Effektive Kundenbeziehungen und eine nahtlose Integration von Unternehmenssystemen sind entscheidend für den Erfolg von Unternehmen. In diesem Artikel möchten wir Sie in das Dynamics CRM-System einführen, die Vorteile seiner Integration in das Microsoft-Ökosystem aufzeigen und unsere Empfehlung zur Verwendung auf Basis unserer Erfahrung aussprechen.
Vorab zwei wichtige Definitionen
Was ist ein CRM-System?
Ein CRM-System (Customer Relationship Management) ist eine Softwarelösung, die darauf abzielt, Kundenbeziehungen zu verwalten und zu pflegen. Es bietet Funktionen wie Kontaktverwaltung, Vertriebsmanagement, Kundenkontakt und Auswertungen. Microsoft Dynamics ist eine solche CRM-Lösung, die diese Funktionen bietet und Teil des umfassenden Microsoft-Ökosystems ist.
Was ist das Microsoft-Ökosystem?
Das Microsoft-Ökosystem ist riesig: Von Betriebssystemen bis hin zu Office-Anwendungen bis hin zur passenden Hardware. Microsoft mischt überall im IT-Bereich mit und deckt dabei einerseits die Bedarfe der Verbraucher ab und stellt Unternehmen andererseits eine breite Palette an Diensten zur Verfügung, die die Informationsverarbeitung, Datenhaltung, das kollaborative Arbeiten sowie die interne Kommunikation nicht nur einfach, sondern vor allem auch nahtlos gestalten. Dazu gehören Anwendungen wie z. B. Teams, SharePoint, Power Apps und viele mehr, die Sie bestimmt aus Ihrer Arbeitsumgebung kennen.
Die Integration von Dynamics in das Microsoft Ökosystem bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen
Diese Tabelle fasst die verschiedenen Aspekte der nahtlosen Zusammenarbeit und Integration von Dynamics CRM mit anderen Microsoft-Produkten zusammen:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Nahtlose Zusammenarbeit | Enge Integration von Dynamics CRM mit Microsoft 365 und SharePoint für eine nahtlose Zusammenarbeit, z.B. E-Mail-Versand aus dem CRM, Zugriff auf Kalender und Dokumente. |
| Intuitive, schnelle Bedienung | Vertraute Benutzeroberflächen im Microsoft UI-/UX-Design, die ein einfaches Navigieren ohne ständiges Wechseln zwischen Plattformen ermöglichen. |
| Flüssiger Datenaustausch | Reibungsloser Austausch von Informationen zwischen verschiedenen Anwendungen für eine konsistente und zuverlässige Datenbasis. |
| Automatisierung und Workflows | Nutzung von Tools wie Power Automate zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und Erstellung von Workflow-Regeln, um manuelle Aufgaben zu reduzieren. |
| Analyse und Berichterstellung | Integration von Microsoft Power BI für leistungsstarke Analyse- und Berichterstellungsfunktionen, um aussagekräftige Berichte und Dashboards aus CRM-Daten zu erstellen. |
| Skalierbarkeit und Flexibilität | Skalierbarkeit und Flexibilität von Dynamics CRM im Microsoft-Ökosystem, um die Plattform entsprechend sich ändernder Geschäftsanforderungen zu erweitern und anzupassen. |
| Sicherheit und Compliance | Integration in das umfassende Sicherheits- und Compliance-Framework von Microsoft, um von den bereitgestellten Sicherheitsfunktionen und Compliance-Standards zu profitieren. |
Diese Funktionen sind aber noch längst nicht alles. Schauen wir uns die Verbindung zu Business Central an.
Die Kombination von Business Central und Microsoft Dynamics erweitert die Vorteile
Business Central ist ein Teil von Microsoft Dynamics 365 und eine ERP-Software (Enterprise Resource Planning), die sowohl vom KMU als auch im Großunternehmen genutzt wird. Es ermöglicht den Cloudzugriff auf Echtzeitdaten und nahtlose Integration in vorhandene Systeme wie Microsoft 365. Mit zahlreichen Branchenlösungen und anpassbaren Apps aus dem Microsoft AppSource ist Business Central eine flexible Lösung für verschiedene Geschäftsanforderungen.
