Wenn Corona eine positive Sache im Arbeitsalltag hervorgerufen hat, dann ist es in meinen Augen das „wake-up“ für Deutschland in Sachen Digitalisierung. Ich finde es schon spannend, wie schnell plötzlich alle auf TEAMS oder andere Kollaborationstools umgestellt haben. Und es funktioniert gut. Klar gibt es bei aller intuitiven Bedienung noch kleine Ruckler, aber im Großen und Ganzen kann man, finde ich, konstatieren, dass die meisten User schon ganz gut klarkommen. Zumindest ist das der Eindruck, den mir die meisten meiner Kunden in den diversesten Gesprächen der letzten Zeit vermittelt haben.

Allerdings kann so ein schneller Start mit einem neuen Tool auch dazu führen, dass sich viele Chats, Dokumente, Kanäle und ggf. ganze Teams ansammeln, von denen der Großteil schon nach kurzer Zeit eigentlich nicht mehr gebraucht wird. Oder dass etwas, wenn es dann doch gebraucht wird, nicht mehr auffindbar ist. Wie das eben so ist, wenn es schnell gehen muss und man eine Software-Lösung in Hochgeschwindigkeit einführt und die Governance dazu (erst mal) auf der Strecke bleibt.

Was also jetzt tun?

Ich hätte da eine Idee für Sie: Haben Sie schon einmal über eine Kehrwoche nachgedacht?
Eine digitale, natürlich. Die Idee ist, in einem festgelegten Intervall immer mal wieder aufzuräumen und Platz zu schaffen. Würden Sie nicht digital, sondern noch mit Papier arbeiten, müssten Sie ja auch Ihren Schreibtisch aufräumen, wichtige Dokumente in Ordner einsortieren und solche, die sie nicht mehr brauchen, wegschmeißen.

Denn bei allem Speicherplatz: Wirklich effizientes Arbeiten ist nur dann möglich, wenn Sie Ihre Daten noch einigermaßen im Griff haben. Überlegen Sie sich jetzt ein paar Regeln, die Sie bei der Dokumentenablage und der Erstellung von Teams befolgen, dann erleichtern Sie sich selbst die tägliche Arbeit und sparen Zeit beim Aufräumen. Das ist dann auch schon der erste richtige Schritt in Richtung Governance.

Wie ist es denn bei Ihnen? Haben Sie vielleicht sogar schon eine eigene Teams Governance oder eine Art Kehrwoche? Oder ist Ihnen gerade eine tolle eigene Idee dazu gekommen? Ich bin gespannt und freue mich auf Ihre Kommentare!

Ihre Claudia Baumer