Tagtäglich fallen Dokumente an, die wir ablegen müssen. Und dabei ist es unerheblich, ob die Dateiablage online in einer Cloud oder aber lokal auf Rechnern und Servern erfolgt. Entscheidend ist in jedem Fall, vorab eine Ordnung bei der Ablage Ihrer Dokumente definiert zu haben. Die folgenden drei Tipps helfen Ihnen dabei, kontinuierlich digitale Ordnung beizubehalten.
#1 Struktur festlegen und vorgeben
Jeder Mensch hat seine individuelle Ordnungsstruktur. In einem Team oder auch im Unternehmenskontext braucht es aber eine für jeden nachvollziehbare Struktur. Diese ist mit klaren Regeln vorzugeben, sodass jeder weiß, wie Daten abgelegt werden, sodass auch jeder die Daten, die er gerade benötigt, problemlos findet.
Dabei ist es egal, ob man nach Datum, Inhalt oder einer Nummerierung oder einer ganz anderen Methode strukturiert, wichtig ist nur, es muss einheitlich, nachvollziehbar und für alle Beteiligten transparent sein.
#2 Wer schreibt der bleibt
Es ist eigentlich so einfach. Das beste Meeting ist nur halb so viel wert, wenn es nicht sinnvoll dokumentiert wird. Denn so entsteht ein für alle nachvollziehbares und nachhaltiges Protokoll, dass es ermöglicht Aufgaben zu definieren und nächste Schritte abzuleiten.
OneNote ist dafür mehr als geeignet und bietet alle Voraussetzungen für eine professionelle Meeting-Dokumentation.
#3 Regelmäßig aussortieren und aufräumen
Wir erzeugen unfassbar viele Daten und sammeln Informationen. Tagtäglich. Umso wichtiger ist es das Sortieren als eine regelmäßige Aktion zu einer Routine werden zu lassen. Somit wirken wir einem immer größer werdenden Dokumenten-Wildwuchs entgegen. Das steigert Ihre Produktivität und lässt Sie fokussierter Arbeiten.
Mit diesen drei Tipps sind Sie auf einem guten Weg für eine geordnete digitalen Datenablage. Starten Sie am besten gleich heute.
Sie brauchen Unterstützung? Entweder bei der Konzeption eines geeigneten Dokumentenmanagements auf SharePoint-Basis oder benötigen Sie strategische Unterstützung im Hinblick auf Ihre Teams-Umgebung und deren Struktur? Dann helfen wir Ihnen gerne weiter. Wir schaffen zukunftsweisende digitale Arbeitsplätze und gestalten Zusammenarbeit. Und das seit mehr als 10 Jahren!
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