Wir haben Ihnen hier eine Übersicht zusammengestellt, die die Integration zwischen Dynamics CRM und Business Central sowie die verschiedenen Vorteile und Funktionen dieser Integration zusammenfasst:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Datenintegration | Austausch relevanter Daten zwischen Dynamics CRM und Business Central, z.B. Übertragung von Kundeninformationen aus dem CRM ins ERP-System. |
| Auftragsverwaltung | Effiziente Verwaltung von Verkaufsaufträgen und Bestellungen durch automatische Übertragung von Informationen aus dem CRM in Business Central. |
| Kundenhistorie und Finanzen | Zugriff auf Finanzdaten in Business Central ermöglicht Vertriebsmitarbeitenden eine bessere Kundenhistorienverwaltung und fundierte Entscheidungen. |
| Produktivitätssteigerung | Verbesserte Zusammenarbeit und Produktivität, da Vertriebsmitarbeitende in ihrer CRM-Umgebung arbeiten und dennoch relevante Informationen aus Business Central zugreifen können, ohne Anwendungen wechseln zu müssen. |
| Anpassbare Workflows | Erstellung benutzerdefinierter Workflows mit Microsoft Power Automate zur Automatisierung von Prozessen zwischen Dynamics CRM und Business Central, z.B. Auslösen von Rechnungserstellung beim Abschluss eines Verkaufsauftrags im CRM. |
| Berichterstellung und Analyse | Erstellung leistungsstarker Berichte und Analysen mit Microsoft Power BI, die CRM- und ERP-Daten umfassen, und bietet umfassende Einblicke in Kundenverhalten, Finanzleistung und betriebliche Effizienz. |
| Bestandsmanagement | Echtzeitinformationen zum Lagerbestand im CRM und effektivere Bestellverwaltung durch Integration mit Business Central für das Bestandsmanagement. |
Ein Fazit auf Basis unserer Erfahrung
Dynamics und Business Central sind mächtige Tools, die Ihnen in Verbindung mit anderen Anwendungen einen Großteil Ihrer Arbeit erleichtern oder sogar abnehmen können.
Dazu bedarf es aber einer sorgfältigen Konfiguration der Anwendungen, die nicht immer trivial ist. Der Mehrwert, den Sie durch den Mehraufwand schöpfen, kann sich sehen lassen: Die Synchronisation der Datensätze zwischen Business Central und Dynamics sorgt dafür, dass Sie Daten nur an einer Stelle eingeben müssen und an anderer darauf zugreifen können.
Während das vielleicht nicht spektakulär klingt, machen repetitive Aufgaben, insbesondere die Pflege gleicher Daten an verschiedenen Stellen, immer noch einen erheblichen Teil unserer Arbeitszeit aus. Das bedeutet für Sie, dass Sie beispielsweise einen Kundendatensatz einmalig im CRM-System anlegen und in Business Central nahtlos damit weiterarbeiten können, statt diesen hier ebenfalls zu ergänzen. Durch die Integration können Sie auf die vollständigen Daten aus beiden Systemen zugreifen und müssen nicht zwischen zwei Programmen hin- und herspringen.
Abrunden können Sie diese Arbeitserleichterung noch durch die Erstellung von Workflows, die Ihnen lästige Arbeiten abnehmen. Automatische Rechnungserstellung in Business Central triggern, sobald Sie den Verkaufsauftrag im CRM als abgeschlossen markiert haben? Durch die Power Automate Kompatibilität ist das kein Wunschdenken, sondern nur eine Sache der Konfiguration. Für das i-Tüpfelchen sorgt die Möglichkeit Berichte über Power BI zu erstellen, die Aufschluss über die Daten und Zahlen geben und Ihnen Einblicke über Ihre Effizienz, das Verhalten Ihrer Kunden und die Finanzleistung geben.
Damit Sie aus Ihrem CRM-System das Maximum herausholen, empfehlen wir Ihnen ausdrücklich, Ihr System zu individualisieren. Das spart Ihnen viel Zeit und damit auch viel Geld. Gerne unterstützen wir Sie als kompetenter Partner in Bezug auf die Analyse und Einrichtung Ihrer Systeme!