Weltweit vertragssicher mit O365 und Sharepoint Online
Zielsetzung und Anforderungen
6000 Verträge sollen zu SharePoint-Online in die Cloud migriert werden
Das Unternehmen Eckes-Granini mit Sitz in Nieder-Olm ist führender Anbieter von Fruchtsäften und fruchthaltigen Getränken in Europa. Dabei folgt die Eckes-Granini Group GmbH ihrer Leitidee: „Wir geben den Menschen das Beste aus der Frucht für ein gesundes und genussvolles Leben“. Eckes-Granini hat sich selbst strenge Kriterien auferlegt: höchste Qualität der verarbeiteten Früchte ohne Genmanipulation und ein durchgängiges Nachhaltigkeitskonzept bis hin zur Verpackung. Damit dieser Standard gehalten werden kann, braucht es gute Verträge.
Die Zielsetzung der Eckes-Granini Unternehmensgruppe bestand darin, den digitalen Reifegrad im Unternehmen durch eine länderübergreifende zentrale Vertragsdatenbank-Lösung weiter voranzutreiben. Eckes-Granini entschied sich für eine SharePoint-basierte Vertragsdatenbank-Lösung. Bei der Konzeption der Datenbank wurde hierbei besonderer Wert auf die folgenden Punkte gelegt:
Investition in eine technische Lösung, die bereits einige Zeit an erfolgreicher Erprobung durchlaufen hat und dadurch hinreichenden Nachweis für Verlässlichkeit, durchdachte Funktionalitäten sowie umfassende Revisionssicherheit erbringen konnte.
Unbedingter Fokus auf einer möglichst hohen Nutzerakzeptanz, einer einfachen Bedienbarkeit mit klaren Grundstrukturen, die dem tatsächlichen Unternehmensaufbau entsprechen.
Das Lösungskonzept
50.000 Dokumente bekommen ein neues Zuhause
Die Aufgabe der acoris AG war es, eine einheitliche nationale Vertragsdatenbank-Lösung für die Eckes-Granini Deutschland GmbH und die Eckes-Granini Group GmbH zu erarbeiten. Diese erste deutsche Vertragsdatenbank war gleichzeitig Prototyp und Proof-of-Concept: Überzeugt acoris hier mit dem erarbeiteten Konzept, sollte diese Datenbank als Blaupause für die übrigen Landesgesellschaften dienen und international ausgerollt werden.
Ein Pragmatischer Start
Auf Basis erprobter Prozesse
In einem Kick-Off Workshop – an dem bewusst Eckes-Granini Mitarbeiter*innen aus ganz unterschiedlichen Unternehmensbereichen teilnahmen – wurde ein praxistauglicher angemessener Querschnitt ermittelt. Aus dem hierdurch gewonnenen, heterogenen Anforderungsprofil konnten alle wesentlichen Funktionalitäten identifiziert werden. Die technische Umsetzung startete zunächst mit allen deutschen Standorten, die als Pilot dienten. Da der Aufbau der Datenbank den real existierenden Unternehmenseinheiten und Unternehmensabteilungen entspricht, funktioniert die technische Lösung bedarfsgerecht und auf Abteilungsebene flexibel genug, um den jeweils unterschiedlichen Anforderungen (z.B. durch verschiedenartige Berechtigungssysteme) Rechnung zu tragen. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass die Datenbank-Lösung dem für die Mitarbeiter*innen bekannten
Look-and-Feel der gewohnten MS SharePoint-Umgebung folgte und keinerlei „Berührungsängste“ aufkamen.
Internationaler Roll-Out und Funktionsausbau
Die von acoris konzipierte Lösung konnte überzeugen: Aufgrund der positiven Erfahrungen erfolgte der Roll-Out auf alle internationalen Landesgesellschaften. Da bereits die deutsche Pilot-Lösung ein heterogenes und vielseitiges Anforderungsprofil abdeckte, ergaben sich
beim internationalen Roll-Out keine Sonderkonstellationen, die ein Nachsteuern erfordert hätten.
Ergänzend zum eigentlichen Kernprojekt sind – zum Teil parallel aber auch nachgelagert – verschiedene Teilprojekte auf der neu entwickelten Datenbank-Lösung aufgesetzt worden. Neben der Migration des Datenbestands aus einer älteren Vorgänger-Vertragsdatenbank sind insbesondere eine OCR-basierte Volltext-Suchfunktion, eine automatisierte Änderung der Zugriffsberechtigungen (für interne Zuständigkeitswechsel bzw. das Ausscheiden von
Mitarbeiter*innen), eine statistisch-basierte Auswertung der in die Datenbank eingestellten Vertragsdokumente sowie umfangreiche Erläuterungsmaterialien für den Onboarding-Prozess neuer Nutzer (bilinguale Videos/Handouts) im Laufe der Zeit hinzugekommen. Heute sind alle Mitarbeiter im Bereich Contract Management im digital Workplace angekommen: vernetztes Arbeiten über ganz Europa auf einer Plattform. acoris freut sich, Eckes-Granini mit Einsatz modernster Technologien in ihren digitalen Vorhaben unterstützen zu dürfen.
