Microsoft Teams ist das gefragte Kollaborationstool – und bei vielen Unternehmen sehr viel schneller etabliert, als ursprünglich geplant.
Dokumenten- und Informationsmanagement in TEAMS
Oberflächlich betrachtet, macht es uns Microsoft sehr leicht, MS Teams im Unternehmen einzuführen, da es ja mit O365 sowieso schon vorhanden und sofort einsatzbereit ist. Mit MS Teams bekommen wir aber nicht nur ein neues Tool für die schnelle Kommunikation per Chat und komfortable Video-Konferenzen – nein, wer mit MS Teams arbeitet, revolutioniert auch sein Dokumentenmanagement. MS Teams als Cloud-Service nutzt selbstverständlich OneDrive und SharePoint Online für die Dateiablage. Und ehe es die Anwender und Anwenderinnen so richtig merken, entsteht neben dem etablierten Fileshare oder dem SharePoint On-Premises eine parallele Dateiablage in den Cloud-Tools! Spätestens jetzt wird deutlich, dass die MS Teams-Einführung gut geplant und professionell begleitet werden muss. Nicht jedes Unternehmen ist bereit, das Dokumententen- und Informationsmanagement mit der MS Teams-Einführung auch in die Cloud zu verlagern, weil der Aufwand, vorhandene Ablagestrukturen zu migrieren, durchaus enorm sein kann, die Mitarbeiter/innen nicht überfordert werden dürfen oder es im Unternehmen Vorbehalte gibt, bzgl. der Dateiablage in der Cloud.
Wer vollständig auf die Dateiablage in der Cloud verzichten möchte oder ein hybrides Szenario bevorzugt, kann jede beliebige Website oder Dokumentenbibliothek eines SharePoint On-Premises in einen Teams-Kanal einbinden. Dafür erzeugt man einen neuen Reiter, wählt „Website“ und gibt die URL einer SharePoint Teamsite oder Dokumentenbibliothek ein – und schon ist der vorhandene SharePoint On-Premises in MS Teams integriert und nutzbar. Anstatt ein Dokument im Chat oder im Kanal hochzuladen, teilt man den SharePoint-Link zum Dokument.
Teams-Gäste authentifizieren
Wie geht man aber vor, wenn ein Team mit externen Gästen geteilt wird? Findet die Dateiablage im SharePoint Online des Teams statt, haben Gäste im Standard auch automatisch Zugriff auf die geteilten Dokumente. Dies ist natürlich nicht so, wenn für das Dokumentenmanagement der eingebundene SharePoint On-Premises genutzt wird. Denn der On-Prem SharePoint kann in der Regel nur die Benutzer aus dem lokalen Active Directory anmelden, die Benutzer aus dem Azure-AD und damit auch die Teams-Gäste sind für ihn unbekannt. Abhilfe schafft der Einsatz des SharePoint-Authentifizierungsproviders, welcher eine zentrale Berechtigungsverwaltung für SharePoint und MS Teams über das Azure AD ermöglicht. Korrekt konfiguriert sorgt der Authentifizierungsprovider dafür, dass Benutzer und damit auch Gäste am lokalen SharePoint authentifiziert werden können. Dafür leitet der SharePoint den Benutzer zum Anmelden an das Azure AD weiter, welches diesen nach erfolgreicher Anmeldung wieder zurück zum SharePoint schickt. Falls der Anwender schon in Teams angemeldet ist, erfolgt die Authentifizierung im SharePoint ganz automatisch im Hintergrund – und der Anwender merkt nichts davon.
Damit das so funktioniert, muss der SharePoint-Administrator zuvor die Azure AD Nutzer und die Gäste auf die SharePoint-Seite berechtigen. Dafür wird ein weiteres Tool benötigt: Azure CP. Azure CP ermöglicht, vom SharePoint People Picker auf die Azure AD Benutzer und Gruppen zuzugreifen und so die richtigen Berechtigungen zu setzen.
Mit dieser eleganten Lösung wird auch dem externen Gast-Benutzer per Single Sign-On ein barrierefreies Arbeiten zwischen Microsoft Teams und dem SharePoint On-Premises ermöglicht.
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