Einführung eines modernen Intranet auf SharePoint Basis

In diesem Projekt verfolgte unser Kunde Lahmeyer International das Ziel, das bestehende Intranet schrittweise abzulösen. Microsoft SharePoint wurde als passendes Produkt identifiziert, um zukünftig im gesamten Unternehmen als strategische Plattform für verschiedene Lösungen im Hinblick auf Zusammenarbeit und Informationsteilung genutzt zu werden.

Ausgangssituation

Unser Kunde hatte ein selbst entwickeltes Intranet im Einsatz. Dieses Intranet erfüllte im Hinblick auf die Funktionalitäten die Anforderungen des Kunden. Die inzwischen überholte Technologie und nicht mehr zeitgemäße Bedienung des Intranets führte jedoch zu einem wachsenden Bedürfnis nach einer Modernisierung des Intranets bei den Mitarbeitern. Denn zum einen wünschen sich die Anwender eine allgemein modernere Lösung (Usability, Design, mobile Endgeräte, etc.) und andererseits forciert die IT-Abteilung eine technisch stabile und langfristige Lösung. Das Intranet sollte durch ein modernes Intranet auf SharePoint Basis abgelöst werden. Lahmeyer International hatte die Anforderung, dass auf der neuen Plattform, die bereits vorhandenen Funktionalitäten ebenfalls wieder abgebildet sein sollen und dass die vorhandenen Daten aus dem aktuellen Intranet übernommen werden. Bisher diente das Intranet als Instrument der Informationsverteilung. Das Intranet wurde unter anderem für folgende Bereiche genutzt:

• Kommunikation von Unternehmensnews auf der Startseite
• Betriebsratsnews
• Compliance: Umsetzung erfolgt durch ein Inhaltsverzeichnis mit Hinweis auf Dokumente sowie interne und externe Seiten
• Personalabteilung: an Hand einer Textseite im Intranet erfolgte eine Einweisung für neue Mitarbeiter
• Qualitätsmanagement: Ablage für das QM-Handbuch und Dokumente aus diesem Bereich
• Bereichsübergreifend werden Vorlagen und Formulare sowie Vortragsfolien und Druckvorlagen genutzt
• Für den Bereich Wissensmanagement gibt es eine Tabelle mit Schlagwörtern und deren Beschreibung
• Interaktive Services, die workflow-basiert beispielsweise die Bestellung von Visitenkarten anstoßen

Dies ist lediglich ein Teil der Funktionalitäten des existierenden Intranets. Neben diesen Funktionalitäten erwartete der Kunde von einem neuen Intranet auf Basis einer modernen Technologie auch Vorteile und Optimierungen auf Organisationsebene. Zum einen sollte die IT-Abteilung entlastet werden und neue Inhalte durch Redakteure in den Fachbereichen schneller publizierbar sein. Zum anderen sollte das neue Intranet auf SharePoint Basis flexibel genug sein, um mit überschaubarem Aufwand in anschließenden Projektphasen schrittweise ausgebaut und auf weitere Konzernbereiche ausgerollt zu werden. Des Weiteren sollte die Möglichkeit gegeben sein, weitere Business Applikationen auf SharePoint abzubilden. Außerdem wollte der Kunde die Anwenderakzeptanz mit einer modernen und intuitiven Bedieneroberfläche steigern.

Lösung und Umsetzung der acoris AG

Inhalte des Projekts waren das Abbilden der Funktionalitäten aus dem vorhandenen Intranet auf SharePoint Basis, die Erarbeitung eines neuen Ansatzes zur Informationseinstellung auf Fachabteilungsebene und die Migration der Bestandsdaten in die neue Informationsarchitektur. Die interaktiven Services waren zunächst nicht Bestandteil des Projekts und müssen individuell analysiert und umgesetzt werden. Die Projektmitarbeiter von acoris erstellten eine Struktur des Intranets, basierend auf dem bisherigen Intranet als Prototyp. In einem Workshop wurde der Prototyp besprochen, Anpassungen vorgenommen und die zu übernehmenden Daten festgelegt. Des Weiteren wurde zur Steigerung der Userakzeptanz ein grafisches Design in Anlehnung an den Webauftritt entwickelt und eingebunden. Während des Projekts existierten beide Intranetportale parallel zueinander. Schritt für Schritt erfolgte die Übernahme der Daten aus dem alten Intranet auf das neue SharePoint Portal. Innerhalb der Entwicklungs- und Umsetzungsphase konnte durch einen agilen Entwicklungsansatz und eine intensive Kommunikation mit dem Kunden über die gesamte Projektlaufzeit, schnell auf angepasste Anforderungen reagiert werden. Außerdem konnte durch diesen Ansatz eine für den Kunden neue und in ihren Möglichkeiten zu Projektstart noch weitestgehend unbekannte Technologie schrittweise nähergebracht werden. Gleichzeitig bestand die Möglichkeit, auch während des Projektverlaufs, aktiv diese neuen Erkenntnisse in die fertige Lösung mit einfließen zu lassen.

Ergebnis

Insgesamt konnten die Anforderungen des Kunden zur vollen Zufriedenheit umgesetzt werden. Die Zusammenarbeit besteht weiterhin und Folgeprojekte, wie z.B. die Einbindung von Projekträumen oder die Ausweitung des Intranet auf weitere Gesellschaften etc., sind in Planung oder auch bereits in der Umsetzung.

Produkte

Unser Kunde

Lahmeyer International ist weltweit eine der führenden Ingenieurgesellschaften für multidisziplinäre Aufgabenstellungen. Regierungen, Behörden, Energieversorger, Industrieunternehmen, Investoren und internationale Finanzierungsinstitute schätzen Lahmeyer als zuverlässigen Partner für ihre Projekte.

Anzahl der Mitarbeiter: >500

Keynotes

Technologie

SharePoint 2013, SharePoint Designer 2013, Visual Studio

Leistungen der acoris AG

• Beratung, Installation & Konfiguration
• Workshop & Coaching

Volumen und Laufzeit

• Projektbeteiligte der acoris AG: 6
• Zeitraum: Juli – Dezember 2013