Künstliche Intelligenz und SharePoint Syntex – Interview mit Melanie Hartmann

Claudia Baumer: Ich habe heute ein superspannendes Thema über das ich mit einer unserer Consultants gesprochen habe. Herzlich Willkommen Melanie Hartmann! Heute geht es um künstliche Intelligenz für den SharePoint. Melanie wird uns genau zu dem Thema berichten.

Melanie Hartmann Hallo liebe Claudia. Mein Name ist Melanie Hartmann, ich arbeite seit 11 Jahren in der IT und auch in Berührung mit Microsoft SharePoint. Damals angefangen mit der Version 2007. Meine Hauptaufgabe besteht als Consultant darin, Anforderungen zu erfassen und das Geschäft von Unternehmen besser zu verstehen, um letztendlich das Business mit technischen Lösungen, basierend auf Microsoft-Technologien, zu digitalisieren und dem Unternehmen dadurch mehr Produktivität zu verschaffen.

Claudia Baumer Wow. Das hätte Marketing nicht besser sagen können. Das war eine großartige Vorstellung. Vielen Dank dafür. Ich weiß ja, dass du bei uns der Spezialist bist, wenn es um PowerApp-Technologien geht. Du bist so bisschen unser heimlicher BI-Part, aber du hast dich jetzt auch hauptverantwortlich um Syntex gekümmert, wie ich weiß. Vielleicht magst du kurz erklären, was das ist und was man sich denn so als einfacher Zuhörer unter diesem Begriff „Syntex“ vorstellen kann?

Melanie Hartmann Mit Syntex, genauer gesagt mit SharePoint Syntex, hat Microsoft eine AI – eine künstliche Intelligenz – auf den Markt gebracht, die Unternehmen dabei helfen soll, die Massen an Informationen, die wir in den letzten Jahren bis Jahrzehnte produziert haben und die auch in den nächsten Jahren noch produziert werden, besser zu verstehen und diese Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitzustellen, sodass man eben wieder produktiver wird, wenn man damit arbeitet.

Claudia Baumer Ja aber Melanie, ich bin ja nochmal ein bisschen länger als du in der IT und ich kenne KI schon von vor 20 Jahren. Das war eigentlich immer so ein reines Spezialisten-Wissen: hochkomplex, sehr forschungslastig und eigentlich nichts für den normalen Anwender. Hat sich das jetzt irgendwie geändert, weil es Microsoft macht?

Melanie Hartmann Ja! Ich weiß nicht, ob es daran liegt, weil es Microsoft macht. Aber Microsoft macht es sehr gut, wie ich finde. Genau wie du schon angesprochen hast: Eigentlich ist künstliche Intelligenz ein sehr, sehr heikles Thema. Man braucht eine Menge Entwicklungsaufwand. Man hat eine Menge an Daten bereitzustellen, die einfach dazu dienen, diese künstliche Intelligenz zu trainieren. Das kostet alles sehr viel Zeit, Geld und Nerven. Was Microsoft an der Stelle jetzt sehr gut macht, ist, dass sie vom Benutzer, über ein sehr einfach zu bedienenden Wizard, 5 Dokumente anfordern, die dann schon ausreichen, um dieses Modell, also diese Intelligenz, einfach entstehen zu lassen.

Claudia Baumer Was ist denn ein Wizard?

Melanie Hartmann Ein Wizard ist eine Art digitaler Guide, in dem du dich einfach Schritt für Schritt durch eine Anleitung klickst und währenddessen diese Anleitung befolgst.

Claudia Baumer Das heißt, ich habe jetzt im Prinzip so einen digitalen Begleiter, der mich in diese KI einführt und mir auch den Weg durch die KI weist? Habe ich das richtig verstanden?

Melanie Hartmann Ja genau. Richtig.

Claudia Baumer Okay. Und wie funktioniert das dann?

