem Project Management Office, den Projektmanagern und auch den Führungskräften innerhalb der Auslastungsplanung mussten vereint werden
- Die vorhandene Excel-Tabelle mit den Eintragungen aller Mitarbeitenden über ihre Auslastung war instabil und erschwerte ein verlässliches Reporting und Controlling
- Neue Kunden und Projekte mussten von Hand eingepflegt werden
- Zur Planung und Steuerung war eine stabile Controlling- und Reporting-Funktion notwendig.
Wo soll die Reise hingehen?
Einfache Handhabung und eine gute Struktur für eine optimale Auslastung
Die Anforderungen waren neben einer einfachen Eingabe der geschätzten Stunden auf Anwenderseite ein strukturiertes Reporting inkl. Filterfunktion, um auch das Controlling für die Bereiche PMO und das Management zu vereinfachen.
Resultat ist eine App, mit einer einfachen Eingabemaske und einem klaren Überblick über die aktuelle Arbeitsauslastung für alle Beteiligten. Die Arbeitslast kann zielgerichtet und individuell verteilt werden.
So sieht die Lösung aus
Wenn wir im Microsoft Umfeld von einer App sprechen, ist die Power Platform nicht weit.
Mithilfe einer Power App konnte die Auslastungsplanung mit einer persönlichen Eingabemaske für jeden Mitarbeitenden abgebildet werden. Über die Eingabemaske werden die geschätzten Stunden pro Projekt und Kalenderwoche erfasst. Dabei spielt das genutzte Endgerät keine Rolle. Ob Smartphone, Tablet oder PC, die App ist mit allen Geräten kompatibel. Super smart für den / die Anwender*in.
Um diese Planung dann auswerten zu können und die Auslastung auch stets im Blick zu behalten, werden Reports mithilfe von Power BI erstellt. Besonders wichtig hierbei: Die Reports können nach Mitarbeitenden, Teams, Projekten, Skill-Leveln und Zeiträumen gefiltert werden. Selbst Vergleiche zwischen zwei Zeiträumen sind möglich.
Und by the way: spätestens hier stößt Excel an seine Grenzen und das an einem Punkt, der für eine strategische Projekt- aber auch Unternehmenssteuerung von großer Bedeutung ist. Die visuelle Darstellung der Auslastung ermöglicht eine dauerhafte Transparenz und die Arbeitslast kann dynamisch an Lastspitzen oder Leerläufe angepasst werden.
Und on top bringt die Power Platform neben der intuitiven und einfachen Bedienung immer die Möglichkeit mit, Apps jederzeit weiterzuentwickeln und auf die Veränderungen im Unternehmen und den Projekten zu reagieren. Im Ergebnis konnte die Benutzerakzeptanz durch eine intuitive Datenpflege und die darauf basierende Reporting-Qualität wesentlich verbessert werden.
Dieses Projekt zeigt wieder einmal die vielfältigen Möglichkeiten der Power Platform und wie individuell und zielgerichtet dabei auf die Themen der Unternehmen eingegangen werden kann.
Bei welcher Ihrer Exceltabellen lohnt es sich, einmal genauer hinzuschauen, ob hier die Power Platform nicht auch die bessere Lösung ist? Eine bessere Lösung, die Ihrem Unternehmen mehr Effizienz und Transparenz bringt. Lassen Sie uns dazu gerne sprechen!
Zusammengefasst
Ausgangssituation
- Excel wird von den Mitarbeitenden zur Auslastungsplanung genutzt
- Auslastungsplanung war nur nach Projekten sortiert, instabil und erforderte hohen manuellen Aufwand
- Anforderungen von Anwendern, PMO, Projektmanager und Management müssen zukünftig mit einfließen.
- Kontinuierliches Reporting und Controlling sind nötig, aber nicht möglich
Lösungsdesign
- Power App für die Eingabe der geschätzten Stunden je Mitarbeiter*in pro Projekt je Kalenderwoche
- Jede*r Mitarbeiter*in sieht in der App seine eigene Eingabemaske und trägt dort die eigenen geplanten Projektaufwände ein.
- Reports werden mit Power BI erstellt und können nach Mitarbeiter*innen, Teams, Projekten, Skill-Leveln und Zeiträumen (Woche, Monat, flexibel) gefiltert werden.
- Es sind auch Vergleiche zwischen zwei Zeiträumen (z.B. März 2020 und 2021) möglich.
Kundennutzen / Projekterfolg
- Einfache Eingabe der Daten für jeden Mitarbeitenden jederzeit unabhängig des genutzten Geräts
- Alles Wichtige auf einen Blick, transparent und detailliert filterbar
- Schnelle Reaktion auf sich verändernde Bedingungen und damit weniger Leerlauf, aber auch weniger Überlastung der Mitarbeitenden
- Weitere Anpassungen durch Weiterentwicklung bei Bedarf möglich