Change Management ist das Herzstück moderner Organisationen in der Wissensgesellschaft. Es hilft, den Wandel strategisch anzugehen, Mitarbeiter einzubinden und technologische sowie kulturelle Transformationen erfolgreich zu gestalten.
Ohne professionelles Change Management riskieren Unternehmen nicht nur Ineffizienz, sondern auch den Verlust ihrer Innovationskraft – und damit ihrer Wettbewerbsfähigkeit.
In diesem Beitrag werden wir uns an einer Definition von Change Management im Kontext der Wissensgesellschaft versuchen und die Rolle von Change Management im Zuge der Werkzeuge rund um M365 beleuchten.
Dieses Inhaltsverzeichnis soll Ihnen als Absprungpunkt helfen, wenn Sie direkt zu spezifischen Punkten springen möchten.
Einführung
Definition von Change Management
Change Management bezieht sich auf die systematische Herangehensweise an den Übergang von Individuen, Teams und Organisationen von einem aktuellen Zustand zu einem gewünschten zukünftigen Zustand. Es umfasst Strategien, Prozesse und Werkzeuge, um Veränderungen effektiv zu planen, zu implementieren und zu überwachen.
Warum ist Change Management in der Wissensgesellschaft wichtig?
In der heutigen Wissensgesellschaft – geprägt durch Digitalisierung, Globalisierung und den rasanten Wandel von Technologien – ist die Fähigkeit, Veränderungen erfolgreich zu managen, ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Lassen Sie uns die zentralen Faktoren betrachten, die Change Management im Unternehmen zu einem überaus wichtigen und wertvollen Instrument machen:
1. Dynamik und Komplexität steigen an
Märkte, Technologien und Kundenbedürfnisse entwickeln sich schneller als je zuvor. Die Einführung neuer digitaler Technologien erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch kulturelle Anpassungen an neue Formen der Zusammenarbeit.
2. Mitarbeiter als Wissensressource
In der Wissensgesellschaft – das liegt auf der Hand – ist Wissen die wichtigste Ressource. Abgelegt in hoffentlich intelligenten Datenhaltungssystemen, ist neben diesen der Mensch nicht nur Ausführender, sondern aktiver Gestalter von Innovation.
Die Fähigkeit, Wissen zu erzeugen, zu teilen und anzuwenden, ist entscheidend für den Erfolg von Organisationen. Dies stellt besondere Anforderungen an das Change Management, da Veränderungen oft schnell aber gleichzeitig kontinuierlich erfolgen müssen.
3. Vermeidung von Wissens-Silos
In vielen Organisationen ist Wissen fragmentiert. Abteilungen arbeiten isoliert, was zu ineffizienten Prozessen und Arbeitsergebnissen führt. Dem kann eine offene Unternehmenskultur entgegenwirken.
Zudem kann hier Technologie einen entscheidenden Kontrapunkt machen, denn Tools wie SharePoint oder Microsoft Teams können den Austausch von Wissen aktiv unterstützen.
4. Technologische Transformation
Die Wissensgesellschaft ist eng mit der Digitalisierung verwoben. Unternehmen müssen regelmäßig neue Technologien einführen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Betrachten wir alleine den derzeitigen Hype um die KI – undenkbar, sich einem solch umwälzenden Thema nicht anzunehmen.
Diese Geschwindigkeit des technologischen Wandels bzw. der technologischen Weiterentwicklungen können schnell zu Überforderung und Ablehnung führen.
5. Kulturelle Anpassung
Neben technologischen Aspekten erfordert der Wandel auch eine Veränderung der Unternehmenskultur. Offenheit, Agilität und Zusammenarbeit werden in der Wissensgesellschaft zu den entscheidenden Skills und Werten – sowohl von den Mitarbeitenden als auch vom Unternehmen selbst.
Die Grundlagen und Ansätze des Change Managements
Wir haben also verstanden, dass die Wissensgesellschaft spezifische Herausforderungen mit sich bringt, wie
- die Notwendigkeit, kontinuierlich neues Wissen zu erwerben und zu integrieren,
- die Fähigkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren.
Gleichzeitig bietet sie Chancen, durch den Einsatz von Technologie und kollaborativen Tools Innovationen voranzutreiben und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
Gängige Modelle wie das 8-Stufen-Modell von Kotter oder das ADKAR-Modell bieten strukturierte Ansätze für das Change Management. Diese Modelle können im Kontext von M365 angewendet werden, um Veränderungen systematisch zu planen und umzusetzen. Machen wir einen kurzen Ausflug zu den Modellen.
