Das Sicherheitskonzept von Microsoft Dynamics CRM ist darauf ausgelegt, den Zugriff auf Daten und Funktionen so zu steuern, dass die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit geschäftskritischer Informationen gewährleistet bleibt.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen 11 Wege, wie Sie die Sicherheitsfunktionen von Dynamics CRM optimal nutzen können.
Inhaltsverzeichnis
1. Rollenbasierte Sicherheit
Kontrolle und Begrenzung des Zugriffs
Microsoft Dynamics CRM arbeitet mit einem rollenbasierten Sicherheitsmodell. Verwenden Sie es, um gezielten Zugriff auf Daten und Funktionen zu gewähren (oder verwehren) und die Benutzerrechte entsprechend der Aufgaben anzupassen.
Die wichtigsten Konzepte der rollenbasierten Sicherheit:
| Konzept | Beschreibung |
|---|---|
| Rollen | Jeder Benutzer wird einer oder mehreren Rollen zugewiesen, die seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten in der Organisation widerspiegeln. |
| Berechtigung | Rollen sind mit bestimmten Berechtigungen verbunden, die den Zugriff auf Ressourcen und Daten regeln. |
| Zuweisung von Rollen | Rollen werden bei der Einstellung oder bei Änderungen der Aufgaben eines Benutzers zugewiesen. |
| Prinzip der geringsten Privilegien | Benutzer erhalten nur die Berechtigungen, die sie für ihre Aufgaben benötigen. |
| Überwachung und Revision | Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Rollen und Berechtigungen. |
2. Benutzer- und Teamverwaltung
Effiziente Zuweisung und Verwaltung von Berechtigungen
Dynamics CRM bietet die Möglichkeit, Benutzerkonten zu erstellen und diese Teams zuzuordnen. Teams erleichtern die Organisation von Benutzern und die effiziente Verwaltung gemeinsamer Zugriffsrechte.
Vorteile der Benutzer- und Teamverwaltung
3. Entitätsspezifische Berechtigungen
Präzise Steuerung des Datenzugriffs
Sie können bestimmen, wer Daten lesen, schreiben, aktualisieren oder löschen darf. Berechtigungen in Dynamics CRM können auf der Ebene einzelner Entitäten (z. B. Accounts, Kontakte, Aufträge) festgelegt werden.
Beispiel: Damit alle Projektmitglieder Zugriff auf die Kundendaten im CRM haben und den aktuellen Status einer Beauftragung nachvollziehen können, können Sie den Zugang zu relevanten Informationen sicherstellen. Vertriebsmitarbeiter könnten beispielsweise Opportunities bearbeiten, während das Technik-Team nur Leserechte hat, um Missverständnisse und mögliche finanzielle Verluste zu vermeiden.
| Berechtigung | Vertrieb | Technik Team |
|---|---|---|
| Lesen | Ja | Ja |
| Schreiben | Ja | Nein |
| Aktualisieren | Ja | Nein |
| Löschen | Ja | Nein |
4. Sicherheit auf Feldebene
Schutz vertraulicher Daten
Beschränken Sie den Zugriff auf bestimmte Felder innerhalb einer Entität von Dynamics CRM. Dies bedeutet, dass Benutzer nur auf bestimmte Datenfelder zugreifen können, abhängig von ihren Berechtigungen:
5. Segmentierung durch Organisationseinheiten
Schutz interner Daten und Prozesse
Mit Dynamics CRM können Sie Organisationseinheiten und Geschäftsbereiche definieren, um Daten je nach Abteilung oder Funktion zu segmentieren und die Zugriffsrechte besser zu verwalten.
Vorteile der Segmentierung:
6. Access Teams
Flexible und kontextspezifische Berechtigungen
Durch den Einsatz von Access Teams können dynamische Berechtigungen für spezifische Datensätze erstellt werden, unabhängig von der Zugehörigkeit zu einer Rolle. So lässt sich der Zugriff auf Datensätze flexibel steuern und der Datenschutz optimieren.
Unterschied zwischen statischen und dynamischen Berechtigungen:
| Statische Berechtigungen | Dynamische Berechtigungen |
|---|---|
| Festgelegte Berechtigungen, die aufgrund von Sicherheitsrollen zugewiesen werden. | Flexible Berechtigungen, die sich situationsbedingt anpassen und auf aktuelle Daten basieren. |
7. Business Units
Strukturierte Zuweisung von Rollen und Berechtigungen
Business Units helfen, Datensätze und Benutzer in Dynamics CRM zu organisieren. Jede Business Unit verfügt über eine eigene Hierarchie und kann ihre eigenen Sicherheitsrollen und Berechtigungen haben. Dies erleichtert die Rechteverteilung und Verwaltung.
8. Auditing
Proaktive Überwachung und Nachverfolgbarkeit
Implementieren Sie Überwachungsfunktionen, um alle Aktivitäten und Änderungen innerhalb des Dynamics-CRM-Systems zu protokollieren und die Compliance zu gewährleisten.
Vorteile der Überwachung:
9. SSL- und Datenverschlüsselung
Schutz der Datenintegrität und -vertraulichkeit
Dynamics CRM unterstützt die SSL-Verschlüsselung zur Sicherung der Datenübertragung und die Verschlüsselung von Daten, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten.
10. Zwei-Faktor-Authentifizierung
Erhöhte Sicherheit durch Mehrfachauthentifizierung
Erhöhen Sie die Sicherheit durch Implementierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Die 2FA-Möglichkeiten von Microsoft:
| 2FA-Option | Beschreibung |
|---|---|
| Microsoft Authenticator-App | Kostenlose mobile App, die Benachrichtigungen oder zeitbasierte Einmalcodes (TOTP) für die Anmeldung bereitstellt. |
| SMS-Verifizierung | Einmaliger Bestätigungscode per SMS, den Benutzer zur Anmeldung eingeben müssen. |
| Telefonanruf-Verifizierung | Benutzer erhalten einen Anruf und bestätigen die Anmeldung durch Drücken einer Taste. |
| FIDO2-Sicherheitsschlüssel | Physische Sicherheitsschlüssel (z. B. USB-Token) für eine starke Authentifizierung. |
| Windows Hello for Business | Biometrische Authentifizierung (Gesichtserkennung, Fingerabdruck) oder PIN zur passwortlosen Anmeldung. |
| E-Mail-Verifizierung | Biometrische Authentifizierung (Gesichtserkennung, Fingerabdruck) oder PIN zur passwortlosen Anmeldung. |
| OTP-Generatoren von Drittanbietern | Unterstützung für Einmalcodes aus Apps wie Google Authenticator oder Authy. |
11. Integration mit Azure Active Directory
Zentrale Verwaltung von Identitäten und Zugriffen
Durch die Integration mit Azure Active Directory (AAD) können Unternehmen die Authentifizierung und Autorisierung zentral steuern.
Vorteile der AAD-Integration:
Fazit und Empfehlung
Die Sicherheit von Microsoft Dynamics CRM erfordert eine präzise Konfiguration und kontinuierliche Überwachung. Trotz der benutzerfreundlichen Oberfläche ist die Komplexität der Sicherheitskonfiguration nicht zu unterschätzen.
Wir empfehlen Ihnen, die Einrichtung gemeinsam mit Experten durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Sicherheitsmaßnahmen korrekt implementiert und auf Ihre spezifischen Anforderungen abgestimmt sind. Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere Dienstleistungen zu erfahren und wie wir Ihnen helfen können, Ihr Dynamics CRM optimal abzusichern.
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