Die Beta-Phase geht in den Start und unsere Experten haben getestet

Wir haben in der Vergangenheit bereits über Microsoft Loop berichtet, ein Produktivitätswerkzeug, das darauf abzielt, Teamarbeit innerhalb von Organisationen zu verbessern. Jetzt hat die Beta-Phase begonnen, und wir haben  Loop für Sie getestet.

Loop vereint Funktionen von Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Aufgabenmanagement und Echtzeit-Kommunikation in einer einzigen Anwendung. Dazu bietet Loop flexible Komponenten, wie gemeinsam genutzte Workspaces, die Integration mit Microsoft 365 und Echtzeit-Zusammenarbeit.

Außerdem stellt Loop Zugriffssteuerung und Versionsverlauf bereit, um die Sicherheit und Vertraulichkeit von Informationen zu gewährleisten. Mobile Apps für Android und iOS sind ebenfalls verfügbar, jedoch aktuell nur für private Accounts.

Das sagt unser Technik-Team über die Arbeit mit Microsoft Loop:

Die Vorteile – dafür ist Microsoft Loop gut:

Microsoft Loop lässt sich gut als Kollaborationsplattform nutzen, wenn man auf dynamische Projektplanung und agile Vorgehensweise setzt. Die gute visuelle Übersichtlichkeit hilft Nutzern beim einfachen Austausch von Informationen. Die plattformübergreifende Synchronisation von Dateien steigert die Effizienz in der Zusammenarbeit. Features wie die AI-Unterstützung „Copilot“, verschiedene Vorlagen sowie Vorschläge von nützlichen Dokumenten erweisen sich als hilfreich bei der Nutzung. Auch die Integration von Kalender und das synchronisieren von Aufgaben mit To-do erleichtern die Arbeit. Als Ort für Brainstormings für die Planung von Projekten oder Dokumentation von Meetings ist die App gut nutzbar.

Allerdings bietet Loop viele Funktionen, die es bei anderen Microsoft Produkten bereits gibt. Vor allem im Vergleich mit Teams in Verbindung mit OneNote und Planner sind nahezu alle Features wie Aufgabenplanung, gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, Benachrichtigungen bei Erwähnungen oder Aufgabenzuweisung sowie die Kommunikation im Team schon abgedeckt.

Die Nachteile der Plattform:

Ein großer Nachteil bei der Nutzung von Loop sind die Speicherorte der Loop-Komponenten, die außerhalb der Loop App in Outlook, Teams oder Word erstellt werden, sowie der Dateien, die in der Loop-App auf Seiten abgelegt werden. Diese werden im jeweiligen OneDrive des Erstellers gespeichert, was zum Verlust wichtiger Daten führen kann – wenn z.B. der Mitarbeitende das Unternehmen verlässt. Update vom November 2023: Wurden die Loop-Komponenten z.B. in einem Teams-Kanal erstellst, ist der neue Speicherort nun der SharePoint hinter diesem Teams-Kanal. Bei einzelnen Loop-Komponenten die z.B. in Teams Chat, Outlook. Whiteboard oder Word for the Web erstellt worden sind, bleibt es bei dem Speicherort.

Zudem ist es nicht möglich, einen Loop-Arbeitsbereich für ein Microsoft Team automatisch mit zu erstellen oder anwenderfreundlich einzubinden.

Unsere Empfehlung zur Verwendung:

Aufgrund der genannten Vor- und Nachteile empfehlen wir Loop nur in Verbindung mit entsprechenden Richtlinien zur Nutzung zu aktivieren, da sonst die Gefahr von Datenverlust oder Unklarheit der Toolnutzung pro Anwendungsfall entstehen wird.

Updates zu Microsoft Loop (Stand November 2023)

• Loop-Workspaces und Pages, die innerhalb von Loop erstellt werden, nehmen nun Speicherplatz im SharePoint-Speicherkontingent der Organisation ein. Dies bedeutet, dass Loop-Arbeitsbereiche jetzt bis zu 1 TB Speicherplatz haben können, im Gegensatz zu der vorherigen Begrenzung von 5 GB während der Public Preview Phase. In dieser Phase wurden Loop-Workspaces und Pages auf persönlichen Speicherplatz beschränkt.

• Administratoren können sich jetzt mit SharePoint Online PowerShell verbinden, um eine Liste aller Loop-WorkSpaces anzuzeigen und den jeweils genutzten Speicherplatz zu überprüfen. Dies vereinfacht die administrative Verwaltung erheblich.

• Loop-Komponenten können nun auch in Teams-Kanälen erstellt werden und werden auf der SharePoint-Website des Teams-Kanals gespeichert. Diese Änderung beseitigt die Einschränkung, dass Loop-Komponenten nur im Teams-Chat, nicht jedoch in einem Teams-Kanal geteilt werden können. Die Loop-Komponenten sind in allen Kanaltypen verfügbar (Standard, privat, freigegeben), können jedoch von Benutzern außerhalb der Organisation nicht angezeigt oder bearbeitet werden.

• Einzelne Loop-Komponenten, die außerhalb von Loop-Workspaces oder Teams-Kanälen in anderen Microsoft 365-Apps erstellt werden (z.B. Teams Chat, Outlook, Whiteboard, Word für das Web), werden weiterhin im OneDrive des Erstellers gespeichert und können manuell für zusätzliche Benutzer freigegeben werden.

• Loop Workspaces nutzen jetzt keine Microsoft 365-Gruppen mehr für die Zugriffsverwaltung. Benutzer werden stattdessen einzeln hinzugefügt, was zu einer klaren Liste von individuellen Nutzern für die Zugriffsverwaltung führt. Diese Änderung korrigiert die vorherige Kritik von uns, dass nur bestehende M365-Gruppen für die Berechtigung eines Loop-Arbeitsbereichs verwendet werden können.

• Der Rollout begann im November und wird voraussichtlich spätestens im Dezember abgeschlossen sein.

Sie haben Interesse an Loop und würden gerne wissen, wie sie es am besten implementieren?

Gerne können Sie bei Fragen auf uns zukommen, unsere Experten helfen Ihnen weiter! Auch bei der Governance können wir Sie unterstützen. Wir haben dazu bereits einige Best Practices.