Melanie Hartmann Du klickst dort auf einen Button und lädst, wie es dort steht, die Dokumente hoch. Dann klickst du weiter. So gehst du durch diesen Guide. Im Detail sieht das bei Microsoft bzw. SharePoint Syntex so aus, dass du im ersten Schritt deine Testdokumente hochlädst, d.h. du überlegst dir, was möchtest du durch diese Intelligenz überhaupt verarbeiten. Das stellst du dann bereit und im nächsten Schritt gibst du an, wie du es verarbeiten möchtest. Wie das auch klassischer Weise der Fall ist, definierst du Regeln, die deinen Inhalt und deine Daten näher beschreiben, die dir vielleicht auch den Dokumententyp rausfinden und das stellst du über diese Oberfläche bzw. den Wizard bereit. Am Ende hast du noch die Möglichkeit zu sagen: „Ok, ich möchte mein Ergebnis oder das was ich produziert habe, mal testen.“ Wenn du findest, dass das in Ordnung ist oder das System dir das bestätigt, dann kannst du es im SharePoint bereitstellen.

Claudia Baumer Das heißt für mich, ich muss erstmal mit ein paar Dokumenten starten, die sehr ähnlich sind. Weil sonst kapiert das System doch unmöglich, dass das eine Masse ist, die Beispielhaft für eine größere Masse sein soll. Richtig?

Melanie Hartmann Ja genau. Richtig. Also zuallererst überlegst du dir, was du überhaupt mit dieser Intelligenz verarbeiten möchtest. Das sieht meistens so aus, dass du dir überlegst: “Ich habe eine Eingangsrechnungsverarbeitung, ich habe Bestellungen, ich habe Leistungsbeschreibungen.“ All das, was in unserem Business kursiert, was wir digital vorliegen haben und was eben auch in einer bestimmten Menge vorhanden ist.

Claudia Baumer Bei uns wäre das dann klassischer Weise tatsächlich so etwas wie die Leistungsbeschreibung. Vielleicht muss ich das mal ausführen, für alle die zuhören: Wir arbeiten extrem strukturiert und nach Prozessen. Jede Anforderung eines Kunden läuft bei uns in eine Leistungsbeschreibung, die auch einer klaren Struktur folgt. Diese stellt fünf spezielle Fragen und beantwortet diese, sie stellt eine Ist-Situation dar und ein Lösungsszenario für den Kunden. Da steckt unheimlich viel Presales-Leistung drin, aber es geht immer nach dem gleichen Prinzip vor. Das hilft dann Syntex, wenn man es so macht. Ist das richtig?

Melanie Hartmann Korrekt.

Claudia Baumer Was machst du dann als Consultant Besonderes obendrauf?

Melanie Hartmann Besonderes obendrauf ist die Begleitung während des ganzen Setups des Modells, also der künstlichen Intelligenz. Denn meistens ist es nicht damit getan zu wissen, was man im Business für Dokumente hat und wo die abgelegt werden sollen, sondern es muss auch der Weg zwischendrin definiert werden. Und auch wenn der Wizard sehr einfach und übersichtlich zu bedienen ist, ist es trotzdem so, dass diese Regeln, die dieses Dokument beschreiben, auch erst einmal definiert werden müssen. Da kann man sich schon ein bisschen verkünsteln, man kann auch im Fehler laufen. Vielleicht fällt einem auf: „Die englische Version von meinem Dokument ist nicht richtig formatiert und hat Unterschiede zur Deutschen, sodass man da nicht die gleichen Regeln anwenden kann.“ Das alles sind Punkte, die kann ich als Consultant sehr gut begleiten kann. Da kann ich mit meiner Erfahrung punkten, kann dem Kunden vielleicht auch ein bisschen Hilfestellung leisten, was er besser an dem Aufbau von seinen Dokumenten machen kann. Außerdem ist es auch wichtig, die ganze Architektur dahinter festzulegen. Ich weiß vielleicht, dass meine ganzen Dokumente bisher irgendwo im Dateisystem liegen und die sollen in den SharePoint rein. Aber wo werden sie abgelegt, wo sollen sie hingelegt werden? Wie viele Modelle brauche ich vielleicht, wie viele Bibliotheken habe ich? Wie viele unterschiedliche Dateitypen oder Dokumententypen habe ich denn? Müssen die denn überhaupt alle in dieser Form analysiert werden, wie ich mir das vorstelle? Oder reicht vielleicht auch nur die Hälfte? Das sind klassische Fragen, die wir bisher ohne diese künstliche Intelligenz beantwortet haben. Das alles kann sehr, sehr gut durch einen Consultant unterstützt werden.

