Es ist schon einige Wochen her und Microsoft Syntex ist mittlerweile in der digitalen Welt angekommen. Microsoft hat mit VIVA Topics schon eine richtig gute Ergänzung zu Syntex veröffentlicht. Beide zusammen sollen ihre volle Power im Wissensmanagement entfalten: Syntex holt die Daten aus den Dokumenten und VIVA Topics identifiziert Themen und ordnet die Dokumente zu. Wir selbst können dann die Themen miteinander in Beziehung setzen, sodass ein großes Wissensnetzwerk entsteht. Das Ergebnis: Moderne „Content Services“ mit Syntex und Viva Topics.

Microsoft Syntex funktioniert aber auch ganz unabhängig und kann in Unternehmen mit digitalem Dokumentenmanagement eingesetzt werden. Wir von acoris beschäftigen uns mit den Möglichkeiten, wie Syntex die Produktivität steigern und den Einsatz von digitalen Dokumentenablagen sowie der Digitalisierung von dokumentenzentrierten Prozessen verbessern kann.

Was macht Syntex denn genau?

Syntex erkennt mit Hilfe einiger weniger von uns definierter Regeln den Typ unserer Dokumente automatisch. Zudem kann Syntex sogar die Informationen aus dem Dokumenteninhalt extrahieren und sichtbar in den Metadaten ablegen. Diese können dann für die Suche, die Präsentation und Weiterverarbeitung genutzt werden.

Warum sollten Sie Syntex in Ihrem Unternehmen einsetzen?

Jetzt, wo die digitale Dokumentenablage geschaffen ist und Sie Aufträge, Auftragsbestätigungen, Verträge, Konzeptdokumente oder welche Art an Dokumenten auch immer in Ihrem Business existiert, nach SharePoint übertragen haben, stellen Sie vielleicht fest, dass die Medaille immer zwei Seiten hat: Eine digitale Ablage einzurichten und zu füllen ist das eine, mit den Dokumenten im täglichen Doing produktiv und zielführend zu arbeiten das andere – vor allem dann, wenn die Dokumente nicht nur vom Autor selbst genutzt werden sollen. Oder anders ausgedrückt: Wer hochlädt muss auch auslesen können!

Syntex ermöglicht es uns die Informationen, die bereits in den Dokumenten enthalten sind neben, dem Dateinamen sichtbar zu machen.

Das unterstützt jeden einzelnen Mitarbeiter im Auffinden und Auswählen von Dokumenten: Ablagen können sortiert, gruppiert und gefiltert werden. Auch die Suche wird vereinfacht.

Außerdem können manuelle Arbeitsschritte reduziert werden: Auf Basis der herausgelösten Informationen können Dokumente automatisiert weiterverarbeitet werden, sodass der Prozess ein Stück ganz alleine läuft.

Besonders interessant ist das Thema Compliance: Durch die automatische Zuordnung von Aufbewahrungs- oder Vertraulichkeits-Etiketten zu verschiedenen Dokumentarten können Sie sicherstellen, dass die definierten Regeln Anwendung finden.

Was sollten Sie jetzt als nächsten machen?

Schauen Sie sich Ihre dokumentenzentrierten Prozesse an:

• Nutzen Sie ein Vertragsmanagement?
• Befinden Sie sich in einer Netzlaufwerk-Migration nach SharePoint?
• Wie sieht Ihre Auftragsverarbeitung aus?
• Gibt es eine Projektdokumentation mit Konzepten oder Projektspezifikationen?
• Sind allgemeine oder spezifische Freigabeprozesse erforderlich?
• Wie sieht es mit Antragsformularen aus?

Schauen Sie dann auf Ihre Dokumente und die Verarbeitung durch Ihre Mitarbeiter:

• Welche manuellen Arbeitsschritte werden durchgeführt, die für bestimmte Dokumentarten und auf Basis der Informationen, die im Dokument enthalten sind, immer wieder durchgeführt werden?
• Wie häufig werden bestimmte Dokumente manuell geöffnet und warum?
• Um Informationen auszulesen, müssen oftmals erst mehrere Dokumente geöffnet werden. Wie aufwändig ist es für Ihre Mitarbeiter, daraus das richtige Dokument auszuwählen?
• Wie viele unterschiedliche Dokumentenablagen haben Sie aufgrund von unterschiedlichen Aufbewahrungsrichtlinien?
• Gibt es in Ihrem Unternehmen zusätzlich zu den Dokumentenablagen manuell gepflegte Exceltabellen, die eine Auswertung Ihrer Dokumente ermöglichen sollen auf Basis der Inhalte der Dokumente?
• Gibt es digitale Ablagen, die von einigen wenigen Mitarbeitern gepflegt werden, weil das Ausfüllen der erforderlichen Metadaten zu komplex ist?
• Haben Sie Anwendungen im Einsatz, die Dokumente generieren und diese dann auf einem Fileshare ablegen, dessen Verwendung mühsam ist?
• Überlegen Sie, welcher (dokumentenzentrierte oder -lastige) Prozess in Ihrem Unternehmen mehr Kritik als Freude auslöst bzw. mehr Kosten als Nutzen erzeugt. Das ist dann ein guter Kandidat, der mit Syntex verbessert werden kann.

Gerne können wir uns gemeinsam über die gestellten Fragen unterhalten.

Aktuell bieten wir auch einen kostenfreien „Employee Experience Workshop“ an, für den Sie sich bei uns bewerben können. Im Workshop stellen wir Ihnen die Technologie vor und betrachten anschließend gemeinsam Ihre Geschäftsszenarien und Ziele. Darauf aufbauend erstellen wir eine Roadmap für Ihre modernen Content Services.

Wie zu Beginn erwähnt, kann SharePoint Syntex durch VIVA Topics sehr gut ergänzt werden. Den „Knowledge Discovery Workshop“ gibt es auch für beide Technologien in Kombination.