Informationspraline – Wie Sie Standard-Apps clever für Collaboration einsetzen

Unsere Informationspralinen, klein aber fein.
Ein Tipp für ein kleines Feature oder ein kleiner Trick in der Nutzung einer Anwendung – das erwartet Sie hier. Wir zeigen Ihnen kleine Griffe und Einstellungen, die sich bei Bedarf einfach in Ihren Arbeitsalltag integrieren lassen und Sie damit an der ein oder anderen Stelle schneller und effizienter werden lassen.

Wie Sie Standard-Apps clever für Collaboration einsetzen

(global, über Zeitzonen hinweg und ortsungebunden)

Arbeiten Sie in Meetings gerne agil und visuell mit einem Whiteboard und Klebezetteln, Moderationskarten und Magneten? Hätten Sie gerne die Möglichkeit, gemeinsam an einem Whiteboard zu arbeiten, auch wenn Ihr Team über verschiedene Standorte – eventuell sogar international über Zeitzonen hinweg – verteilt sitzt? Wir haben eine ganz einfache Lösung: Nutzen Sie PowerPoint Online, um Ihr Whiteboard virtuell und interaktiv zu gestalten. Wir zeigen Ihnen anhand unseres Beispiels, wie clever Sie eine Standard-App zu Ihrem Werkzeug machen können.

In unserem Marketingteam arbeiten Claudia, Susanne, Patrick und ich zusammen. Schon mit vier Personen ist es nicht immer leicht, einen Termin zu finden, an dem wir alle im gleichen Büro anwesend sind. Wenn Susanne im Homeoffice, Claudia und Patrick im Büro in Darmstadt und ich im Mannheimer Büro arbeiten, können wir trotzdem problemlos unser Teammeeting durchführen und dabei den aktuellen Stand unserer Aufgaben besprechen.

Hierfür habe ich zuerst eine Vorlage für unser Whiteboard, in diesem Fall ein Kanban-Board, erstellt. Dieses enthält Elemente, die in der Regel nicht mehr bearbeitet werden, wie die Kategorien in den grünen Feldern, und solche, die frei bewegt und beschriftet werden können, wie die Klebezettel und die grünen und roten “Magnete”. Mithilfe der Templates in der unteren Reihe haben alle sofort Zugriff auf die Formen, die PowerPoint standardmäßig anbietet und müssen diese nicht erst heraussuchen. Im Meeting können dann alle gleichzeitig darauf zugreifen und daran arbeiten. Die Änderungen können dank der farbigen Anzeige, wer woran arbeitet, live nachvollzogen werden. Das Dokument speichert sich regelmäßig selbst und ist auf dem OneDrive des Erstellers abgelegt.

Die großen Vorteile gegenüber kostenpflichtigen Online-Whiteboard-Lösungen?
– Es ist sehr nutzerfreundlich und intuitiv bedienbar, weil jeder schonmal mit PowerPoint gearbeitet hat und an die Verwendung gewöhnt ist.
– Es ist kostengünstig auch mit externen Partnern und Lieferanten einsetzbar, weil es ausreicht, wenn nur eine Person die entsprechende Lizenz für PowerPoint Online besitzt. Die anderen Mitwirkenden erhalten den Link an ihre E-Mail Adresse gesendet und können darüber die Präsentation öffnen und bearbeiten – unabhängig davon, ob sie eine O365 Lizenz haben.