Das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter
Das 8-Stufen Modell ist ein bewährtes Framework im Change Management, das Organisationen dabei hilft, effektive und nachhaltige Veränderungen zu erzielen. Hier sind die acht Stufen im Detail:
1. Erzeugen eines Dringlichkeitsgefühls
Es ist wichtig, ein Bewusstsein für die Notwendigkeit der Veränderung zu schaffen. Dies kann durch die Analyse von Markt- und Wettbewerbssituationen sowie durch das Aufzeigen von Krisen und Chancen geschehen.
2. Aufbauen einer Führungskoalition
Ein starkes Team aus Führungskräften und einflussreichen Personen innerhalb der Organisation wird gebildet, um den Veränderungsprozess zu leiten und zu unterstützen.
3. Entwickeln einer Vision und Strategie
Eine klare Vision und Strategie für die Veränderung wird entwickelt, um die Richtung vorzugeben und die Mitarbeiter zu motivieren.
4. Kommunizieren der Veränderungsvision
Die Vision und Strategie müssen effektiv und wiederholt an alle Mitarbeiter kommuniziert werden, um ein gemeinsames Verständnis und Engagement zu schaffen.
5. Befähigen der Mitarbeitenden auf breiter Basis
Hindernisse, die die Umsetzung der Veränderung erschweren, werden identifiziert und beseitigt. Dies kann formale Strukturen, fehlende Fähigkeiten oder Widerstände von Vorgesetzten umfassen.
6. Schaffen schneller Erfolge
Kurzfristige Erfolge werden geplant und erreicht, um die Glaubwürdigkeit des Veränderungsprozesses zu stärken und die Motivation der Mitarbeiter zu erhöhen.
7. Konsolidieren der erzielten Erfolge und Einleiten weiterer Veränderungen
Die erzielten Erfolge werden gefestigt und weitere Veränderungen werden initiiert, um den Prozess voranzutreiben und zu verhindern, dass die Organisation in alte Muster zurückfällt.
8. Verankern der neuen Ansätze in der Kultur
Die neuen Verhaltensweisen und Prozesse werden in der Unternehmenskultur verankert, um sicherzustellen, dass die Veränderungen dauerhaft bestehen bleiben.
Das 8-Stufen-Modell hilft dabei, Veränderungen systematisch und erfolgreich zu gestalten, indem es klare Schritte und Maßnahmen vorgibt, die aufeinander aufbauen – allerdings bezieht sich Kotter in der Hauptsache auf große, global agierende Unternehmen.
Somit sollten KMU diese Vorgehensweise kritisch betrachten und ggf. auf ihre spezifischen Bedarfe anpassen.
Das ADKAR-Modell
Hier geht es wesentlich nicht um die Sicht des Unternehmens, sondern fokussiert auf die Einzelpersonen als Ausgangspunkt. Das ADKAR-Modell wurde von Prosci entwickelt und konzentriert sich auf die individuellen Veränderungen, die notwendig sind, um organisatorische Veränderungen erfolgreich umzusetzen.
ADKAR ist ein Akronym und steht für die fünf wesentlichen Phasen, die Einzelpersonen durchlaufen müssen, um Veränderungen zu akzeptieren und zu verankern:
A | Awareness (Bewusstsein)
Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter das Bewusstsein für die Notwendigkeit der Veränderung entwickeln. Sie müssen verstehen, warum die Veränderung notwendig ist und welche Risiken bestehen, wenn keine Veränderung erfolgt.
D | Desire (Verlangen)
Nachdem das Bewusstsein geschaffen wurde, müssen die Mitarbeiter den Wunsch entwickeln, die Veränderung zu unterstützen und daran teilzunehmen. Dies kann durch Motivation, Anreize und das Aufzeigen persönlicher Vorteile erreicht werden.
K| Knowledge (Wissen)
Die Mitarbeiter benötigen das Wissen darüber, wie die Veränderung umgesetzt werden kann. Dies umfasst Schulungen, Workshops und andere Lernmöglichkeiten, um die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse zu vermitteln.
A| Ability (Fähigkeit)
Neben dem Wissen müssen die Mitarbeiter auch die Fähigkeit haben, die Veränderung in die Praxis umzusetzen. Dies bedeutet, dass sie die neuen Prozesse und Verhaltensweisen tatsächlich anwenden können.
R| Reinforcement (Verstärkung)
Schließlich ist es wichtig, die Veränderung zu verstärken, um sicherzustellen, dass sie dauerhaft bleibt. Dies kann durch kontinuierliche Unterstützung, Feedback und Belohnungen für die Einhaltung der neuen Verhaltensweisen erreicht werden.
