Microsoft bringt fast täglich Updates und neue Funktionen raus. Für viele Unternehmen stellt das eine echte Herausforderung dar und nicht jeder kann oder möchte jeden Schritt im Detail nachvollziehen.
In diesem Artikel gehen wir der Frage nach: Microsoft 365 (M365) entwickelt sich schnell – wie mithalten? Wir geben konkrete Tipps.
Inhaltsverzeichnis
Herausforderungen für Unternehmen
M365 ist mittlerweile ein zentraler Bestandteil moderner Arbeitsplätze. Täglich werden von Microsoft Updates und neue Features veröffentlicht, die einerseits den Arbeitsalltag erleichtern sollen, andererseits aber auch zu Verunsicherung führen können.
Microsoft Updates kosten den Mitarbeitenden Zeit
Laut einer Studie von Forrester Research aus dem Jahr 2022 geben 68 % der Unternehmen an, dass sie Schwierigkeiten haben, mit den schnellen Änderungen Schritt zu halten. Viele Mitarbeitende verbringen dadurch mehr Zeit damit, sich über Neuerungen zu informieren, als produktiv zu arbeiten.
Schwierigkeiten beim Verfolgen der Microsoft Updates
Der stetige Strom an Neuerungen macht es oft schwer, den Überblick zu behalten. Wer in der täglichen Arbeit auf Microsoft angewiesen ist, steht vor folgenden Herausforderungen:
Diese Herausforderungen verdeutlichen, warum es wichtig ist, Strategien zu entwickeln, die dabei helfen, die Veränderungen zu meistern.
Wie Sie mit den Updates Schritt halten
Kuratierte Informationen als Schlüssel
Um der Informationsflut zu begegnen, sind kuratierte Informationen ein wertvolles Hilfsmittel. Anstatt alle Quellen selbst zu durchforsten, können Sie sich auf ausgewählte, zuverlässige Informationszusammenstellungen verlassen.
Diese bieten die für das Unternehmen relevante und auf das Wesentliche reduzierte Neuerungen und filtern unwichtige Details heraus. So bleibt Ihnen mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.
Wie kommt man intern zu kuratierten Informationen?
Wenn wir verstanden haben, dass wir den Informations-Wust eindampfen müssen, damit wir in Aschenputtel-Manier “die guten ins Töpfchen, die schlechten ins Kröpfchen” nurmehr die relevanten Microsoft Updates ins Unternehmen lassen und die unwichtigen aussortieren, müssen wir eine Schaltfläche schaffen, die dafür sorgt.
Dies kann eine Unternehmens-Redaktion sein – oder ein Wisssensmanager, der unternehmensintern dafür sorgt, oder eben z.B. die acoris Service-Leistung.
Wenn Sie es im Unternehmen selbst intern besetzen wollen, müssen Sie allerdings darauf achten, dass diese Redaktion sowohl Anwender- als auch Admin-Themen sicher beherrscht.
Eine Erfolgs-Story von kuratierten Informationen
Microsoft hatte im Hintergrund eine Funktion eingeführt, die automatisch Kanäle in Teams archiviert, wenn sie über einen bestimmten Zeitraum inaktiv sind.
Diese Änderung wurde nur in der Microsoft 365 Roadmap und in einem Update innerhalb des Microsoft Message Centers erwähnt, jedoch ohne große Ankündigung in öffentlichen Medien oder Blogartikeln.
Viele Unternehmen, die auf Microsoft Teams für die tägliche Kommunikation setzen, wären möglicherweise überrascht gewesen, wenn plötzlich Kanäle verschwinden oder archiviert werden, ohne dass sie direkt davon erfahren hätten.
Spezialisierte IT-Blogs und Newsletter von M365-Experten griffen dieses Update auf und erklärten es in verständlicher Sprache. Wir informieren unsere Kunden, die den Service abonnieren, regelmäßig über solche „versteckten“ Änderungen.
Dieser Service hat IT-Admins und Power-User frühzeitig informiert, sodass sie:
Wir informieren Sie, wenn wichtige Updates anstehen.
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Strategien für die Umsetzung in der täglichen Arbeit mit Microsoft
Die reine Informationsaufnahme genügt nicht – es geht auch darum, die neuen Funktionen praktisch umzusetzen. Hier einige Strategien, die Ihnen helfen können:
2 Best Practices aus unserer Erfahrung
Persönliches Zeitmanagement und Weiterbildung
Ein effektives Zeitmanagement ist in Zeiten schneller Veränderungen unerlässlich. Planen Sie regelmäßige Zeitfenster ein, in denen Sie sich ausschließlich mit neuen M365-Updates beschäftigen.
So vermeiden Sie, dass der Arbeitsalltag unter der Informationsflut leidet. Investieren Sie in Ihre Weiterbildung die im besten Falle speziell auf die für Sie relevanten, neuesten M365-Features zugeschnitten ist.
Austausch mit Kollegen und Experten
Der Austausch im Team und mit externen Experten kann wahre Wunder wirken. Nutzen Sie interne Kommunikationsplattformen oder Foren, um Fragen zu klären und Best Practices zu teilen.
Auch regelmäßige Treffen mit Kollegen, die ähnliche Herausforderungen haben, können dabei helfen, den Überblick zu behalten.
Ein gemeinsames Verständnis für neue Technologien stärkt das gesamte Team und erleichtert die Umsetzung von Änderungen in M365 in der täglichen Arbeit.
Zusammenfassung
Die rasanten Veränderungen in M365 stellen Unternehmen und ihre Mitarbeitenden vor große Herausforderungen.
Letztlich ist es entscheidend, sich nicht von der schnellen Entwicklung überwältigen zu lassen. Mit den richtigen Strategien und Tools können Sie den Wandel nicht nur bewältigen, sondern auch aktiv für sich nutzen.
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