Es ist Frühling, Zeit also für den Frühjahrsputz. Aber auch für Sommerreifen, streifenfreie Scheiben und ein wenig Cockpit Pflege. Wir wollen es sauber und ordentlich haben. Das schafft einen Überblick, wo wir eigentlich stehen. Dabei entdecken wir vielleicht auch das ein oder andere, um das wir uns schon immer mal kümmern wollten.
Genau so sieht es auch mit SharePoint aus: Um damit volle Fahrt aufzunehmen und auf das tägliche Ziel zuzusteuern, sollte auch der SharePoint ab und an mal geputzt, poliert und aufgeräumt werden. Denn auch Dokumentenmanagementsysteme wachsen und entwickeln sich. Wie sagt man so schön: „Historisch gewachsen“.
Vor allem vor dem Wechsel in ein anderes System, wie beispielsweise SharePoint Online oder Microsoft TEAMS in Office 365, sollte ein Clean-up durchgeführt werden. Bei acoris haben wir in unserem Migrationsplan einen Clean-up definiert, der zum einen Schwierigkeiten und Risiken einer Migration aufdeckt und zum anderen auch Handlungsvorschläge gibt, wie mit diesen Findings umgegangen werden soll.

Diese Aspekte sollten sie vor einer Migration unbedingt prüfen:

Ausgecheckte Dokumente

Getreu nach dem Motto: Erstmal rein damit in den Kofferraum!
Drag and Drop ist zwar einfach zu benutzen, führt aber manchmal dazu, dass die Dokumente ausgecheckt und damit nicht zu migrieren sind. Hier gilt es, sich einen Überblick zu verschaffen und zu bewerten, welche Dokumente besser von Mitarbeitern selbst oder durch einen Admin/Owner eingecheckt werden.

Unbekannte User Accounts

Mitarbeiter*innen verlassen das Unternehmen. Diese haben aber in der Vergangenheit Content produziert, der mit ihrem Benutzerkonto verknüpft ist. Derjenige, der die Inhalte verschiebt, wird der neue Autor der Inhalte und ist damit der erste Ansprechpartner. Dafür haben wir eine Lösung.

(Benutzerdefinierte) Features

Nicht alle Features sind auch in Office 365/SharePoint Online verfügbar oder werden vielleicht auch gar nicht mehr benötigt. Verschaffen Sie sich einen Überblick. Das sollte der erste Schritt sein und dient Ihnen dann als Entscheidungsgrundlage für die Umsetzung.

Site Templates, Masterpages und andere Designdefinitionen

SharePoint Online ist modern und die „alten“ Designansätze können nicht einfach so übertragen werden. Hier gilt es entweder auszumisten oder für Ersatz zu sorgen. In SharePoint Online können Sie Teamsite Templates oder Page Templates verwenden, wenn Ihnen der Standard nicht ausreicht.

Ungenutzte Ablagen

Sie haben ungenutzte Ablagen, können sich aber noch nicht mit gutem Gefühl davon trennen (weil man die Dokumente ja vielleicht doch nochmal braucht?)? Hier bietet es sich vielleicht an, ein Archiv zu definieren. Die Inhalte können dann ohne weitere Anstrengungen dorthin migriert werden.

Workflows und andere Automatisierungen

Hier gilt es genau zu schauen, welche Prozesse mit welchen Technologien unterstützt werden und sich die Frage zu beantworten, ob diese Unterstützung auch in Zukunft noch benötigt wird. Zur Übernahme in das neue System sind hier vielleicht Anpassungen erforderlich. Haben sie alle SP2010 Workflows abgelöst? (Den Artikel zum Thema lesen Sie hier)

Sie sehen schon, neben dem wohligen Gefühl nach dem Frühjahrsputz ist es auch essenziell, denn es schafft Überblick.
Denn sind wir doch mal ehrlich: Was bringt Ihnen als Fahrer ein Auto, das zwar von außen glänzt und blitzt aber im Innenraum – wo sie sitzen – total chaotisch ist?

Nutzen Sie gerne unsere Checkliste für die ersten Schritte. So können Sie damit für jeden Punkt die notwendigen Aktionen ableiten, durch die Sie letztendlich sauber ans Ziel gelangen.
Checkliste für den SharePoint Clean-up

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Ihre Melanie Hartmann