Dokumentenvorschau für Office Dokumente in SharePoint 2013

Die Vorschaufunktion von Office Dokumenten im SharePoint ist ein kleines, aber sehr starkes Feature, welches sich durch das Zusammenspiel von SharePoint 2013 und dem Office Webapp Server ergibt.
Die Kernaufgabe des Office Webapp Servers ist es eigentlich, die gängigen Microsoft Office Anwendungen als Browseranwendung zur Verfügung zu stellen, damit man auch ohne lokal installierten Office Client die jeweiligen Dokumente betrachten und bearbeiten kann. Im Zusammenspiel mit Microsoft SharePoint wird dann noch die oben bereits erwähnte Vorschaufunktion für Office Dokumente zur Verfügung gestellt.

Die Suche

Anhand der Suche im SharePoint kann man sehr gut verdeutlichen, wie nützlich eine Dokumentenvorschau sein kann. Denn bekommt man auf seine Suchanfrage wie im folgenden Beispiel gleich mehrere Treffer angezeigt, weiß man nicht auf Anhieb, welches Dokument das ist, welches man tatsächlich sucht.

Die Vorschau

Man hat nun die Möglichkeit auf der linken Seite die Ergebnisse nach Autor, Ergebnistyp usw. einzuschränken um die Trefferanzahl zu verringern. Ohne Dokumentenvorschau müsste man sich dann durch die restlichen Ergebnisse durchklicken und reinschauen um herauszufinden, ob es die gesuchte Information beinhaltet. Dies ist durchaus zeitaufwendig und nicht selten auch sehr nervenaufreibend.
Und genau hier kommt die Stärke der Office Webapp Dokumentenvorschau in SharePoint 2013 zum Zuge. Denn mit ihr kann man bereits einen Blick in die Office Dokumente werfen, ohne sie tatsächlich öffnen zu müssen.

Man kann sich innerhalb der Vorschau sogar durch die verschiedenen Seiten klicken. Das führt zu einer weiteren Effizienzsteigerung und entsprechender Zeitersparnis bei der Suche nach Dokumenten und schont vor allem die Nerven der Mitarbeiter.

Selbstverständlich beschränkt sich die Vorschaufunktion für Office Dokumente in SharePoint 2013 nicht nur auf die Anzeige in den Suchergebnissen. Diese Funktionalität zieht sich durch den kompletten SharePoint hindurch und steht auch bei der Betrachtung einzelner Dokumentenbibliotheken zur Verfügung.