Kennen Sie das?
Sie haben Dokumente, die regelmäßig Änderungen verlangen. Die vorherigen Versionen wollen oder müssen Sie weiterhin aufbewahren, weil Sie sie ggf. nochmal brauchen oder Sie diese für eine gewisse Zeit aufbewahren müssen (wie bspw. gesetzliche Aufbewahrungspflichten).
In dem folgenden Entwicklungsprojekt beschäftigen wir uns mit der Archivierung älterer Versionen und der Verfügbarkeit der jeweils aktuellen Version. Ein Klassiker für die Power Platform. Denn mithilfe der Power Platform haben wir für unseren Kunden einen Veröffentlichungsprozess geschaffen, der den Prozess automatisch ausführt.
Lesen Sie, wie doppelte Dateien in Ihrer Bibliothek verhindert werden und Sie eine übersichtliche Struktur erhalten – vollautomatisch.
Schauen wir uns diese Umsetzung doch einmal genauer an.
Was war die Ausgangssituation?
Unser Kunde ist in der Automobilbranche tätig. Technische Spezifikationen spielen hier eine große Rolle. Diese verändern bzw. aktualisieren sich sehr schnell und es darf immer nur eine einzige gültige Version dieser jeweiligen technischen Spezifikationen geben.
Zudem müssen die vorherigen Versionen über die Lebensdauer des Produkts aufgehoben werden, also 10 Jahre und länger.
Nun müssen all diese alten Versionen irgendwo archiviert werden. Bisher war das so, dass dazu ein älterer On-Premise SharePoint genutzt wurde. Denn grundsätzlich bringt SharePoint mit seinen Bordmitteln eine Versionierung mit. Gepaart mit einer weiteren Softwarelösung erfolgte die benötigte Archivierung bisher dort.
Fassen wir zusammen – Das waren die Herausforderungen:
- Die technischen Spezifikationen haben nur eine einzige gültige Version
- Alle vorherigen Versionen müssen 10+ Jahre vorgehalten werden
- Es erfordert einen strukturierten Prozess und eine strukturierte Ablage für die Archivierung der vorherigen Versionen
Wo soll die Reise hingehen?
Eine übersichtliche Arbeitsbibliothek mit automatischer Archivierung
Ziel ist ein Veröffentlichungsprozess, in dem eine automatische Archivierung vorheriger Spezifikationen erfolgt, sobald eine neue Spezifikation veröffentlicht wird.
So sieht die Lösung aus
Mithilfe von Power Automate konnte der Prozess der Veröffentlichung größtenteils automatisiert und deutlich vereinfacht werden. Während zuvor die technischen Spezifikationen immer manuell archiviert wurden, geschieht dies ab sofort automatisch bei der Veröffentlichung der neuen Version.
Grundlage hierfür ist eine „Arbeitsbibliothek“. Wird die neu eingepflegte Spezifikation veröffentlicht, so wird diese sozusagen weitergeschoben in eine öffentliche Quelle. Gleichzeitig wird durch diesen Vorgang die vorhergehende Version aus dieser öffentlichen Quelle herausgenommen und weiter ins Archiv verschoben. Dort sind dann alle vorherigen Versionen der technischen Spezifikation abgelegt und können, falls benötigt, jederzeit aufgerufen werden.
Mithilfe von Power Automate haben wir den Veröffentlichungsprozess für die technischen Spezifikationen effizienter gestaltet. Die Automatisierung sorgt für eine klare Ablage und damit auch für mehr Transparenz.
Dieses Projekt zeigt wieder einmal die vielfältigen Möglichkeiten der Power Platform und wie individuell und lösungsorientiert dabei auf die Themen der Unternehmen eingegangen werden kann.
Haben Sie beim Lesen auch an einen Prozess in Ihrem Unternehmen nachgedacht, der automatisiert einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen bieten kann? Gerne schauen wir gemeinsam mit Ihnen einmal auf Ihre Prozesse und Abläufe und finden heraus, wie hier der Einsatz der Power Platform mehr Produktivität und Transparenz bringt?
Lassen Sie uns dazu gerne sprechen!
Zusammengefasst
Ausgangssituation
- Technische Spezifikationen in der Automobilbranche haben immer nur eine einzige gültige Version
- Vorherige Versionen müssen 10+ Jahre aufbewahrt werden
- Die Archivierung muss händisch erfolgen und ist damit fehleranfällig
Lösungsdesign
- Eine Arbeitsbibliothek als Grundlage
- Ein Veröffentlichungsprozess, der veröffentlichte Dokumente automatisch in eine öffentliche Quelle verschiebt
- Eine automatische Verschiebung der älteren technischen Spezifikation aus der öffentlichen Quelle heraus in das Archiv
Kundennutzen/Projekterfolg
- Jeder Mitarbeitende sieht in der öffentlichen Quelle nur die aktuellste Spezifikation
- Die Ablage ins Archiv muss nicht mehr händisch erfolgen und spart damit Zeit und ist weniger fehleranfällig
- Werden ältere Versionen benötigt, können sie einfach im Archiv abgerufen werden
Unser Angebot steht. Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen und Herausforderungen sprechen!