Einführung der ECM-Lösung ecspand Vertragsmanagement

Ausgangssituation

Im September 2011 erhielt die SAC GmbH die Anfrage bei der DVB eine Vertragsmanagement Lösung vorzustellen, da der Kunde die Vertragsverwaltung von Serviceverträgen über ein computergestütztes Vertragsmanagement abwickeln möchte.

SAC überzeugte mit der vorkonfigurierten ECM Lösung ecspand Vertragsmanagement des Produktpartners d.velop. ecspand Vertragsmanagement ermöglicht eine besonders benutzerfreundliche Verwaltung verschiedenster Vertragsarten und erweitert Microsoft SharePoint für diesen Zweck technologisch optimal.

Die DVB arbeitet bereits in einer produktiven SharePoint 2007-Umgebung. Daneben wurde parallel eine Testumgebung auf Basis von SharePoint 2010 aufgebaut, in welche auch das Vertragsmanagement implementiert wurde, sodass zukünftig im Rahmen einer Gesamtmigration alles in die neue 2010-er Produktivumgebung ins Livesystem überführt werden kann

Lösung und Umsetzung acoris (ehemals SAC)

Zu Beginn des Projekts war es wichtig, dass der Kunde seine Anforderungen an das Vertragsmanagement genau definiert. Dies war dann Inhalt eines Workshops, den die Berater der SAC GmbH durchführten, um so die Anforderungen zu spezifizieren. Der direkte Dialog mit Beratern und Technikern der SAC GmbH und die daraus resultierenden Ergebnisse waren dann die Grundlage für die technische Umsetzung. Mit einem Pflichtenheft wurden die Anforderungen des Kunden sowie die geplante Umsetzung des Projekts präzise festgehalten. So konnte ecspand Vertragsmanagement wie geplant in der Testumgebung der DVB installiert und individuell auf die Kundenanforderungen angepasst werden. Nun kann bei der DVB mit einem computergestützten Vertragsmanagement gearbeitet werden. Gerade bei einem Unternehmen, das über internationale Standorte zusammenarbeitet, ist es unerlässlich, prozessunterstützende Systeme zu haben, die eine transparente und standardisierte Arbeitsweise schaffen. So können die Verträge optimal verwaltet werden und sind für alle Beteiligten verfügbar.

Ergebnis

Bei der DVB unterstützt das Vertragsmanagement nun effektiv die Prozesse rund um die Vertragsverwaltung, sodass ein gleicher Informationsstand für alle Mitarbeiter gewährleistet ist. Durch die mögliche Versionierung und die Erinnerungsfunktionen, wird das Risiko, Fristen oder andere Vertragsoptionen zu verpassen, minimiert. Zudem ist der Zugriff auf die Vertragsdaten orts-& zeitunabhängig. Damit stellt diese Lösung besonders bei Unternehmen mit mehreren Standorten eine erhebliche Vereinfachung der Arbeitsprozesse dar und Bearbeitungszeiten werden deutlich reduziert.

Produkte

Unser Kunde

Die DVB ist eine auf Verkehrsfinanzierungen spezialisierte Bank mit Sitz in Frankfurt am Main. Neben diesem Standort gibt es noch 11 weitere,
unter anderem in Singapur, Tokio oder New York. Die DVB beschäftigt rund 560 Mitarbeiter.

Keynotes

Technologie

Microsoft SharePoint 2007 & 2010, ecspand Basis, ecspand Vertragsmanagement

Leistungen der acoris AG (ehemals SAC)

• Beratung, Installation, Konfiguration

Aufwand

• Volumen und Laufzeit: 32 Personentage
• Anzahl der SAC Projektbeteiligten: 2