SharePoint und Office 365 – Die Anwenderstudie 2018/2019

Vor kurzem wurde die aktuelle SharePoint-Studie publiziert, die Prof. Dr. Arno Hitzges (HdM Stuttgart) und SharePoint-Experte Wolfgang Miedl (SharePoint360.de) bereits zum vierten Mal veröffentlichen. In diesem Jahr wurden eine Personengruppe von 274 Personen befragt, die sich aus unterschiedlichen Hierarchieebenen und Bereichen zusammensetzt. 76 Prozent der Befragten stammen aus dem Anwenderbereich, 23 Prozent der Teilnehmer fungieren als Dienstleister für SharePoint-Lösungen. Vom klassischen Mitarbeiter bis hin zum CIO, von der Marketingleitung bis zum Administrator oder freiberuflichen Berater waren diverse Hierarchieebenen und Berufsgruppen bei der Umfrage beteiligt.

Nach der nun zweijährigen Pause befasst sich die umfangreiche Studie in diesem Jahr mit den folgenden Themenbereichen:

• Einsatzbereiche und Aufgabenstellungen
• Zufriedenheit der Entscheider
• On-Premise vs. Cloud
• Informations- und Dokumentenmanagement
• Workflow
• Strategische Ziele und Digitalisierung
• Investitionsbereiche

Zusammenfassend kam die Studie zu dem Ergebnis, dass Cloud-Softwarelösungen im Vergleich zur letzten durchgeführten SharePoint-Studie im Jahr 2016 mehr und mehr an Akzeptanz gewinnen, während hierbei aber nur 29 Prozent der befragten Personen auf SharePoint On-Premises verzichten möchten. 80 Prozent legen einen großen Wert auf datenschutzrechtliche Standards sowie auf den Standort der Services und bevorzugen hier deutsche oder europäische Cloud-Anbieter.

Bezüglich der Nutzerzufriedenheit wurde festgestellt, dass diese bei steigender Nutzung leicht fällt, gerade bei Office 365. Die Usability steht ganz klar für den Erfolg eines Produkts oder einer Softwarelösung.

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Der Produktivitätsgewinn wurde als großes Kernziel im Rahmen der Digitalisierung und Prozessautomatisierungen ausgemacht. Dieser soll durch eine positive Mitarbeitererfahrung im Umgang mit verwendeten Tools gefördert werden. Durch Drittanbieter-Tools ist der Bereich Workflow und Prozesse am wachsen, jedoch darf auch hier die Nutzerzufriedenheit nicht außer Acht gelassen werden.

Der Bereich CRM ist die meist integrierte SharePoint-Systemwelt. Über 41 Prozent der Befragten integrieren externe Geschäftssysteme und Datenquellen in ihrem System. Durch ERP-Integrationen wird vor allem die Prozessautomatisierung vorangetrieben. Bei der Zusammenarbeit von Mitarbeitern geschieht dies hauptsächlich über die Integration von E-Mail und Projektmanagementsoftware. Was im Rahmen der Studie aber aufgefallen ist, ist die zunehmende Systemintegration im Bereich Content-Marketing durch die Integration von Media Asset Management und Product Information Management-Systemen. Klassisches Dokumentenmanagement stagniert jedoch von den Investitionen in Integration.

Dokumentenmanagement mit SharePoint bezieht sich vor allem auf „lebende“ Dokumente, Metadaten sind die größte Herausforderung im DMS-Bereich. Verbesserungsbedarf herrscht vor allem noch bei der Erschließung der Nutzer in der Dokumentenablage in SharePoint. Die wichtigsten Nutzungsszenarien sind Projekt- und Wissensmanagement. Mobiler Zugriff auf die Dokumentenbearbeitung spielt aktuell nur eine geringe Rolle.

Auf der finanziellen Seite stellt die Studie fest, dass momentan 42 Prozent mit Cloud-Dienstleistungen von Microsoft planen. Das klassische Lizenzgeschäft hingegen ist im Abschwung. Unternehmen investieren und planen langfristig eher mit Office 365 und SharePoint Online als mit SharePoint Lizenzen.

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Bildnachweis: mit freundlicher Genehmigung von Wolfgang Miedl (SharePoint360.de).