Modern Workplace – Wie halten Sie es denn mit der Kontrolle?

Unsere Überzeugung: Agilität und Freiraum braucht auch Steuerung!

Sie befinden sich auf dem Weg Office 365 zu nutzen? Ihr Rollout ist geplant aber die Begriffe Office 365 Governance, Office 365 Steuerung oder Office 365 Kontrolle sind bisher noch nicht gefallen? Geschweige denn, dass die damit verbundenen Möglichkeiten und ggf. Notwendigkeiten näher betrachtet worden sind?

Dann ist es Zeit für diesen Artikel und jetzt wichtig, sich damit zu befassen bevor Sie am Ende vor einem Sharing Chaos stehen oder Data Leaks verursacht von den eigenen Anwendern (bei bestem Wissen und Gewissen) Sie und Ihr Unternehmen in Schlagzeilen bringen, in denen Sie lieber nicht auftauchen möchten.

Übrigens: auch wenn Sie mit O365 schon angefangen haben (und deshalb genau nach dem Begriff gesucht haben) ist es noch nicht zu spät für eine Governance – lesen Sie ruhig weiter.

Vorab: Sharing / Teilen / Freigeben von Daten, und das auch mit bzw. an Externe (Unternehmensfremde) im O365- und Azure Umfeld (Teams, OneDrive, Sharepoint etc.) ist offensichtlich so attraktiv, einfach und nutzbringend, dass viele Anwender genau so arbeiten möchten. Und zwar am besten ab sofort. Gerade das war übrigens der Grund für Microsoft, den ganzen neuen Lösungen rund um den Modern Workplace dies als Kernfeatures mitzugeben.

Wie nun aber mit dieser vielfältigen Freiheit umgehen?

Ein allgemeines, grundsätzliches technisches Unterbinden der Sharing Möglichkeiten ist sicher nicht der richtige Weg, um die „O365 Nutzung“ positiv zu entwickeln und den Anwendern die Unterstützung zu bieten, die sie suchen und benötigen, um in unserer heutigen arbeitsteiligen, kollaborativen Welt erfolgreich zu arbeiten.

Auch der Ansatz – One Size fits All – überlasse jedem Anwender alle Funktionen und Möglichkeiten ungesteuert, ungelenkt, ja meist sogar unaufgeklärt was seine Aktivitäten zur Folge haben, ist nicht der richtige Weg.

Der Anwender wird durch O365 zum Souverän über die Daten und Dokumente, die er im Interesse des Unternehmens erarbeitet. Lassen Sie sich diesen Satz noch einmal auf der Zunge zergehen: Der Anwender, der Nutzer, wird zum Souverän. Über Daten.

Wir sagen: dem Herrscher muss geholfen werden. Stellen wir uns also auf, ihn so zu begleiten, aufzuklären und zu lenken, dass er mit den gewonnenen Möglichkeiten bewusst und ihm Sinne des eigenen Unternehmens umzugehen versteht. Geben wir ihm die Chance bewusst und richtig zu handeln.

Und was heißt das nun im Detail?

SCHAFFEN wir eine GOVERNANCE, die zu unserem Unternehmen passt und die alle (technischen) Möglichkeiten nutzt, die uns die O365/Azure Welt bietet.

Warum? Ganz einfach:  Um unseren Anwendern die neu gewonnene Freiheit und Agilität im gemeinsamen Nutzen und Erarbeiten von Daten im Sinne des gemeinsamen Interesses von Mitarbeiter und Unternehmen erleben zu lassen. Eine solche Governance wird ein integriertes, intelligentes Werkzeug zur Risikobegrenzung sein.

Worum sie sich jetzt kümmern sollten …

• Erstellung eines Office 365 / Azure Governance Dokumentes
• Training / Umstellung Ihres IT Services, um den neuen Anforderungen der Anwender und der veränderten technologischen Rahmenbedingungen gerecht zu werden – bauen Sie Ihre IT zur prozessorientierten Service Einheit um.
• führen Sie die neuen Cloud Services (nur) sukzessive / schrittweise ein
• Aufbau oder Einkauf einer Information Broker Leistung, um die Neuigkeiten des Cloud Service Anbieters zu den schnellen Change-Abfolgen früh genug wahr zu nehmen und in richtiger Art und Weise schnell genug an die jeweiligen Interessengruppen im eigenen Haus zu transportieren. So werden Sie nicht zum Getriebenen, sondern haben Ihr Hände noch selbst und fest am Ruder.

Dies für heute – more to come.

Ihr Volker Scheidler