Ausgangssituation
Das Unternehmen Eckes-Granini mit Sitz in Nieder-Olm hat sich für eine SharePoint-basierte Vertragsdatenbank-Lösung entschieden. Die Zielsetzung der Eckes-Granini Unternehmensgruppe bestand darin, den digitalen Reifegrad im Unternehmen durch eine länderübergreifende zentrale Vertragsdatenbank-Lösung weiter voranzutreiben. Bei der Konzeption der Datenbank wurde hierbei besonderer Wert auf die folgenden Punkte gelegt:
- Grundanforderung war einerseits, in eine technische Lösung zu investieren, die bereits einige Zeit an erfolgreicher Erprobung durchlaufen hat und dadurch hinreichenden Nachweis für Verlässlichkeit, durchdachte Funktionalitäten sowie umfassende Revisionssicherheit erbringen konnte.
- Andererseits lag der Fokus vor allem auf einer möglichst hohen Nutzerakzeptanz, einer einfachen Bedienbarkeit und klaren Grundstrukturen, die dem tatsächlichen Unternehmensaufbau entsprechen.
Lösung und Umsetzung der acoris AG
Da der Aufbau der Datenbank den real existierenden Unternehmenseinheiten und Unternehmensabteilungen entspricht, funktioniert die technische Lösung bedarfsgerecht und auf Abteilungsebene flexibel genug, um den jeweils unterschiedlichen Anforderungen (z.B. durch verschiedenartige Berechtigungssysteme) Rechnung zu tragen. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass die Datenbank-Lösung dem für die Mitarbeiter bekannten Look-and-Feel der gewohnten MS SharePoint-Umgebung folgte und keinerlei „Berührungsängste“ aufkamen.
In einem Kick-Off Workshop – an dem bewusst Kollegen aus ganz unterschiedlichen Unternehmensbereichen teilgenommen haben – wurde ein praxistauglicher angemessener Querschnitt ermittelt. Aus dem hierdurch gewonnenen heterogenen Anforderungsprofil konnten dann alle wesentlichen Funktionalitäten identifiziert werden. Die technische Umsetzung startete zunächst mit allen deutschen Standorten, die als Pilot dienten. Aufgrund der positiven Erfahrungen erfolgte dann im nächsten Schritt der Roll-Out auf alle internationalen Landesgesellschaften. Da bereits die deutsche Pilot-Lösung ein heterogenes und vielseitiges Anforderungsprofil abdeckte, ergaben sich beim internationalen Roll-Out keine Sonderkonstellationen, die ein nachträgliches Nachsteuern erfordert hätten.
Wie ging es weiter?
Ergänzend zum eigentlichen Kernprojekt sind – zum Teil parallel aber auch nachgelagert – verschiedene Teilprojekte auf der neu entwickelten Datenbank-Lösung aufgesetzt worden. Neben der Migration des Datenbestands aus einer älteren Vorgänger-Vertragsdatenbank sind insbesondere eine OCR-basierte Volltext-Suchfunktion, eine automatisierte Änderung der Zugriffsberechtigungen (für interne Zuständigkeitswechsel bzw. Ausscheiden von Mitarbeitern), eine statistisch-basierte Auswertung der in die Datenbank eingestellten Vertragsdokumente sowie umfangreiche Erläuterungsmaterialien für den Onboarding-Prozess neuer Nutzer (bilinguale Videos/Handouts) im Laufe der Zeit hinzugekommen.
»Die Vertragsdatenbank-Lösung ist ein echter Mehrwert für uns und hat unsere Erwartungen übertroffen. Die technische Lösung hat uns vor allem durch ihre Verlässlichkeit, Flexibilität und einfache Bedienbarkeit überzeugt. Wir freuen uns, dass die Datenbank in unserem Unternehmen länderübergreifend sehr gut angenommen wird. Neben dem positiven Feedback der Kollegen spricht vor allem auch die hohe Anzahl an digital erfassten Verträgen für sich. Wir haben die Acoris AG als einen verlässlichen, agilen und kompetenten Partner kennengelernt und sind mit der vertrauensvollen Zusammenarbeit sehr zufrieden.«
Dr. Christian Strieder, Legal Counsel Supply Chain, IT & Data Protection der Eckes-Granini Group GmbH,
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Alexandra Zöller – Vertrieb
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