In den letzten Monaten musste alles schnell gehen: Sie haben Microsoft TEAMS eingeführt, um besser mit Ihren Kolleg*innen zusammenarbeiten zu können und haben die meisten Meetings von Präsenz- auf Onlinemeetings umgestellt. Dadurch sind jede Menge Teams entstanden, die vielleicht schon jetzt nicht mehr gebraucht werden, weil Sie gemerkt haben, dass Sie bei zu vielen Teams den Überblick verlieren und nur noch am Lesen der neuesten Nachrichten und Erwähnungen sind, obwohl die Hälfte davon Sie gar nicht betrifft.
Zeit für digitale Gartenarbeit!
Wenn Sie sich in diesem Szenario wiedererkennen, ist es an der Zeit, mit dem Gardening zu beginnen. Ja, Gartenarbeit haben Sie vielleicht in den letzten Wochen auch erledigt, weil Sie endlich mehr Zeit dafür hatten, aber ich spreche von digitalem Gardening in TEAMS und Ihrer Microsoft 365 Landschaft. Die ersten Unternehmen sind bereits so weit, dass man Teams in TEAMS beantragen muss, weil zu viele von ihnen aus dem Boden geschossen sind und niemand mehr weiß, wie viele Teams es eigentlich gibt, wo welche Dateien abgelegt wurden und wo welche Information kommentiert wurde. Und vergessen Sie nicht, dass mit jedem kreierten Team auch eine Office 365 Group erstellt wird, gemeinsam mit einer eigenen SharePoint Online Seite und einer E-Mail Adresse.
Sie wollen wieder Herr der Lage werden?
Dann sollten Sie sich einen Überblick über alle Teams und die automatisch generierten Office 365 Elemente verschaffen. TEAMS sollte ein nützliches Tool sein, um Ihre Zusammenarbeit zu erleichtern, nicht um Sie daran zu hindern, effizient zu arbeiten und um Datensilos entstehen zu lassen. Wenn Sie dabei Unterstützung brauchen, helfen wir Ihnen gerne weiter. Wir sind Experten im Strukturieren und Analysieren und kennen uns bestens mit den verknüpften Elementen aus, die Sie ggf. bisher überhaupt nicht aktiv nutzen.
Und wenn Sie einmal die Übersicht geschaffen haben, ist es mithilfe weniger aber wirksamer Regeln auch leichter, die Team-Bildung in Zukunft zu lenken, sodass Sie die Gartenarbeit wieder nach Hause verlegen können.
Ihr Volker Scheidler
