Project Description
acoris entwickelt die zukunftsfähige digitale Vertragsmanagement-Lösung für Eckes-Granini
6000 Verträge migrieren zu SharePoint-Online in die Cloud
Das Unternehmen Eckes-Granini mit Sitz in Nieder-Olm ist führender Anbieter von Fruchtsäften und fruchthaltigen Getränken in Europa. Dabei folgt die Eckes-Granini Group GmbH ihrer Leitidee: „Wir geben den Menschen das Beste aus der Frucht für ein gesundes und genussvolles Leben“.
Eckes-Granini hat sich selbst strenge Kriterien auferlegt: höchste Qualität der verarbeiteten Früchte ohne Genmanipulation und ein durchgängiges Nachhaltigkeitskonzept bis hin zur Verpackung. Damit dieser Standard gehalten werden kann, braucht es gute Verträge.
Die Zielsetzung der Eckes-Granini Unternehmensgruppe bestand darin, den digitalen Reifegrad im Unternehmen durch eine länderübergreifende zentrale Vertragsdatenbank-Lösung weiter voranzutreiben. Eckes-Granini entschied sich für eine SharePoint-basierte Vertragsdatenbank-Lösung. Bei der Konzeption der Datenbank wurde hierbei besonderer Wert auf die folgenden Punkte gelegt:
- Investition in eine technische Lösung, die bereits einige Zeit an erfolgreicher Erprobung durchlaufen hat und dadurch hinreichenden Nachweis für Verlässlichkeit, durchdachte Funktionalitäten sowie umfassende Revisionssicherheit erbringen konnte.
- Unbedingter Fokus auf einer möglichst hohen Nutzerakzeptanz, einer einfachen Bedienbarkeit mit klaren Grundstrukturen, die dem tatsächlichen Unternehmensaufbau entsprechen.
50000 neue Dokumente finden ein neues Zuhause
Die Aufgabe der acoris AG war es, eine einheitliche nationale Vertragsdatenbank-Lösung für die Eckes-Granini Deutschland GmbH und die Eckes-Granini Group GmbH zu erarbeiten. Diese erste deutsche Vertragsdatenbank war gleichzeitig Prototyp und Proof-of-Concept: Überzeugte acoris hier mit dem erarbeiteten Konzept, sollte diese Datenbank als Blaupause für die übrigen Landesgesellschaften dienen und international ausgerollt werden.
Pragmatischer Start – Auf Basis erprobter Prozesse
In einem Kick-Off Workshop – an dem bewusst Eckes-Granini Mitarbeiter*innen aus ganz unterschiedlichen Unternehmensbereichen teilnahmen – wurde ein praxistauglicher angemessener Querschnitt ermittelt . Aus dem hierdurch gewonnenen, heterogenen Anforderungsprofil konnten alle wesentlichen Funktionalitäten identifiziert werden. Die technische Umsetzung startete zunächst mit allen deutschen Standorten, die als Pilot dienten.
Da der Aufbau der Datenbank den real existierenden Unternehmenseinheiten und Unternehmensabteilungen entspricht, funktioniert die technische Lösung bedarfsgerecht und auf Abteilungsebene flexibel genug, um den jeweils unterschiedlichen Anforderungen (z.B. durch verschiedenartige Berechtigungssysteme) Rechnung zu tragen. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass die Datenbank-Lösung dem für die Mitarbeiter*innen bekannten Look-and-Feel der gewohnten MS SharePoint-Umgebung folgte und keinerlei „Berührungsängste“ aufkamen.
Internationaler Roll-Out und Funktionsaufbau
Die von acoris konzipierte Lösung konnte überzeugen: Aufgrund der positiven Erfahrungen erfolgte der Roll-Out auf alle internationalen Landesgesellschaften. Da bereits die deutsche Pilot-Lösung ein heterogenes und vielseitiges Anforderungsprofil abdeckte, ergaben sich beim internationalen Roll-Out keine Sonderkonstellationen, die ein Nachsteuern erfordert hätten.
Ergänzend zum eigentlichen Kernprojekt sind – zum Teil parallel aber auch nachgelagert – verschiedene Teilprojekte auf der neu entwickelten Datenbank-Lösung aufgesetzt worden. Neben der Migration des Datenbestands aus einer älteren Vorgänger-Vertragsdatenbank sind insbesondere eine OCR-basierte Volltext-Suchfunktion, eine automatisierte Änderung der Zugriffsberechtigungen (für interne Zuständigkeitswechsel bzw. das Ausscheiden von Mitarbeiter*innen), eine statistisch-basierte Auswertung der in die Datenbank eingestellten Vertragsdokumente sowie umfangreiche Erläuterungsmaterialien für den Onboarding-Prozess neuer Nutzer (bilinguale Videos/Handouts) im Laufe der Zeit hinzugekommen.
Heute sind alle Mitarbeiter im Bereich Contract Management im digital Workplace angekommen: vernetztes Arbeiten über ganz Europa auf einer Plattform. acoris freut sich, Eckes-Granini mit Einsatz modernster Technologien in ihren digitalen Vorhaben unterstützen zu dürfen.
„Die Vertragsdatenbank-Lösung ist ein echter Mehrwert für uns und hat unsere Erwartungen übertroffen. Die technische Lösung hat uns vor allem durch ihre Verlässlichkeit, Flexibilität und einfache Bedienbarkeit überzeugt. Wir freuen uns, dass die Datenbank in unserem Unternehmen länderübergreifend sehr gut angenommen wird. Neben dem positiven Feedback der Kollegen spricht vor allem auch die hohe Anzahl an digital erfassten Verträgen für sich. Wir haben die acoris AG als einen verlässlichen, agilen und kompetenten Partner kennengelernt und sind mit der vertrauensvollen Zusammenarbeit sehr zufrieden.“
Dr. Christian Strieder, Legal Counsel Supply Chain, IT & Data Protection der Eckes-Granini Group GmbH
„Wir haben Eckes-Granini als sehr kompetenten und engagierten Partner im Projekt erlebt. Unser Haupansprechpartner kam als Doktor der Jurisprudenz ja aus der Fachabteilung, ganz klar ohne den klassischen IT-Hintergrund. Sich hier so auf moderne Technologie nicht nur einzulassen, sondern sie als digitales Zukunftskonzept für die eigene Abteilung einzufordern und dabei für die europäische Lösung federführend zu sein, war klar beeindruckend.“
Claudia Baumer, Vice President Business Development der acoris AG
Die englische Version finden Sie hier.
Produkte
Unser Kunde
Eckes-Granini gibt den Menschen das Beste aus den Früchten. Für ein gesundes und angenehmes Leben mit Respekt und Verantwortung für Mensch und Umwelt. Eckes-Granini leistet mit seinen starken und vertrauenswürdigen Marken einen wichtigen Beitrag zu Gesundheit, Erfrischung und täglichem Wohlbefinden. Sie tragen zu Lösungen bei, die eine lebenswerte Welt für die Zukunft gestalten.
Verwendete Technologien
SharePoint, Office 365
Services
- Beratung
- Implementierung
