Office 365 als Netzlaufwerk-Alternative und Workshops im Bildungssektor

In diesem Projekt war es das Ziel, die auf einem Netzlaufwerk basierende Lehrgangsverwaltung abzulösen und durch ein neues System zu ersetzen. Hierfür wurde die Office 365-Cloud von Microsoft mit SharePoint als Basis ausgewählt, um die bisherigen Arbeitsabläufe und Workflows zu optimieren. Außerdem sollten die Mitarbeiter durch Workshops lernen, wie das neue System genutzt wird.

Ausgangssituation

Zur Verwaltung der internen Lehrdokumente hat unser Kunde bisher auf eine Netzlaufwerk-Lösung gesetzt und die entsprechenden Dokumente in klassischen Ordnern abgelegt. Da unterschiedliche Abteilungen und Menschen mit den Dokumenten arbeiten, kam es hier häufig zu doppelt abgespeicherten Dateien und unterschiedlichen Versionen. Die Lernmaterialien wurden hauptsächlich als Word-Datei angelegt und im Anschluss in eine PDF-Datei zum Druck oder zur Online-Verwendung umgewandelt. Beim Hinzufügen von Grafiken in diese Dateien wurden diese häufig mehrere Hundert Megabyte groß und haben so eine Menge Speicherplatz verbraucht.

Die Bergische Akademie hatte die Anforderung, dass doppelte und zu große Dateien im Produktionsprozess zukünftig vermieden werden. Die Lehrdokumente sollten an einem Ort zentral abgelegt werden und der jeweils aktuelle Bearbeitungsstand sollte für alle Mitarbeiter ersichtlich sein. Zudem sollten alle Mitarbeiter, unabhängig ihrer Fachabteilung, einen Zugriff auf die von ihnen benötigten Daten bekommen und nur bestimmte Dokumente einsehen. Speicherplatzlastige Word-Dokumente sollten zukünftig ebenfalls vermieden werden. Es wurde eine Möglichkeit benötigt, um Bilder in Dokumente einbinden zu können, ohne zu viel Speicherplatz zu verbrauchen. Gleichzeitig sollte die neue Technik auch nutzfreundlich und somit leicht zu bedienen sein, damit sie möglichst schnell von den Mitarbeitern angewendet werden konnte.

Lösung und Umsetzung der acoris AG

Um dieses Problem zu lösen sollten die PDF-Dateien, die zur Generierung von Studienheften benötigt werden, zentral verfügbar gemacht werden und nur bestimmte Personen einen Zugriff darauf bekommen. Die Idee dahinter war, nur noch an einer zentralen Datei zu arbeiten, statt an mehreren lokal gespeicherten PDF-Dateien.

Im Laufe des Projekts haben die Projektmitarbeiter von acoris diese Lösung umgesetzt und dabei noch zusätzliche Funktionen auf Basis der Office 365-Cloud von Microsoft eingebaut. Zukünftig ist es den Mitarbeitern der Bergischen Akademie möglich, den jeweils aktuellen Projektstatus von PDF-Dateien über die Softwareoberfläche direkt anzusehen. So wissen die zuständigen Sachbearbeiter stets, welche Dateien aktuell in Bearbeitung sind und welche bereits in der finalen Version vorliegen. Im Zuge der Installation der neuen Lehrgangsverwaltung wurde zudem ein Workflow entwickelt, um speicherplatzlastige Worddokumente zu vermeiden. Hierfür wurden verschiedene Bibliotheken angelegt, sowohl für Textdateien als auch für Grafikdateien. Ab sofort werden Bilddateien nicht mehr in einzelne Word-Dokumente direkt eingebunden, sondern über eine Verlinkung auf die entsprechende Datei in der Medienbibliothek. Schlussendlich wurde im Rahmen des Projekts ein Workflow aufgesetzt, um Druck-PDFs zukünftig direkt per Mausklick generieren zu können.
Für die Mitarbeiter wurden direkt im Anschluss Workshops angeboten, um ihnen das neue System zu präsentieren. Zusätzlich konnten so alle aufkommenden Fragen gestellt und beantwortet werden.

Durch die hervorragende Zusammenarbeit zwischen der Bergischen Akademie und den Projektmitarbeitern von acoris ist es gelungen, ein solch komplexes Projekt innerhalb weniger Wochen umzusetzen.

Ergebnis

Die Anforderungen des Kunden konnten vollumfassend umgesetzt werden. Der Kunde hat eine funktionierende Plattform erhalten, die allen geforderten Ansprüchen gerecht wird. Da die Mitarbeiter sofort mit in die neuen Arbeitstools eingearbeitet wurden, wird der Arbeitsalltag der Bergischen Akademie mit dem neuen Workflow erleichtert und die Produktivität gesteigert.

»Durch die schnelle Zusammenarbeit mit acoris wurden unsere Anforderungen innerhalb weniger Wochen erfüllt.«

Joscha Körschgen, IT-Leiter und Prokurist, Bergische Akademie für Erwachsenenbildung GmbH,

Produkte:

Unser Kunde:

BA Bergische Akademie für Erwachsenenbildung GmbH

Lobirke 1
42857 Remscheid

Die BA Bergische Akademie für Erwachsenenbildung GmbH ist Trägerin der Institute „BTB – Bildungswerk für therapeutische Berufe“ und „BWA – Bergische Wirtschaftsakademie“.

Mit ihrem Lehrgangsangebot eröffnen sie ihren Kunden neue Perspektiven. Seit mehr als 30 Jahren sind sie in der beruflichen Fortbildung und im Fernunterrichtswesen tätig.

Keynotes:

Eingesetzte Technologie

Office 365-Cloud

Leistungen der acoris AG

Beratung, Installation & Konfiguration

Volumen und Laufzeit

Projektbeteiligte der acoris AG: 3
Zeitraum: September-Dezember 2017

Ihre Ansprechpartnerin bei acoris:

Alexandra Zöller – Vertrieb

Alexandra.Zoeller@accas-group.com
Tel.: +49 6151 78664-37