Heute möchten wir mit einer Reihe zu Sensitivity Labels oder auch Vertraulichkeitsbezeichnungen beginnen. Warum? Weil es mit dem wachsenden Einsatz von Teams immer wichtiger wird, ob und wie sensible Daten sicher verarbeitet und gespeichert werden können.

Wir starten mit einer grundlegenden Frage: Was sind Sensitivity Labels?

Sensitivity Labels sind ein Feature von Microsoft Information Protection (MIP), das dazu dient, Daten entsprechend ihrer Sensitivität zu klassifizieren und zu schützen.

Mit Sensitivity Labels können Sie Informationen basierend auf ihrer Vertraulichkeit oder Wichtigkeit kennzeichnen und angemessene Schutzmaßnahmen ergreifen.

So können Sie sich auf einfache Weise z.B. vor unbeabsichtigtem Teilen oder dem Zugriff durch unbefugte Benutzer schützen. Die Labels können Metadaten enthalten, die zusätzliche Informationen zur Klassifizierung und Handhabung der Daten bereitstellen. Beispiele für Sensitivity Labels können „Vertraulich“, „Intern“ oder „Öffentlich“ sein, aber sie können auch an die spezifischen Anforderungen und Richtlinien einer Organisation angepasst werden.

Durch die Verwendung von Sensitivity Labels können Unternehmen die Kontrolle über ihre sensiblen Daten verbessern, Compliance-Anforderungen erfüllen und das Risiko von Datenlecks oder unbefugtem Zugriff reduzieren. Die Labels können in verschiedenen Microsoft-Produkten wie Microsoft 365, SharePoint, OneDrive und Exchange verwendet werden, um einen umfassenden Schutz der Daten zu gewährleisten.

Wir haben Ihnen einige Beispiele zum Einsatz bereitgestellt:

• Vertrauliche Dokumente: Unternehmen können Sensitivity Labels verwenden, um vertrauliche Dokumente zu kennzeichnen, wie beispielsweise Finanzberichte, Verträge oder Kundendaten. Diese Labels legen fest, dass der Zugriff auf diese Dokumente auf autorisierte Benutzer beschränkt ist und dass das Teilen oder Kopieren der Inhalte eingeschränkt wird.
• Compliance-Anforderungen: In Branchen mit strengen Compliance-Anforderungen, wie dem Gesundheitswesen oder der Finanzbranche, können Sensitivity Labels verwendet werden, um bestimmte Daten gemäß den Vorschriften zu kennzeichnen. So können beispielsweise Patientendaten als „Vertraulich“ gekennzeichnet werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff darauf haben.
• Externe Zusammenarbeit: Wenn Sie mit externen Partnern, Kunden oder Auftragnehmern zusammenarbeiten, können Sie über Sensitivity Labels den Grad des Datenzugriffs steuern. Durch die Markierung von Dokumenten als „Extern“ können Sie bspw. sicherstellen, dass diese nur von den relevanten externen Parteien eingesehen oder bearbeitet werden können.
• Risikominimierung: Sensitivity Labels können auch dazu beitragen, das Risiko von Datenlecks oder unbefugtem Zugriff zu minimieren. Indem Sie sensible Daten entsprechend kennzeichnen, können automatisierte Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und Audit-Protokollierung zum Schutz Ihrer Daten angewendet werden.
• Klassifizierung von E-Mails: Sensitivity Labels können auch in E-Mails eingesetzt werden. Sie können E-Mails klassifizieren und so dazu beitragen, dass sensible Informationen in E-Mails nicht versehentlich weitergeleitet oder an falsche Empfänger gesendet werden.

Sie können die Inhalte in Office Apps auf verschiedenen Plattformen und Geräten schützen:
Die Sensitivity Labels werden von Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowohl in der Desktop-Anwendung als auch im Web unterstützt. Verfügbar sind die Labels auf Windows, MacOS, iOS und Android.

In unserer nächsten Folge zu Sensitivity Labels, werden wir Ihnen ein praktisches Beispiel vorstellen. Wollen Sie das nicht verpassen? Dann melden Sie sich schnell zu unserem Newsletter an.