Das ADKAR-Modell hilft dabei, den Veränderungsprozess strukturiert und zielgerichtet zu gestalten, indem es sich auf die individuellen Bedürfnisse und Herausforderungen der Mitarbeiter konzentriert.
Es ist besonders nützlich, um Widerstände zu identifizieren und gezielt anzugehen.
Es ist vielseitig einsetzbar und eignet sich für verschiedene Arten von Veränderungen in unterschiedlichen Kontexten. Wir finden es besonders gut, wenn es um die Implementierung neuer Technologien geht.
Das Lewin’s Change-Modell
Entwickelt von Kurt Lewin haben wir hier ein grundlegendes Framework, das den Change Management Prozess in drei Phasen unterteilt: Unfreeze (Auftauen), Change (Verändern) und Refreeze (Einfrieren). Betrachten wir die einzelnen Phasen detaillierter:
Phase 1 | Unfreeze (Auftauen)
In dieser Phase geht es darum, den Status quo zu hinterfragen und die Organisation auf die bevorstehende Veränderung vorzubereiten. Dies beinhaltet:
Erkennen der Notwendigkeit zur Veränderung: Die Organisation muss verstehen, warum eine Veränderung notwendig ist.
Kommunikation: Die Gründe für die Veränderung müssen klar und transparent kommuniziert werden, um die Mitarbeiter zu überzeugen und Widerstände abzubauen.
Schaffung eines Dringlichkeitsgefühls: Es ist wichtig, ein Gefühl der Dringlichkeit zu erzeugen, um die Bereitschaft zur Veränderung zu erhöhen
Phase 2 | Change (Verändern)
In dieser Phase wird die eigentliche Veränderung umgesetzt. Dies umfasst:
Implementierung neuer Prozesse und Strukturen: Die geplanten Veränderungen werden eingeführt.
Unterstützung und Schulung: Mitarbeiter erhalten die notwendige Unterstützung und Schulung, um sich an die neuen Prozesse anzupassen.
Kommunikation und Beteiligung: Kontinuierliche Kommunikation und Einbindung der Mitarbeiter sind entscheidend, um die Akzeptanz und das Engagement zu fördern
Phase 3 | Refreeze (Einfrieren)
In der letzten Phase geht es darum, die Veränderungen zu stabilisieren und in der Organisation zu verankern. Dies beinhaltet:
Verstärkung der neuen Verhaltensweisen: Neue Prozesse und Verhaltensweisen werden durch Belohnungen und Anerkennung gefestigt.
Dokumentation und Standardisierung: Die neuen Prozesse werden dokumentiert und standardisiert, um sicherzustellen, dass sie langfristig beibehalten werden.
Kontinuierliche Unterstützung: Es wird weiterhin Unterstützung und Schulung angeboten, um sicherzustellen, dass die Veränderungen dauerhaft sind
Wir finden, dass das Lewin’s Change-Modell eine solide Grundlage für das Verständnis und die Umsetzung von Veränderungen in Organisationen (auch kleinerer) bietet. Es ist besonders nützlich, um den Veränderungsprozess strukturiert und systematisch anzugehen.
Zusammengefasst auf einen Blick
Die Erfolgsfaktoren im Change Management einfach zusammengefasst sind: Kommunikation, Führung, Partizipation.
Unsere Empfehlung: Kommunizieren Sie die Vision und die Notwendigkeit der Veränderung klar, um Missverständnisse zu vermeiden. Lassen Sie Ihre Führungskräfte als Vorbilder agieren, die den Veränderungsprozess aktiv unterstützen. Binde Sie die Mitarbeiter in den Veränderungsprozess ein, um Engagement und Akzeptanz zu fördern.
Microsoft 365 als Plattform für Wandel
Microsoft 365 (M365) ist eine leistungsstarke Plattform, um den Wandel und den Change-Prozess nicht nur zu begleiten, sondern aktiv voranzutreiben.
Microsoft 365 ist weit mehr als eine Sammlung bekannter Office-Anwendungen. Es ist eine integrierte Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, den Herausforderungen der Wissensgesellschaft zu begegnen und Veränderungsprozesse effektiv zu gestalten.
Kommunikation und Zusammenarbeit
Microsoft Teams
Ermöglicht nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit. Teams können Chats, Videoanrufe und gemeinsame Arbeitsbereiche nutzen, um Informationen schnell und effizient auszutauschen.
