Warum holt eigentlich keiner die Kommunikation an Bord?

In den letzten beiden „modern Workplace“-Folgen der Kollegen Scheidler und Berberich ging es erst um „Governance“ und dann um eine Trilogie von „Mindset, Skillset und Toolset“. Haben Sie noch nicht gelesen? Sollten Sie!

Wir haben dort, um es auf den Punkt zu bringen, einmal mit der Mitarbeiterbrille und einmal von der Entscheider-Ebene aus einen Blick auf die Einführung oder auch das Ausrollen von Office 365 geworfen. Wir haben den Finger auf die Wunde gelegt. Wir haben aber auch jeweils einen erste Hilfe Kasten angeboten. Ein guter Start für alle, die bereit sind unser Erfahrungs-Know-how anzunehmen und anzuwenden.

Lassen Sie mich von einem weiteren Stück Erfahrung sprechen. Neben meiner Tätigkeit für die acoris unterrichte ich an der Hochschule in Darmstadt. Unter anderem Projektmanagement. Dort bringe ich den Studierenden somit auch die unterschiedlichen Phasen eines Projekts bei. Die gesamte einschlägige Literatur schlägt hier immer wieder ein solches Bild vor:

Übrigens ist es vollkommen egal, ob wir von agilen oder klassischen Methoden der Durchführung sprechen – alle sind sich einig: Die Kommunikation muss ein Projekt von Anfang bis Ende begleiten. Aus einem mir unbekannten Grund scheint jedoch alle Welt der Meinung zu sein, dass es bei der Einführung oder dem Rollout von Office 365 mit der externen Kommunikation getan sei. Es heißt nur in der Presse „auch XY (Platzhalter für ein meist bedeutendes Wirtschaftsunternehmen) setzt jetzt auf Office 365“. Prima. Aber ausreichend?

Niemals. In meinen Augen ist das ein schwerer Fehler. Gerade bei der Gewichtsverschiebung von Datenhoheiten aus der IT hin zu den Fachabteilungen – also hin zu Menschen, deren Kernkompetenz NICHT die IT ist – kommt der internen Kommunikation eine gewichtige Rolle zu. Sie ist der Dreh- und Angelpunkt (oder könnte es sein), die den Wunsch von Entscheidern in einen harmonischen Gleichklang mit dem Wollen der Mitarbeiter bringt. Auch derjenigen Mitarbeiter*innen, die mit einem ganz unterschiedlichen Mindset am Start sind. Glauben Sie mir – interne Kommunikation kann Helden schaffen.

• Sie macht aus Verweigerern Mutige
• Sie macht aus IT-affinen Wollenden interne Botschafter und Pioniere
• Sie macht aus Akzeptanz-Verweigerern Blockadebrecher

Helden eben. Dabei gilt es, einen bunten Strauß an kommunikativen Möglichkeiten feilzubieten. Allerdings mit den richtigen Vorarbeiten. Das beginnt damit, dass die Office 365 Projektverantwortlichen von Beginn an die Kommunikationsabteilung(en) mit einbinden und dabei verstehen, dass gerade sie der entscheidende Enabler für die Office 365 Strategie sind. Nur wer hier auf interdisziplinäre Teams setzt, wird die neuen Technologien erfolgreich bei den Menschen, die sie dann nutzen sollen, verankern.

Lassen Sie Kommunikation die digitale Identität Ihres Unternehmens mitgestalten

Interne Kommunikation wird viel erreichen. Sie kann Office 365 ein Gesicht geben. Die Tools lebendig werden lassen – zu den Helferlein, die sie im Arbeitsalltag wirklich sind. Wenn man es denn richtig macht.

Denn wenn die interne Kommunikation versteht, warum die Governance so wichtig ist, wird sie diese in den Maßnahmen immer leben. Wenn begriffen wurde, dass es hier um Leitplanken geht, die (Brille: Chefetage) ggf. unternehmens- überlebenswichtig sind, wird die Governance positiv belegt werden und nicht als unangenehm regulatorisches Instrument betrachtet. Wenn zudem (am sinnvollsten ist es auch HR gleich mit ins interdisziplinäre Boot zu holen) auch die Mind-, Skill- und Tool-Sets von allen verstanden werden (Brille: Mitarbeitersicht), ist niemand besser in der Lage als die Kommunikations­mannschaft das in einfache Worte gekleidet, sinnvoll zu vermitteln. Denn die interne Kommunikation kennt die richtige Sprache, weiß, dass es auch bei Erklär-Medien gilt, bestimmte Freigabeprozesse zu beachten. Dabei hält sie sich natürlich auch an die Corporate Identity und passt auf, dass die Marke geschützt und Bildsprache beachtet wird. Denn das ist ihr Handwerkszeug.

Mein erste Hilfe Kasten:

• Erleben Sie neugierige Menschen, die Lust auf neue Technologie haben, in dem Sie auf Workshops mit realen Menschen setzen
• Lassen Sie dabei die Finger von standardisierten Trainings
• Erreichen Sie zufriedene User, weil diese sich aus dem richtigen Mix von Kommunikations­aktivitäten aus online, Print und persönlich das für sich Richtige heraussuchen können
• Freuen Sie sich darüber, dass Sie es schaffen können, dass sich alle Ebenen und Abteilungen auf einen positiven Einsatz von Office 365 freuen und sich keiner abgehängt fühlt

Der wichtigste Ratschlag am Schluss, der für alle gilt, die den Weg positiv begleiten sollen: Sorgen Sie für Zeit.

• Zeit dafür, Pionier zu werden
• Zeit dafür eine Governance zu schreiben
• Zeit dafür sich auf das richtige Mindset einzulassen

Soviel für heute. Mit den besten kommunikativen Grüßen

Ihre Claudia Baumer

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