Claudia Baumer Okay, habe schon verstanden. Ich bin da raus. Das ist tatsächlich Fachwissen, das da gefragt ist. Das ist super spannend. Vielleicht magst du noch mal auf einen Punkt eingehen, den ich so als User extrem spannend finde. Wir haben ja im Vorfeld schonmal ein bisschen darüber gesprochen was der Hauptnutzen ist, da kamst du mit den Stichwort Metadaten um die Ecke, und hast mir erklärt, ich als User muss vielleicht gar nicht mehr so viele Metadaten pflegen, wie ich das früher im normalen SharePoint tun durfte.

Melanie Hartmann Genau, so ist es. Mit Syntex trifft Microsoft meiner Meinung nach voll ins Schwarze, weil es eben eine ganz große Herausforderung in der IT oder in der digitalen Ablage ist. Wir alle kennen das: Wir haben unglaublich viele Bibliotheken und Informationen. Da steckt so viel drin, was für den normalen Benutzer in der Bibliothek gar nicht sichtbar ist. Auch die Suche basiert auf Metadaten, auf Inhalten und die sind in diesen Dokumenten versteckt. Das Setzen der Metadaten war bisher dem User überlassen. Einige finden das ganz toll und machen das auch sehr akribisch und motiviert. Aber die meisten legen die Dokumente einfach nur im SharePoint ab und die Metadaten werden häufig ignoriert, da man denkt: „Naja, die wissen doch alle wo ich das ablege. Die kennen mich doch.“ So ist das aber nicht. Dadurch das Syntex uns dabei hilft, die Inhalte von Dokumenten zu analysieren und die Metadaten automatisch zu extrahieren, öffnet uns das ganz neue Welten, was die digitale Ablage angeht. Ohne die Metadaten können wir schlechter suchen, Dokumente nicht sortieren oder danach filtern. Wir müssten jedes Dokument öffnen, um zu sehen, welchen Kunden es betrifft, wer der Bearbeiter ist etc. Dadurch das uns Syntex die Arbeit abnimmt, muss der normale Benutzer nur noch in den SharePoint gehen, die Bibliothek öffnen und sieht die für ihn wichtigen Metadaten auf einen Blick direkt neben der Datei.

Claudia Baumer Das heißt also, das was ich vorher als Nutzer durchaus mit Handarbeit machen musste, also die ganzen Metatags, die später wichtig sind für die Suche, einzustellen, das kann jetzt alles im Hintergrund automatisch passieren? Das heißt, wenn ein Consultant die richtigen Fragen zur Metadaten-Extraktion gestellt hat, das richtige Architekturbild für Syntex gebaut hat, dann kann mir das System alles automatisiert zur Verfügung stellen?

Melanie Hartmann Genau, ja.

Claudia Baumer Das heißt, alles was ich später mache, also Refiner setzen, bestimmte Views für die Suche bauen, wo ich diese Metadaten immer zwingend brauche, damit ich keine großen Mengen mehr im Suchergebnis habe, sondern sozusagen kleine, feine Ergebnisse. Das passiert jetzt alles automatisch?

Melanie Hartmann Ja. Automatisch auf Basis der Regeln, die jemand definieren muss. Wir hatten es ja eben von dem Setzen der Metadaten, die uns jetzt vor allem Dingen mit der Arbeit mit den Dokumenten das Leben erleichtern. Also wir können besser Suchen, Kopieren und Filtern. Zweiter wichtiger Punkt wäre aber auch das Thema Compliance. Wir wissen, Microsoft bietet uns die Möglichkeit, dass wir anhand der Metadaten Inhalte spezifizieren können, die z.B. High-Confidential sind. Die vielleicht nicht nach draußen geschickt werden dürfen oder mit Partner geteilt werden dürfen. Syntex hat auch die Funktion, dass er diese Metadaten setzen kann, sodass Syntex dazu in der Lage ist, auf Basis der definierten Regeln, die Inhalte automatisch als High-Confidential einzustufen. Oder welche Label wir auch immer definiert haben.

Claudia Baumer Wow, da beseitige ich ja noch eine weitere Fehlerquelle. Das ist ja super spannend. Also… wann machen wir das? Oder machen wir das schon? Ich will das sofort haben, wenn ich das höre!