Engage
Als internes soziales Netzwerk fördert Microsoft Engage den offenen Austausch von Ideen und Feedback, was die Mitarbeiterbeteiligung und -akzeptanz erhöht
Dokumentenmanagement und Wissensaustausch
SharePoint
Bietet eine zentrale Plattform für das Dokumentenmanagement und den Wissensaustausch. Mitarbeiter können gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Informationen teilen und auf wichtige Ressourcen zugreifen.
OneDrive
Ermöglicht sicheren Cloud-Speicher für persönliche und geteilte Dateien, was den Zugriff auf wichtige Dokumente von überall aus erleichtert.
Achtung! Hier hat acoris eine klare Meinung und Empfehlung: Nutzen Sie OneDrive als Synchronisations-Werkzeug und überlassen Sie den SharePoint Team-Sites oder dem Dataverse die Speicherung.
Schulung und Weiterbildung
Microsoft Learn
Bietet eine Vielzahl von Schulungsressourcen und Lernpfaden, um Mitarbeiter bei der Nutzung von M365-Tools zu unterstützen und ihre Fähigkeiten kontinuierlich zu verbessern.
acoris Workshop Formate
Wir entwickeln für unsere Kunden passgenaue Formate für die Weiterentwicklung unterschiedlicher Zielgruppen – sprechen Sie uns einfach an.
Viva Learning
Integriert Lerninhalte direkt in den Arbeitsalltag und erleichtert den Zugang zu Schulungen und Weiterbildungsressourcen.
Automatisierung und einfach konsumierbare Informationen
Automatisierung von Prozessen
- Power Automate: Automatisiert wiederkehrende Aufgaben und steigert Effizienz.
- Power Apps: Entwickelt benutzerdefinierte Anwendungen zur Anpassung an Geschäftsanforderungen.
Datenintegration und -analyse
- Power BI: Integriert Datenquellen und bietet Analyse- und Visualisierungsfunktionen.
- Dataverse: Zentralisiert Datenverwaltung für Konsistenz und Verfügbarkeit.
Echtzeit-Überwachung und Berichterstattung
- Interaktive Dashboards: Visualisiert KPIs und wichtige Metriken in Echtzeit.
- Datenvisualisierung: Erleichtert das Erkennen von Trends und Mustern.
Verbesserte Entscheidungsfindung
- Datengetriebene Einblicke: Unterstützt fundierte Entscheidungen durch relevante Analysen.
- Szenario-Analysen: Bewertet Veränderungsszenarien und identifiziert optimale Strategien.
Transparenz und Kommunikation
- Teilen von Dashboards: Fördert Transparenz und Zusammenarbeit.
- Anpassbare Berichte: Passen sich an spezifische Nutzerbedürfnisse an.
Ein Werkzeugkasten für den Wandel
Microsoft 365 ist nicht nur ein technisches Toolset, sondern eine strategische Plattform, die Unternehmen hilft, kulturelle und organisatorische Veränderungen zu begleiten. Die Integration verschiedener Tools und ihre Fähigkeit, anpassbare Lösungen für unterschiedliche Unternehmensbedürfnisse zu bieten, machen M365 zu einem zentralen Bestandteil moderner Change-Management-Strategien.
Durch die gezielte Nutzung der Plattform können Unternehmen nicht nur schneller auf Veränderungen reagieren, sondern den Wandel auch proaktiv gestalten und langfristig erfolgreich bleiben. Microsoft 365 ist damit ein Schlüssel, um in der dynamischen Wissensgesellschaft nicht nur zu bestehen, sondern zu wachsen.
acoris als technischer und strategischer Begleiter
Wie kann nun ein IT-Unternehmen wie wir, das im Microsoft 365 (M365) berät, implementiert und betreibt, seine Kunden gezielt beim Change Management unterstützen? Ganz einfach: indem es technologische Kompetenz mit Change-Management-Expertise kombiniert. Wir möchten Ihnen kurz vorstellen, wie wir Sie in diesem Prozess begleiten können:
Strategische Beratung und Analyse
Bedarfsanalyse
Durchführung einer Ist-Analyse, um die bestehenden Prozesse, Tools und Herausforderungen des Kunden zu verstehen.
Identifikation von Wissenssilos, ineffizienten Prozessen und bestehenden Widerständen gegen Veränderungen.
Zieldefinition
Unterstützung bei der Definition klarer, messbarer Ziele für die Einführung von M365 (z.B. Steigerung der Effizienz, Verbesserung der Zusammenarbeit).
Festlegung von KPIs, um den Erfolg des Change-Prozesses zu messen.
