Im letzten Newsletter hatten wir besprochen, ob und wie schnell PowerApps im Unternehmen einsetzbar sind. (Falls Sie das verpasst haben, finden Sie den Beitrag hier.) Heute möchten wir Ihnen ein, zwei Nutzungsszenarien vorstellen und mit Ihnen dazu gemeinsam eine kleine Nutzenrechnung vornehmen.

Flow im Unternehmenseinsatz – wir rechnen es durch

Noch immer ist es bei vielen Unternehmen (auch in IT Firmen) so, dass ein paar „Klassiker“ tatsächlich mit Papier und Stift oder mit unhandlichen Formularen erledigt werden: Die Reisekostenabrechnung, die Krankmeldung und der Urlaubsantrag.

Die erste Frage, die man sich hier stellen muss ist, warum das so ist. Wenn es um Bestell- oder Abrechnungsszenarien geht, sind in den meisten Unternehmen diese Prozesse selbstverständlich digitalisiert. Eingangsrechnung, Vertragsmanagement – hier würde niemand mehr nicht-digital mit Papier oder ohne vernünftige Workflows arbeiten. Warum passiert das nicht mit unseren drei Klassikern? Ist es zu schwierig? Nein, kaum. Die Aufgaben innerhalb der Prozessschritte ist bei allen Anwendungsfällen klar.

Meine Vermutung ist, dass man diese Prozesse schlicht deshalb nicht anfasst, weil – egal wie umständlich – die Mitarbeiter diese Prozesse zwangsweise durchlaufen müssen. Denn wie beim Schuster, der seine eigenen Schuhe zuletzt macht, liegt der Fokus von Unternehmen auf ihren Kunden und unsere drei Klassiker werden leider häufig stiefmütterlich betrachtet. Hinzukommt, dass sich die KollegInnen ja doch immer tapfer durchkämpfen – denn wer in Urlaub möchte, wird jeden noch so umständlichen Antrag ausfüllen – und wer seine Reisekosten zurück möchte, ebenfalls.

Dabei tun sich Unternehmen gerade an dieser Stelle keinen Gefallen. Zum einen verärgern sie ihre Mitarbeiter mit umständlichen Vorgängen, zum anderen aber verbrennen sie schlicht Geld. Und das muss ja nicht sein.

Zeit und Geld

Die zu betrachtenden Kennzahlen sind: Der Bearbeitungsaufwand, Kontrollaufwand und die Durchlaufzeit.
Machen wir einfach ein kleines Rechenbeispiel anhand einer Urlaubs-Antragsstellung:

Das ist eine konservative Schätzung. Glauben Sie nicht? Dann stellen sie sich mal mit einer Uhr nebendran – Sie werden sich wundern. Selbst wenn Punkt 6 (die Prüfung Resturlaub, Vertreter und Projektlage) nicht stattfinden würde, läge der Vorgang noch immer bei über 10 Minuten.
Digitalisiert man diesen Prozess, ist der Fortschritt offensichtlich:

Gehen wir jetzt von einem fiktiven Unternehmen mit 250 Mitarbeitern aus, die drei Mal im Jahr einen Urlaubsantrag einreichen (Ostern, Sommer, Weihnachten), würde eine Beispielrechnung ergeben, dass wir bei 250 Mitarbeitern allein bei den Urlaubsanträgen von knapp 10.000 EUR sprechen. Pro Jahr.

Dabei müssten es mit Einsatz von Flow nur 1.500 EUR sein. Pro Jahr. (Für alle ganz genauen Leser gibt es die vollständige Rechnung am Ende.)

Insgesamt sprechen wir aber nicht nur von einer reinen Kostenreduktion, sondern natürlich auch von einer Zeitersparnis von über 50 Stunden die produktiv frei werden. Und bislang sprechen wir auch nur von drei Urlaubsanträgen im Jahr. Überlegen Sie, wie viele Krankmeldungen und wie viele Reisekostenabrechnungen da noch hinkommen.

Digitalisiert man diese Prozesse, ist man einen Riesenschritt weiter. Dass es sich rechnet, liegt auf der Hand.

Jeder Flow startet mit einem Trigger – ich hoffe, ich habe einen bei Ihnen ausgelöst. Starten Sie noch heute und setzen Sie Ihren Klassiker doch einfach mit Flow um.

Für alle, dies es selbst schon einmal probieren wollen, haben wir hier den Link zu einer ganz vernünftigen Anleitung eingestellt.

https://docs.microsoft.com/de-de/flow/sequential-modern-approvals

Brauchen Sie Unterstützung, melden Sie sich einfach – wir helfen gern. Ich hoffe sehr, dass Sie auch heute etwas für sich mitgenommen haben und freue mich über Ihr Feed-back!

Ihre Claudia Baumer

acoris AG, Ihr SharePoint Spezialist.

Hier, wie versprochen, die aufgeschlüsselte Rechnung: