Erste Entwürfe sind selten spruchreif. Umso unglücklicher, wenn jeder den Entwurf bereits sehen kann. So zielführend wie eine transparente und offene Unternehmenskultur sein mag, so gibt es einfach auch Arbeitsdokumente und Entwürfe, die eben noch nicht für alle sichtbar sein sollen. Und hier kommt die SharePoint Neuerung ins Spiel: Private Entwürfe für den SharePoint.

Private Entwürfe ermöglichen es, Seiten und Beiträge nur für Sie und den Administrator zugänglich zu machen. Sobald Sie die Seite oder den Beitrag veröffentlichen, werden diese für alle sichtbar. Selbst wenn Sie mit anderen Personen zusammen an den Inhalten arbeiten möchten, gibt es die Möglichkeit diesen Personen ein Zugriffsrecht zu übertragen ohne die Inhalte veröffentlichen zu müssen. Das gilt auch für Personen, die kein Mitglied Ihrer Webseite sind.

Und so funktioniert’s:

1. Erstellen Sie unter der Befehlsleiste unter „NEU“ eine neue Seite
2. Setzen Sie im Fenster „Vorlagen“ den Haken bei „Erstellen als privater Entwurf“. Nun sehen Sie in Ihrem Entwurf oben rechts den Hinweis, dass dieser privat ist.
3. Um Personen den Zugriff zu gewähren, wählen Sie in der Befehlsleiste „Freigeben“
4. Es öffnet sich das Feld „Link senden“. Geben Sie den Namen der Personen oder Gruppe ein, denen Sie den Zugriff gewähren wollen und sagen Sie „Link senden“ oder „Link kopieren“. Sie können dabei noch eine Nachricht ergänzen.
5. Sind Ihre Inhalte final, können Sie sie unter „Veröffentlichen“ oder „Nachricht posten“ für alle Personen zugänglich machen.

Die privaten Entwürfe für den SharePoint sollen im September ausgerollt werden. Also schauen Sie doch mal in Ihrem SharePoint vorbei und testen Sie das neue Feature. Uns hat das Feature überzeugt. Sie auch?

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