Roadmap-Erstellung
Entwicklung eines maßgeschneiderten Plans für die Implementierung von M365. Dies beinhaltet:
- Auswahl relevanter Tools (z. B. Teams, SharePoint, Viva, Copilot).
- Identifikation von Pilotprojekten.
- Definition von Meilensteinen.
Hier arbeiten wir mit zwei Klassikern: Unserem Envisioning- oder Masterplanworkshop.
Kommunikation und Stakeholder-Management
Aufklärung und Überzeugungsarbeit
Durchführung von Workshops für Führungskräfte (bzw. definierte Stakeholder), um die Vision und die Vorteile von M365 zu kommunizieren.
Unterstützung bei der Erstellung von Kommunikationsplänen und spezielle für Ihr Unternehmen kuratierten Informationen, um alle Mitarbeiter über die Veränderungen zu informieren.
Einbindung von Change Champions
Identifikation von Change Champions innerhalb der Organisation, die als Multiplikatoren den Wandel vorantreiben.
Bereitstellung spezieller Workshop-Formate (z.B. Train-the-Trainer) für diese Schlüsselpersonen, damit diese ihre Teams effektiv unterstützen können.
Kommunikation und Stakeholder-Management
Technische Implementierung und Integration
Installation und Konfiguration von M365-Tools entsprechend den Anforderungen des Kunden.
Integration von M365 mit bestehenden Systemen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Pilotprojekte
Starten von Pilotprojekten in kleineren Teams oder Abteilungen, um Feedback zu sammeln und die Prozesse zu optimieren, bevor das Rollout auf die gesamte Organisation erfolgt.
Migration von Daten
Sichere Migration bestehender Daten in die M365-Plattform, um die Verfügbarkeit von Informationen sicherzustellen.
Mitarbeiterschulungen bzw. -workshops
Organisation von auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Trainingsprogrammen, die auf die Bedürfnisse verschiedener Zielgruppen zugeschnitten sind:
- Führungskräfte: Strategische Nutzung der Tools.
- Mitarbeiter: Praktische Anwendung im Alltag.
- IT-Teams: Technische Verwaltung und Sicherheit.
- Champions: Best Practices im Train-the-Trainer Format
On-Demand-Ressourcen
Starten von Pilotprojekten in kleineren Teams oder Abteilungen, um Feedback zu sammeln und die Prozesse zu optimieren, bevor das Rollout auf die gesamte Organisation erfolgt.
Fortlaufender Support
Bereitstellung eines Application Supports, der Fragen zu M365-Tools beantwortet und bei Problemen unterstützt.
Wenn gewünscht, bieten wir Ihnen auch regelmäßige Feedback-Schleifen für Ihre Mitarbeitenden an, um deren Erfahrungen zu verbessern und Kenntnisse zu verstetigen (z.B. Implementierung einer Smart-Bar – sprechen Sie uns einfach an).
Kontinuierliche Begleitung und Optimierung
Messung und Analyse
Kontinuierliches Monitoring der KPIs, um den Erfolg des Change-Prozesses zu bewerten (z. B. Nutzungsraten, Produktivitätssteigerungen).
Erstellung von Berichten, die zeigen, wie M365 den Arbeitsalltag der Mitarbeiter verbessert.
Anpassung und Weiterentwicklung
Identifikation von Schwachstellen und Optimierung der Prozesse.
Einführung neuer M365-Funktionen (z. B. Power Automate für zusätzliche Automatisierungen).
Wir von acoris stehen für die Förderung Ihrer Veränderungskultur, indem wir
- Best Practices aus anderen Projekten teilen,
- Ihre Führungskräfte dazu befähigen, als Vorbilder den Wandel aktiv zu unterstützen,
- Ihre Organisation für die langfristige Nutzung neuer Technologien vorbereiten.
Zusammenfassung
Ein IT-Unternehmen ist nicht nur technischer Dienstleister, sondern ein strategischer Partner im Change Management. Durch die Kombination von technischer Expertise, gezielter Kommunikation und kontinuierlicher Begleitung kann es sicherstellen, dass Kunden nicht nur M365 erfolgreich implementieren, sondern auch nachhaltig davon profitieren. Und noch ein Satz zum Schluss: ein guter IT-Dienstleister sagt an entscheidender Stelle auch einmal: „Nein, machen Sie das bitte nicht!“. Bislang haben unsere Kunden gerade davon immer profitiert.
Lassen Sie sich darauf ein, dass wir Sie sicher auf Ihrem Veränderungsweg begleiten? Uns würde es freuen.
Zu Kotter:
Zu Prosci:
Zu Lewin
