Ausgangssituation

Zur Unterstützung seiner Geschäftsprozesse möchte unser Kunde einen Workflow im Rahmen der Erstellung und Verwaltung seiner Herstellvorschriften elektronisch auf Basis der vorhandenen SharePoint Plattform realisieren.

Aktuell wird der Prozess über ein Winword-basiertes Formular abgebildet. Der Prozess im Detail: Der Kunde erstellt Rezepturen, für die es intern mehrerer Freigaben bedarf. Dazu werden in einem ersten Schritt die Informationen zu der Rezeptur (z.B. exakte Zusammenstellung der Rohstoffe) durch einen Produktentwickler erfasst, anschließend finden weitere Informationseingaben zu der Herstellanweisung durch nachgelagerte Abteilungen, z.B. Legal Compliance und Product Safety, statt. Hier werden auch die ersten Prüfungen und Freigaben der Rezeptur durch diese Bereiche durchgeführt. Im Anschluss folgen der Produktionsleiter und zuletzt der Abteilungsleiter, in dessen Bereich die Rezeptur als Produkt freigegeben werden soll. Dieser Freigabedurchlauf ist sehr komplex, denn neben der Prüfung müssen dem Formular während des Prozesses auch noch verschiedene Inhalte hinzugefügt werden und der Prozessdurchlauf ändert sich in Abhängigkeit von erfassten Informationen.

Kritikpunkte des aktuellen Prozesses auf Basis einer Excel Liste Seiten des Kunden:

• intransparenter Durchlauf
• sehr schlechte Datengüte
• lange Durchlaufzeiten

Lösung und Umsetzung der acoris AG

Mit der zukünftigen Lösung auf SharePoint Basis möchte der Kunde eine bessere Übersichtlichkeit im Prozessablauf sowie eine deutliche Beschleunigung des Prozessdurchlaufs erreichen. Unser Kunde stellte sich vor, dass zukünftig mit den mittels Formularvorgabe erfassten Informationen ein automatisierter Workflow initiiert wird, der alle notwendigen Prozessschritte durchläuft. Zudem soll die umzusetzende Lösung die Dateneingabe, Datenprüfung und die Freigabe der Informationen durch bestimmte Rolleninhaber auf Basis des bestehenden definierten Prozesses unterstützen. Damit wird eine sehr transparente Informationsbasis über den gesamten Lebenszyklus einer Herstellanweisung geschaffen. Zunächst erfolgte ein Anforderungsworkshop, in dem die verschiedenen Prozessschritte und daran gekoppelte Aktionen erfasst wurden, sodass als Basis eine umfassende Prozessansicht vorliegt.

Auf Basis dessen wurde zur aktiven Prozesssteuerung ein Nintex Workflow mit folgenden Key-Features erstellt:

• Steuerung der Freigabereihenfolge in Abhängigkeit von im Prozessdurchlauf erfassten Daten
• Erzeugen von Freigabeaufgaben, einschließlich aktiver Benachrichtigungen und Erinnerungen an offene Freigabeaufgaben
• Automatische Versendung von Statusmails während des Prozessdurchlaufs
• Automatische Information an nachgelagerte Stellen nach Prozessabschluss

Für die intelligente Datenerfassung wurde ein elektronisches Formular auf Basis von Microsoft InfoPath erstellt. Hierbei wurden besonders folgende Anforderungen erfüllt:

• Stark vereinfachte Dateneingabe durch Fokussierung auf die im aktuellen Prozessschritt notwendigen Informationen
• Unterstützung Datengüte durch Pflichtfelder und Daten-Formate
• Schnellere Dateneingabe durch automatisches Ergänzen von komplexen Informationen (z.B. Gefahrinformationen)

Neben der Prozessautomatisierung mittels Workflow und vereinfachter Dateneingabe mittels elektronischem Formular, besteht nun auch die Möglichkeit, sich im ebenfalls erstellten Portal (SharePoint-Teamsite) alle Herstellanweisungen und Freigabeaufgaben in Form von filterbaren Listen und mittels vorgefertigter Ansichten anzeigen zu lassen. Hiermit wurde ein zentraler, für alle Anwender einfach zugänglicher Ort zur Bearbeitung und Nachverfolgung allen relevanten Informationen geschaffen. Zum Abschluss erfolgte eine Anwenderschulung, um damit von Beginn an die Nutzer zu integrieren und damit die Benutzerakzeptanz für die geschaffene Lösung zu erhöhen. Ergebnis Die neue Lösung mittels eines automatisierten Workflows auf SharePoint Basis ist ein klarer Mehrwert für das Unternehmen. Neben einer weitaus intuitiveren Bedienung ist auch eine verbesserte Datengüte vorhanden. Des Weiteren bedingt die Automatisierung erhöhte Transparenz im Prozess und kürzere Durchlaufzeiten. Ein Anschluss-Projekt aufgrund der positiven Erfahrungen (Portal für MusterRezepturen) ist bereits in der Umsetzung.

„Wir haben sehr viel schnellere Durchlaufzeiten – es gibt Rezepturen, die nun innerhalb von 1-2 Tagen freigegeben werden.“ (Kundenzitat Herr Dr. Fath)

Ergebnis

Die neue Lösung mittels eines automatisierten Workflows auf SharePoint Basis ist ein klarer Mehrwert für das Unternehmen. Neben einer weitaus intuitiveren Bedienung ist auch eine verbesserte Datengüte vorhanden. Des Weiteren bedingt die Automatisierung erhöhte Transparenz im Prozess und kürzere Durchlaufzeiten. Ein Anschluss-Projekt aufgrund der positiven Erfahrungen (Portal für Muster-Rezepturen) ist bereits in der Umsetzung.