Kennen Sie das?
Ihr Unternehmen hat viele Standorte oder Niederlassungen und dementsprechend auch viele Niederlassungsleiter. So unterschiedlich die Standorte von Unternehmen sind, die Aufgaben und der Verantwortungsbereich ist ähnlich, denn eine der Kernaufgaben ist die Überwachung und die Verwaltung des Standorts, sowie das Einhalten bestimmter Regularien und Kennzahlen.
Dazu finden an den Standorten regelmäßig Visiten und auch und Audits statt, die vorbereitet werden müssen. Doch um sich einen Überblick darüber verschaffen zu können, müssen die Kennzahlen meist aus vielen verschiedenen Systemen einzeln herausgesucht werden, was nicht nur mühselig ist, sondern auch die Nerven des Niederlassungsleiters strapaziert. Und hier kommt die Herausforderung unseres Kunden zum Vorschein:
Was war die Ausgangssituation?
Unser Kunde hatte verschiedene Herausforderungen:
- gemeinsame, also für alle Standorte relevante Kennzahlen
- zusätzlich individuelle Kennzahlen je Standort
- Und pro Niederlassung unterschiedliche Systeme.
Dazu gibt es eine Terminplanung für die verschiedenen Inspektionen und Audits. Und rund um diese Termine gibt es zur Vor- und Nachbereitung verschiedene Aufgaben, die nachgehalten werden müssen.
Unser Kunde hatte all diese Informationen gut „versteckt“ in einem komplexen und in die Jahre gekommenen Power BI Report. Das sollte sich ändern.
Wo soll die Reise hingehen?
Weniger Komplexität meets bedarfsorientierte Darstellung
Die Anforderungen unseres Kunden waren neben einer schnellen Übersicht über die Kennzahlen auch eine Darstellung von Terminen und Aufgaben im Hinblick auf die Inspektionen und Audits. Resultat ist ein Dashboard für die Standort- oder Niederlassungsleiter, das per Klick alles Wichtige auf einen Blick bereitstellt und auch mobil verfügbar ist.
So sieht die Lösung aus
Hier kommt die Power Platform ins Spiel. Mithilfe einer PowerApp entsteht das Dashboard für die persönliche Übersicht der Standortleiter.
Datenquelle sind neben dem Power BI Report auch die benötigen unterschiedlichen SharePoint-Listen. Mit der Entwicklung der PowerApp für die Standort-/ Niederlassungsleiter werden die relevanten Kennzahlen, Termine und Aufgaben dem Power BI Report integriert abgebildet. ie Darstellung der Kennzahlen erfolgt durch eine grafische Visualisierung in Ampelfarben. Das unterstützt das schnelle Erfassen des aktuellen Stands. Für einen höheren Detailgrad reicht ein Klick und es öffnet sich der Power BI-Report im SharePoint.
Abb.: Dashboard
Die Kalenderansicht und die Aufgabenübersicht im Dashboard wird durch Power Automate und SharePoint ermöglicht. Power Automate sorgt für die Verknüpfung von Power App und SharePoint, sodass beispielsweise das automatische Erstellen von Aufgaben zur Vorbereitung von Terminen funktioniert und auch im Standort-Kalender abgebildet werden kann.
Es ist ein sehr praxisnahes Projekt, das ganz wunderbar zeigt, wie umfassend die Power Platform von Microsoft hier zum Einsatz kommt und welchen Fortschritt und Nutzen der Einsatz erzielen kann.
Finden Sie nicht auch? Haben Sie auch Lust auf mehr Effizienz, Transparenz und eine nutzstiftende Zusammenarbeit Ihrer Tools? Dann lassen Sie uns dazu gerne sprechen!
Zusammengefasst
Ausgangssituation
- Kunde hat unterschiedliche Standorte, die von unterschiedlichen Personen verwaltet werden.
- An den Standorten stehen regelmäßig Termine an, z.B. Audits, die vorbereitet werden müssen.
- Jeder Standort hat eigene Kennzahlen, die gemessen und ausgewertet werden.
- Die Kennzahlen sind nur in einem sehr komplexen Report „versteckt“, standortbezogene Termine werden verteilt in einzelnen Kalendern verwaltet
Lösungsdesign
- Power App als „Dashboard“ zur persönlichen Übersicht für die Standortleiter
- Grafische „Ampeln“ für wichtige KPI, die aus dem komplexen Report per Power BI zusammenfasst werden. Beim Anklicken/Antippen öffnet sich der dazugehörige Detail-Report auf der zugehörigen Seite
- Links, Termin- und Aufgabenübersicht werden ebenfalls im Dashboard angezeigt (Datenhaltung in SharePoint)
- Power Automate verknüpft alles miteinander, z.B. automatische Aufgaben zur Vorbereitung auf Basis von Terminen im Standort-Kalender
Kundennutzen / Projekterfolg
- Alles Wichtige auf einen Blick und mobil verfügbar
- Auf dem Weg vom Parkplatz zum Büro hat man bereits alle Fakten
