Wussten Sie, dass wir aktuell mehr als 60 Minuten pro Tag mit dem Suchen von Informationen verbringen? Das sind ganze 6 Wochen im Jahr – erschreckend! Forrester hat dazu im letzten Jahr eine Studie erhoben.

Lassen Sie uns also heute darüber reden, wie wir vom Suchen zum Finden kommen – denn das ist bares Geld wert.

Wir wissen, dass im heutigen modernen Arbeitsumfeld eine effiziente Kommunikation und Kollaboration entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens ist. Ebenfalls klar ist, dass Microsoft Teams sich als eine der führenden Plattformen für die Zusammenarbeit etabliert hat. Die Frage, die sich also jetzt stellt ist: Wie können wir das Finden von relevanten Informationen in Teams verbessern?
In diesem Artikel werden wir verschiedene Ansätze beleuchten, um das Finden und Verwalten von Dateien sowie die Kommunikation in Teams zu optimieren.

Microsoft Teams – Kommunikation & Kollaboration

Kontextbezogene Dateiablage und Kommunikation in Teams:

Teams ermöglicht es Benutzern, Dateien und Kommunikation kontextbezogen zu organisieren. Das führt dazu, dass alle relevanten Informationen und Unterhaltungen an einem logischen Ort gespeichert werden, was die Zusammenarbeit erleichtert und die Effizienz steigert. Keine lästige Suche nach E-Mails oder Dateien mehr – alles ist innerhalb des entsprechenden Teams verfügbar.

Lifecycle Management einführen – nur relevante Informationen werden behalten:

Führen Sie ein intelligentes Lifecycle Managements ein! So können Sie sicherstellen, dass nur relevante Informationen aufbewahrt werden. „Überflüssige‟ (weil im heute und jetzt nicht mehr wichtig) Dateien und Unterhaltungen können automatisch archiviert oder gelöscht werden, um den Speicherplatz zu optimieren und die Datenintegrität zu gewährleisten.

Keine Datensilos:

Microsoft Teams ermöglicht eine nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie SharePoint und OneDrive und weiteren Applikationen – entweder aus der Microsoft Welt oder von Drittanbietern. So vermeiden Sie Datensilos und sorgen zudem dafür, dass Informationen einfach geteilt und gefunden werden. Wichtig dabei sind klare Definitionen, wann welche Plattform für die Datenablage genutzt werden soll.

Modern Workplace – Dokumentenablage & klare Absprachen

Der Modern Workplace bietet eine Vielzahl von Tools und Services, die Unternehmen bei der Transformation ihrer Arbeitsumgebung unterstützen. Damit sich Unternehmen hier nicht verzetteln, brauchen sie eine einheitliche Strategie für die relevanten „W‟: WAS wollen Sie WIE, WOFÜR und aus WELCHE WEISE nutzen und eben vor allem WOMIT.
Hier sind einige wichtige Aspekte:

Strategische Beratung und Umsetzung:

Welche Tools und Services aus Microsoft 365 passen zu Ihren Business Modell und Ihren Geschäftsprozesse? Eine strategische Beratung hilft Unternehmen dabei, die besten Tools und Services auszuwählen und zu implementieren, die ihren spezifischen Anforderungen entsprechen. Eine gründliche Planung und Umsetzung sind entscheidend für den Erfolg des Modern Workplace in Unternehmen. Nutzen Sie das volle Potential Ihrer Lizenz.

Links versenden, anstatt Anhänge in Emails und Nachrichten:

Statt Anhänge per E-Mail oder Nachrichten zu versenden, versenden Sie Links zum Ort wo die Datei liegt. Dadurch wird der Speicherplatz geschont und die Zusammenarbeit effizienter gestaltet. Alle berechtigten Teammitglieder haben Zugriff auf die Dateien und können sie direkt bearbeiten. Über den Versionsverlauf ist die Historie eines Dokumentes jeder Zeit nachvollziehbar.

Klare Definition, wann OneDrive und wann SharePoint zur Datenablage genutzt wird:

OneDrive und SharePoint sind beide Teil des Microsoft 365 Ökosystems und bieten Möglichkeiten zur Datenablage. Eine klare Definition, wann welche Plattform genutzt wird, hilft den Benutzern, ihre Daten effektiv zu organisieren und gemeinsam daran zu arbeiten.

Suchergebnisse optimieren

Die effiziente Suche nach Informationen ist von großer Bedeutung, um Zeit zu sparen und produktiver arbeiten zu können. Hier sind einige Ansätze, um Suchergebnisse zu optimieren:

Teilergebnismengen (vertikale Suche, horizontale Suche):

Durch die Nutzung von Teilergebnismengen können Suchergebnisse auf bestimmte Kategorien oder Bereiche eingeschränkt werden. Vertikale Suche grenzt die Suche auf bestimmt Bereiche ein (z.B. Richtlinien und Unternehmenswiki), die horizontale Suche innerhalb eines Bereiches. Dadurch wird die Suche effizienter und genauer.

Konfigurieren von kontextbezogenen Filtern und Navigationsbereichen:

Benutzer sollten die Möglichkeit haben, Suchergebnisse durch konfigurierbare Filter und Navigationsbereiche einzuschränken. So können sie gezielt nach bestimmten Kriterien suchen und relevante Informationen schneller finden.

Inhaltsbezogene Metadaten-Vergabe:

Die Vergabe von inhaltsbezogenen Metadaten zu Dokumenten erleichtert die Suche und ermöglicht eine bessere Kategorisierung von Informationen. Benutzer können nach spezifischen Metadaten filtern und so genau die Ergebnisse erhalten, die sie benötigen.

Die Verbesserung des Findens von Informationen und der Kommunikation im Modern Workplace ist von großer Bedeutung. Microsoft Teams bietet eine Vielzahl von Funktionen und Tools, um diese Ziele zu erreichen. Durch die Implementierung von kontextbezogener Dateiablage, klaren Definitionen, Lifecycle Management, gezieltem Suchen und inhaltsbezogener Metadaten-Vergabe können Unternehmen die Effizienz steigern, die Zusammenarbeit erleichtern und die Produktivität fördern. Nutzen Sie die Vorteile des Modern Workplace und gestalten Sie eine effektive und zukunftsorientierte Arbeitsumgebung für Ihr Unternehmen.

Setzen Sie sich gerne mit uns in Kontakt, wenn Sie mehr erfahren möchten oder rufen Sie direkt unsere Kollegin Frau Zöller an.

Alexandra Zöller
Telefon: +49 6151 78664-37
E-Mail: alexandra.zoeller@accas-group.com

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