Melanie Hartmann Ja, ich auch! Ich habe bereits Tests gemacht.

Claudia Baumer Erzähl‘ doch ein bisschen was von den Tests.

Melanie Hartmann Also ich habe erst einmal angefangen, mir diesen Wizard und die neue Oberfläche von Microsoft anzugucken. Welche Arbeitsschritte überhaupt nötig sind. Und dann bin ich mal ganz intuitiv durch unseren SharePoint auf die Reise gegangen und habe mir ein bis zwei Dokumentenarten rausgesucht. Das war einmal die Leistungsbeschreibung und dann noch Angebote. Ich dachte, ich teste es einfach mal aus. So. Die ersten Erfahrungen sind sehr positiv. Ich war in kürzester Zeit in der Lage unsere Leistungsbeschreibung mit bis zu zehn Metadaten zu versehen, die ich einfach mal so auf Basis von einer Handvoll Regeln rausextrahieren konnte. Jetzt habe ich als Ergebnis eine schöne große Bibliothek. Schön Breit, schön viele Metadaten. Ich sehe auf Anhieb, welche Leistungsbeschreibung wir wann erstellt haben, wer sie erstellt hat, was das Thema in dieser Leistungsbeschreibung war und, und, und. Also ich finde es super.

Claudia Baumer Ich bin auch schon vom Zuhören ganz schön begeistert. Ich bin gespannt, ob unsere Zuhörer auch total begeistert sind. Lassen Sie doch gerne einen Kommentar im Podcast dar! Oder rufen Sie uns gerne an.
Machst‘ du nochmal eine kurze Zusammenfassung, Melanie? Was ist das Coole an Syntex. Wann und warum soll man es einsetzen?

Melanie Hartmann Zusammenfassend kann ich sagen, dass SharePoint Syntex genau ins Schwarze trifft, was die Vergabe von Metadaten und die Identifizierung von Dokumentarten angeht, sodass wir viel, viel weniger Aufwand in der Pflege von Metadaten haben. Was ja häufig sehr aufwändig ist und teilweise auch ignoriert wird. SharePoint Syntex lässt sich in verschiedenen Szenarien einsetzen. Also wir haben zum Beispiel eine Verbindung zu einem Fremdsystem, wie einer Eingangsrechnungsverarbeitung, wo ja wirklich viele Daten und Dokumenten vom selben Typ reinkommen. Wir haben Migrationen von Filesystemen, wo wir überhaupt keine Metadaten in der Quelle haben. Was ebenfalls sehr aufwändig ist, ist das Ganze aufzusetzen und nachzupflegen. Vielleicht gibt es auch Dateien, die man gar nicht weiter anfassen muss. Die überlässt man dann einfach der Technologie und integriert sie dann später mit Metadaten versehen zurück ins Business und reduziert monotone Arbeit, so dass wir hier einfach ein ganzes Stück produktiver sein können. Syntex erlaubt uns anhand von einfach nur fünf Dokumenten eine moderne, künstliche Intelligenz und das Modell dazu aufzubauen. Wir können Regeln definieren, die uns die Dokumente beschreiben und dann jagen wir das durch die KI und am Ende haben wir eine schöne aufgebaute Bibliothek und können darin suchen, gruppieren, filtern und kommen schneller ans Ziel.

Claudia Baumer Melanie, das war ein tolles Schlusswort. Das war heute ein super erhellender und spannender Podcast. Zumindest für mich. Ich hoffe, liebe Hörer*innen, Ihnen ging es auch so. Toll, was man heute als quasi halber Endanwender selber mit künstlicher Intelligenz machen kann. Natürlich ist unsere Empfehlung: Suchen Sie sich einen guten Unterstützer und Anbieter. Ich kann Frau Hartmann wärmstens empfehlen und natürlich uns als acoris AG. Wir freuen uns sehr, Sie wieder zu hören. Schauen wir mal, was wir uns im elften Podcast vornehmen. Für heute wars das. Vielen Dank fürs Zuhören, es war mir eine große Freude.

Melanie Hartmann Vielen Dank auch von meiner Seite!

Sie finden das Thema spannend? Dann hören Sie doch unseren Podcast dazu an!