Nachdem wir im ersten Teil die Grundlagen zur E-Rechnungspflicht in Deutschland behandelt haben, möchten wir uns nun mit der konkreten technischen Umsetzung beschäftigen. Da wir bei der acoris AG nicht nur Anbieter, sondern auch Anwender sind, haben wir uns frühzeitig mit den Anforderungen auseinandergesetzt.
Dreht sich derzeit ein großer Teil der Debatte um die Erstellung von kompatiblen Ausgangsrechnungen, haben wir bereits einen Schritt weitergedacht und ebenfalls die Eingangsrechnungen ins Visier genommen. Denn auch wenn die Pflicht vorerst nur die Kreditorenbuchhaltung betrifft, können Prozesse der Debitorenbuchhaltung von dem digitalen Rechnungsformat profitieren:
Als Digitalisierungsprofis haben wir hier schnell gesehen, dass hier eine wunderbare Möglichkeit schlummert, einen Prozess umfassend zu digitalisieren.
Hier hilft – wie immer – der Blick über den Tellerrand, damit Ressourcen nachhaltig geschont werden und zukünftige Anforderungen schon früh mitgedacht werden. Kurzerhand haben wir unseren Eingangsrechnungsprozess unter die Lupe genommen und aufbauend auf den bereits bewährten Microsoft Technologien einen intern Prozess entwickelt und etabliert. Die Erkenntnisse aus unserer Umstellung haben wir in diesem Artikel konsolidiert, um sie Ihnen als Best-Practice für eine nachhaltige und zukunftsbasierte Lösung zur Verfügung zu stellen.
Anforderung an E-Rechnungen ab 2025
Ausgangslage für die Umstellung ist die anstehende Änderung der gesetzlichen Grundlagen zur Rechnungstellung im geschäftlichen Umfeld. Die ab dem 01.01.2025 geltende E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich betrifft sowohl unsere Kreditoren- wie auch die Debitorenbuchhaltung; vorgestellt in diesem Artikel wird die Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Bevor die Techniker sich an die Arbeit machen konnten, wurden Anforderungen als Mindestkriterien für den Prozess festgelegt. Dieser sollte:
Verwendete Software für die Verarbeitung der E-Rechnungen
Zielsetzung war es, den Prozess auf bereits vorhandene Technologien aufzusetzen – als zertifizierter und erfahrender MS Partner arbeiten wir mit etablierten Lösungen von Microsoft und haben diese auch als Grundlage für den Prozess der E-Rechnungen eingesetzt.
Microsoft SharePoint
SharePoint steht heutzutage bei Unternehmen die M365 einsetzen im Standard zur Verfügung und ist meist für alle Mitarbeiter freigeschaltet. Daher haben wir uns für SharePoint als zentralen Ablage- und Speicherort für die Rechnungen entschieden.
Für den Prozess wurde eine Bibliothek zur Ablage und Verwaltung der Eingangsrechnungen angelegt. Besonderheit der Eingangsliste: Sie enthält intelligente Metadaten (AutoFill Spalten) – ein integrierter Copilot (SP Premium) ist dank der entsprechenden Prompts in der Lage, die Rechnungen automatisiert auszulesen und die Inhalte der Dokumente in die entsprechenden Metadaten einzutragen.
Microsoft PowerAutomate
Als Microsoft Tool ist Power Automate natürlich bereits bei uns im Einsatz und für mich persönliches ein echtes Wundertool – fantastisch, was man damit alles zaubern kann. Da der Prozess automatisiert werden soll, wurde PowerAutomate für die Automatisierung eingesetzt.
Rechnungen aus E-Mails werden in der SharePoint-Bibliothek abgelegt, anschließend ein Flow ausgelöst und die Rechnungen bei Freigabe an unser ERP BC Online gegeben.
Document Capture
Dieses Produkt unseres Partners Continia bildet den perfekten Connector zwischen unser SharePoint Bibliothek und Dynamics. Wir haben uns daher dafür entschieden, Document Capture einzusetzen, anstatt die Schnittstelle selbst zu bauen. Dadurch konnte Zeit und Arbeit gespart werden.
Microsoft Dynamics Business Central
Das ERP von Microsoft bietet viele Möglichkeiten und ist insbesondere in Kombination mit dem Dynamics CRM ein starkes Tool. Wir haben vor einem Jahr auf Dynamics BC Online umgestellt und daher auch dieses Tool in den E-Rechnungsprozess integriert.
Microsoft Purview
Purview bietet ab der E3-Lizenz von M365 u.a. die Möglichkeit, Aufbewahrungsrichtlinien und deren Anwendung in SharePoint, Teams und Exchange zu etablieren. Das ist natürlich besonders interessant für Rechnungen, da diese gemäß GOBD aufbewahrt werden müssen. Die Richtlinien verhindern das Löschen durch Anwender.
Eingangsrechnung Prozess | Step by Step
Vorteile automatisierter Verarbeitung von Eingangsrechnung
Fazit
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist eine Investition in die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens. Mit der richtigen Vorbereitung und einer klaren Prozessstruktur können Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch von den zahlreichen Vorteilen der digitalen Rechnungsverarbeitung profitieren. Effizientere Prozesse, geringere Fehlerquoten und eine schnellere Bearbeitung von Rechnungen sind nur einige der positiven Effekte, die sich aus der erfolgreichen Umsetzung ergeben.
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen kann auf den ersten Blick komplex erscheinen, aber mit einem klaren Verständnis der erforderlichen Schritte und einer strukturierten Vorgehensweise wird der Prozess überschaubar und effizient.
