„Das Marketing braucht auch wieder eine Extrawurst“. Diesen Gedanken könnten meine KollegInnen vielleicht haben. Denn intern nutzen wir für internen Abstimmungen und Planungen schon einige Werkzeuge – vor allem OneNote. Und nun komme ich und will zusätzlich noch Planner nutzen.
Aber in meinen Augen ist der Microsoft Planner es wert, eine Extrawurst zu sein. Zumindest für jemanden wie mich, der es mag, sich mit Aufgabenpaketen und ToDos zu versorgen. Dazu kommt, dass ich Daten und Infos gerne übersichtlich und nett aufbereitet sehe – Marketing eben, wenn ich schon die „Klischeekeule“ schwinge.
Jetzt aber zurück zu Planner. Microsoft Planner ist eine wirklich charmante App um Pläne zu machen, darüber Teilbereiche zu definieren, Aufgaben zu notieren, zuzuweisen und – na klar – auch entsprechend abzuarbeiten.
Wie finde ich denn die App?
In unserem Marketing-Team haben wir Planner als Office 365 App in Teams eingebunden.
Das geht ganz einfach, indem ich eine neue Registerkarte hinzufüge. Es öffnet sich die App-Übersicht, in der auch Planner angezeigt wird. Angeklickt steht Planner ab sofort als neue Registerkarte zur Verfügung.
Wie arbeite ich mit Microsoft Planner?
Es bleibt einfach, denn der Planner ist wirklich intuitiv und schön zu bedienen. Je nach Umfang der Aufgaben macht es Sinn sich mehrere Pläne zu erstellen. Vielleicht reicht aber auch ein Plan, der dann mehrere Buckets enthält. Das entscheidet man selbst.
Ich habe für meine Marketing-Projekte mehrere Buckets angelegt.
Innerhalb eines Buckets definiere ich dann Aufgaben. Und innerhalb einer Aufgabe habe ich die Möglichkeit, diese Aufgaben weiter zu definieren.
Ich kann den Status bearbeiten und ein Start- und/oder Enddatum eintragen. Zudem kann eine Beschreibung ergänzt werden und eine Checkliste mit Unteraufgaben erstellt werden. Durch das Anklicken „Auf Karte anzeigen“, werden mir die Details der Aufgabe dann auch übersichtlich in der Gesamtübersicht angezeigt.
Abgehakte Aufgaben in der Checkliste sind innerhalb der Aufgabe sichtbar als erledigt markiert.
In der Gesamtübersicht werden diese bereits erledigten Aufgaben dann zu Gunsten der Übersichtlichkeit nicht mehr angezeigt. Der Fortschritt der Gesamtaufgabe wird aber dennoch transparent dargestellt. Wenn beispielsweise 3 von 5 Aufgaben abgearbeitet wurden erkennt man das in der Gesamtübersicht durch die Kennung „3/5“.
Das ist alles schon sehr praktisch und, wie ich finde, sehr übersichtlich und einfach zu bedienen. Und ich wage zu behaupten, dass das nicht nur die Marketer überzeugen kann. ;-)
Und was kann der Planner noch so?
Einfaches Verschieben per Drag & Drop
Super finde ich ja auch die Möglichkeit einer Aufgabe von einem Bucket in einen anderen zu verschieben. Das kann zum Beispiel sehr praktisch sein, wenn ich innerhalb einer Aufgabe merke, dass es komplexer wird, wenn sich weitere Aufgaben ergeben. Dann kann ein eigener Bucket Sinn machen. Diese Umstrukturierung ist dann recht einfach und vor allem übersichtlich.
Diagramme
Hier lächelt das „Marketer-Herz“ mit einem Faible für schöne Visualisierungen und Grafiken.
Das ist wirklich eine super Funktion, die einen schnellen Überblick verschafft.
Zum einen über den Status der Aufgaben an sich in den jeweiligen Buckets, aber zum anderen auch über die Verteilung der Aufgabenlast bei den Personen.
Kalenderansicht
Die Kalenderübersicht zeigt mir monats- oder wochenweise die anstehenden und zu erledigenden Aufgaben.
Wenn die Kalenderübersicht auch dazu dient, die eigene Ressourcenverteilung zu sehen, dann funktioniert die Kalenderübersicht meiner Meinung nach am besten, wenn möglichst wenige Boards verwendet werden und alles über Buckets und Unteraufgaben organisiert wird.
Was funktioniert noch?
Generell können auch Unterlagen als Anlage ergänzt werden. Diese Möglichkeit nutzen wir allerdings nicht, da wir unsere Ablage über unsere Marketing & Sales Teamsite im SharePoint strukturiert haben.
Mein Fazit
Generell ist der Planner sicherlich eines von vielen Aufgabenplanungs-Tools aus der Microsoft Welt. Durch die Visualisierung der Aufgaben, die intuitive Bedienung und die einfache Integration mit den anderen Microsoft-Anwendungen hat sich der Planner für mich inzwischen zu einem meiner liebsten Tools gemausert. Und ich glaube, dass das nicht nur etwas für die Marketer und ihre Extrawürstchen ist. Sondern vielleicht auch eine praktikable und gleichzeitig übersichtliche wie ansprechende Anwendung zur Aufgabenübersicht für Sie. Wie schaut es denn bei Ihnen aus? Was ist bei Ihnen im Einsatz? Vielleicht auch der Planner, Outlook-Aufgaben oder etwas ganz anderes?
Ich freue mich auf Ihr Feedback,
Ihre Susanne Boor
